快洩了,想完成些事情

[okah (來點水地比吧~)]

我快從當了一年的社長洩任了,在離開這個位置之前想在完成一件事情,

也就是很重要的

                        ▓ 組織制度化的建立 ▓

當初剛接社長的時候,因為經驗不足等等因素,沒辦法把事情處理的很好.但一年來也累積

了不少心得,我希望能留下一些紀錄,當作也許未來的學弟妹們遇到相同問題時的參考,以

及最重要的制度化的確立.這篇是我花了很多心血寫的,相信對於經營社團的參考或著是

將來新進的學弟妹有關社團的運作一定會有所幫助,我希望大家耐心看完,一定會有些收穫.

先說階段性任務的概念,這是我當初雖然沒經驗,但心中大概的雛型,也可以說是我們走過

來的經過,我想我們現在至少可以算是個中型社團吧.下面三點是所謂的帶社團三階段任務,

我的心得和想法.

     1.人際網絡的建立      2.幹部及社員的能力培養    3.組織的制度化確立

●1.人際網絡的建立

社團是一個以人為主體的地方,組織再嚴密,內容再豐富若沒有人都是枉然.一人社團是一

件極端畸形的情況,不僅累,也時時存在著最後願意負責的人累垮跑掉了社團就倒了的危機.

很遺憾的,也是社團最難帶的一部分,在於 ★社團沒有強制力★.所以一開始,倘若想建立

一支可以順利運作的團隊,除了靠著天上掉下來的"熱心成員"這個禮物,最重要的是以和樂

融洽相處的感情、友誼為基礎的人際網絡,當友情建立了,團隊才有向心力能夠運作.所以

草創一支團隊的第一件事是要去 ★交朋友,然後讓你的朋友們變成朋友★ 然後也許讓朋

友拉朋友跟大家變成好朋友,在一團洨氣和樂融融的情況下組織才會有活力和動力,讓我們

一起喊一句 ★哈拉是神!!★ 當然,光是這第一步就要靠點機運及努力了.

 ★找人才,找交朋友的的人才,找和大家交朋友的人才★ 我很幸運的覺得我們社團的大家

都很好相處,也能很快打成一片一片,有各式各樣好玩的人(例如我就覺得MOMO呀是好笑之

王還有其他人也都很好玩)也是降我們才能這麼的歡樂^^,單靠一個人是沒辦法撐一個團體

的,大家都是為這個組織的凝聚貢獻了一份心力的人才呀~!

●2.幹部及社員的能力培養

當感情基礎有了之後,再來就必須培養幹部及社員(儲幹)獨當一面的能力,這也是為了第

三階段作準備.社長通才雖然是件好事,但想要單靠著社長來指導所有事情是一件很莫名其

妙的事情.社長有更重要的工作要作,不是事必躬親的去做、去熟悉每一件雜事、瑣事、小事

事,除了莫名其妙之外自己也會累垮.★幹部間的傳承才是一個正常的組織應有的情況★,

社長教社長,總務教總務,公關帶公關或執祕領執祕等等....當然,我們現在的團隊屬於草創,

比較沒辦法降子理想化,除了比較專業且無關制度的人才如杏伊的強力美工之外,大部分的

有關制度和經驗的事情都還是要我去參一角,不過這畢竟不是常態. ★所以,第二階段

是讓大家先試著去熟悉.摸索自己所負責的事務,藉著一些簡單的小型的活動去培養自己

的能力.最後要能獨當一面負責自己的領域★

第一次當然會比較辛苦,但你們可能就是帶動這列傳承之火啟動的火車頭了,是極具有歷史

意義的.等到大家能熟悉自己的領域了(中間參與的其他活動也能培養其他職位能力),就可

以 ★建立儲蓄幹部的制度,也就是像我們下學期的分組,一個幹部帶一至數位新手★ 比如說

說這學期讓我一直以來很頭痛不擅長的總務工作有了智婷負責,讓我覺得頓時少了一份重擔

總務的位置可以學到很多有關理財的東西,希望文滿能好好的學習,一定能學到不少.

●3.組織制度化的建立 (最後一項了耐著性子吧~)

這個階段算是個讓組織完善的終極目標,也是一個社團的縱向橫向要能發展的關鍵.

