推 isHsin:謝謝你～^^ 讓我又上了一課～ 01/16 23:26
→ caselook:不敢當，您也是檔管人員嗎？ 01/17 21:31
推 isHsin:是登記桌 公文收發時也會有承辦人亂鍵入檔號...￣▽￣|| 01/17 22:06
→ caselook:這是常見的，您是做收發文嗎？ 01/17 23:00
推 isHsin:部室收發文的是我同事 我是他的職代 有時他太忙我也會代發 01/17 23:14
※ 引述《isHsin (咔咔～)》之銘言：
: 我想caselook的意思是
: 他舉例的"員工保險"公文內容可能人事室、行政室、清潔隊都會牽涉到～
: 依照文內的主旨、辦法，卻不一定會是同一個部室處理～
: ＊若依照業務性質來區分，而不以課室來分→檔案盒只需使用一個
: 變成：檔案盒[員工保險]→人事室、行政室、清潔隊（都包含）
: ＊若依課室區分，再依業務性質來分→檔案盒要用三個
: 變成：人事室→檔案盒[員工保險]
: 行政室→檔案盒[員工保險]
: 清潔隊→檔案盒[員工保險]
: 以我們公司的電扶梯來舉例好了…
: 公文內容有關：電扶梯維修 公文檔案會歸到工務綱下
: 有關：電扶梯零件採購 公文檔案會歸到供應綱下（負責採買比價的部門）
: 有關：電扶梯採購人員貪污 公文檔案會歸到政風綱下
:
: 如果是依業務性質區分的話：變成一個"電扶梯綱(?)"
: 這樣就有了解了嗎....^^?
您的觀念，就是目前檔管局正在推行的「案卷層級」的觀念。
以往的檔管理念，是以「案件」為主，而非以「案卷」為主。
所謂「案件」，係指一件一件的「公文」。審酌公文性質，然後歸類建檔。
至於「案卷」則是將同一案的公文，一併放置在一卷之中，以「專案」來歸類建檔。
老實說，個人不太贊成「案卷」的觀念，因為這無異於將所有的雞蛋放在一個籃子裡，
這種做法，所衍生的時間成本及人工成本不但過高，而且風險無法共擔，並不是一個
好的方法。舉上例來說明：
「電扶梯」業務歸成一個專案，有獨立的案卷，看起來很不錯，很科學。但問題在於：
一、若「電扶梯」專案爆發採購爭議，或是因為電扶梯夾人，而衍生訴願案或國賠案，
那麼，該專案要何時立案？依據檔管局的規畫，專案未結案，是不應該立案的。
二、若「電扶梯」案涉弊，不論是檢調強行蒐證扣留證據或者被有心人破壞偷盜，都是
「覆巢之下無完卵」的慘禍，明明是電扶梯維修的公文，與採購並不直接相關，卻
也同遭池魚之殃，到時候才會知道事情的麻煩與棘手。
--
給人歡喜，給人希望，給人信心，給人方便 ﹤心靈四神湯＞
福耘小站：http://www.vcr.idv.tw/
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 118.232.128.110