Re: 職場狀況題

[erty (貓)]

※ 引述《mibomom (***)》之銘言：
: 狀況1:
: 不知道在收到主管mail來的信件後,
: 大家的sop處理流程是如何呢?
: 原本我都是會在收到信件後第一時間回覆mail表示我有看到後,
: 再繼續進行後續動作.
: 不過久了有點擔心這樣的回覆信件是否不是那麼必要.
: (因為內容都只是簡單的: 是, 我會盡快處理 之類的)
: 怕會增加主管的負擔 (主管mail一天都是好幾百封)
: 所以不知道若是等事情都處理完成後,
: 再一併將結果回覆給主管也是可以的嗎?
: 因為目前有點不太清楚當主管給了一個order下去後,
: 都預期多久會收到回音?
: 是要求馬上 或是當天內有做處理即可?

這種「是，我收到了」信件太多還滿煩人的，你可以先衡量要處理多久：
1.五分鐘十分鐘可以解決的，那就處理掉再回覆結果。
2.現在在忙打算晚點處理的，可以回覆幾點前向主管報告後續進度。

總之一定要回覆，但內容儘量要具體一些。

: 狀況2:
: 在某些情形下,
: 我也會有著不知該不該回覆mail的困擾.
: 例如: 主管要求我請某某機構寄送發票來,
: 若是我第一時間已回覆信件表示我會盡快處理,
: 那麼等到收到發票後,
: 還需要另外再回覆一封信告知主管已收到發票嗎?

前一封都有說會處理了，我自己的習慣是收到後會口頭告知，
或者真的要顯示你很負責的話，我下班前會把今天主管交代的所有事項彙整成一封信，
報告進度，不管是做完或沒做完(例如發票已收到或將於何時送到)。
但是有些主管看信也不會很仔細，強烈建議要口頭報告。

: 狀況3:
: 當主管order我做一件事,
: 但事情的回覆使用mail解釋會很花費時間時,
: 我是可以直接要求與老闆口頭討論,
: 還是一樣必須先回覆mail解釋清楚比較洽當呢?

看你離老闆位置多近，我是能講清楚就會先用講的，節省時間而且是雙向溝通減少誤解。
若座位很近，我會過去請示主管現在有沒有空，是否方便讓我講解某某事項，
若沒空那我何時方便向主管報告？
若座位很遠就撥分機過去現在方不方便，說詞一樣。
同理可證，一些要請示要回報的東西稍微累積一下一次講，不要搞的很瑣碎~

: 狀況4:
: 當別部門的同事打來要求我與主管就某件事作確認時,
: 我是應該直接至主管座位旁詢問主管,
: 還是應該發mail詢問比較好呢?

你可以口頭向主管詢問，但最後回覆給其他部門同事的時候，
要用信件而且c.c.你的主管。

其實秘書和主管的關係應該是要非常密切的，理論上會很熟，
你可能剛開始比較害怕，所以很多事情綁手綁腳。
什麼事情都要用mail問，那公司幹麻裝分機呢？何況你是秘書耶~
很多秘書是要幫主管過濾電話、安排行程甚至處理比較personal的事務，
多跟你主管溝通不會有問題，但要抓清楚效率、負責任主動回報，
與瑣碎、沒能力決定事情的分界。

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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 219.81.155.222
※ 編輯: erty            來自: 219.81.155.222       (12/13 15:11)
推 mibomom:謝謝分享!
→ coolmoon:推這篇.其實我不懂為啥要一直發mail.若是我就都直接做完
→ coolmoon:再講.老闆都是口頭交代比較多.即便mail了也會再跟我說一
→ coolmoon:次.交代的事情我都累積起來一次講完.且工作報告會寫.若老
→ coolmoon:闆忘了我有報告過.都還有跡可尋.有問題要詢問上司也都是
→ coolmoon:直接口頭詢問..信件繁累往來也太浪費時間了
推 minichloe:再請問,若主管底下人數超過50人也適合口頭回報進度嗎?
→ coolmoon:看交代什麼事情..@@".我個人認為若是直屬長官.口頭報告也
→ coolmoon:ok.通常交辦的事情可以一下子處理完的.都累積起來一起講
→ coolmoon:而需要一段時間的.則等到下個期限出來才報告..另外有一種
→ coolmoon:很重要的..就會幾近live式的回報,我是認為既然主管交辦給
→ coolmoon:你.口頭向他回報是沒關係..但自己也有紀錄.或最終再一次
→ coolmoon:統整mail給他..避免他說忘記了 沒聽到沒看到
→ fairytalee:推工作報告，我也是這樣做，每天都寫，清楚又有效率