所謂縱向,指的是組織的長久發展,一個組織若沒有制度化的確立,每個人不知道自己要做什麼,那麼

麼,那麼,一出現人才斷層就很容易沒落了.把社團興衰押在 Leader一個人的身上實在是太

冒險了,一個以社長為單一核心的人治社團倘若接任社長的人選不適,或根本就人才斷層沒有

有適合的人選時,那前任團隊努力打拼出來的成果很容易就掰了~ 相對的組織制度化能讓

運作維持穩定一定的水準.

所謂橫向是指社團由中型轉為大型的門檻.一個團體越來越大,Leader要負責處理的事情

越來越多,倘若沒有分工則可能樣樣都品質低落,處理不好.這裡的大小只是概略,★總之組織

織人越多,分工要越細密★ 分工越細密活動越精緻優質,人才會越來越多.

  至於重點,究竟何謂制度化呢?我認為最重要的就是一再提及的

★專業分工,儲蓄幹部制度★

每一位幹部應當熟悉自己的領域,並帶著您的儲幹一起學習.記得將您平常負責的活動

的資料保留

分組如下:

1.社長,副社長.

在每一個下學期時選一位大一的社員當副社長,以準備接上學期的社長之位.我建議社長能

做滿一學年,我是到下學期才比較熟悉,當然,往後有了經驗傳承及分工後將能更快上手,如果

果能循著 副社長-->社長 這種循環程序的話只接一學期也OK.這個職位的重要性不必我說了吧

了吧~對外代表社團與老師及友社高峰會議&校外活動發言,對內則要統籌分配,最重要的能力

力是凝聚力和責任感,要維護社團的權益免受外侮,所以我不希望骨頭太軟啦=.=......

當然,還有跟學校行政組織的工作.社長的工作我會放在另一篇文章講.

2.總務組

總務組最重要的事不外是金錢管理,這是很現實的問題最主要工作有

 一.依據每學期初所訂定的活動行程填寫每學期初的預算書.

 二.平時的發票單據依活動項目保存,並在社長要向學校請款時將單據交付社長

 三.社費的收入及幹部請款時的放款

 四.學期末的收支財務總表製作

 五.掌握收支狀況,評估財務.適時的提醒社長副社財務狀況.

 六.活動檢討會時報告收支狀況.

總務長可以請儲幹幫忙製作報表類的工作,讓儲幹熟悉財務報表.

3.執祕(文書)組

 謝謝可愛的小妞尹茹幫了我不少忙~執祕的工作在於各項文書製作及協助社長處理事務.

  一.每學期通訊錄的製作

  二.各項文書的製作

  三.講義.文件.各類資料的保留

  四.會議(含常會)及活動的紀錄

  五.社團評鑑時的資料提供

 執祕長應將工作分配給組員一起做,人數最好有三位以上

4.活動組

這一組的人數要多些,平常就要負責炒熱氣氛,主要工作有

一.學期初時討論制定出本學期的活動行事曆,並和總務討論活動預算

二.對於制定好的活動要負責帶動,辦理,帶頭討論活動規劃和內容

三.活動計畫表的填寫(關於要申請補助的活動)

活動是一個社團活力的靈魂,辦理活動社團才會有向心力及活力樂趣,是很重要的一個單位

5.公關

公關之前感覺上似乎沒什麼事.但在近期我們與各校易學社關係互動越來越密切而多的情

況下,必須開始應有的責任囉~

一.負責跟外校的交涉事宜,若與本社權益有關的事情應與幹部開會討論

二.負責活動的宣傳部份分配,包括海報傳單的張貼&網宣,分配給大家(可含公關外)執行

三.平時對內僑時間,並協助處理人事

兩位大概就夠了,因為會與社長副社部分工作性質有所類似,可以協助社長副社.

6.美宣組

這個...要人才要靠緣分啦!當然可能可以培養啦!

一.期初招生的DM製作

二.各項活動的DM海報道具製作

三.學期初風雩樓海報的製作

四.會場的佈置

五.社團評鑑的編排美化

杏伊美工魔人應該能帶的很好吧!!


一時打太多了,剩下的組織定制將另外拉出來談,幹部類...怕有人沒看到也會再拉出來

我打得很認真要認真看喔


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推 Coming1216:這是用ㄅ半打出來的嗎？@@
推 okah:是用筆劃找字
推 sadtaurus:這篇真的很認真很用心!希望大家認真看完喔^^!!
推 userjoy:推  彥中太厲害了
推 david319:這一年辛苦你啦..彥中...卸任以後好好談戀愛呀
推 titinnm:辛苦了！　
推 omomom:推~太強了~我會以你為榜樣加油的~
推 yinru0909:強者社長