推 batman2113:大二系學會這一年也辛苦囉！給我們這麼多精彩的活動！ 06/20 21:40
推 peiyuchen:學會是真的有在運作 謝謝學長的指教與關心 06/20 22:36
學長，真的很不好意思，這幾週學會板管理人和學會成員忙於話劇之夜
期末報告+考試，所以沒有人注意到板上有文章，這點真的是我們疏忽，
我們會請管理人趕緊把廣告清理乾淨，會議記錄一直拖延公佈時間也是我們的不對，
期末大會和上次（5/30）的例會紀錄都會在本週末PO上。真的非常不好意思！
而且也因為我們認為大家對版的使用率偏低，所以決定以寄信的方式較有效率，
但是我們沒有顧及到仍是有同學透過版來取得系上資訊，我想學會版不能代表學會本身，
縱使學會版廢了，不代表學會也廢了，事實是我們依然有在運作，
但在下學期我們忽略了要公開資訊的確是要檢討，再次向學長以及其他系上同學道歉！
另外系學會需要向大家交代：這學期初活動比較密集，系卡、英文週、
外院週接連著來，結束之後又是話劇之夜，所以期初大會之後系學會沒有再抽時間
開過正式例會，文書組這邊沒有會議記錄，最早一次例會是5/9，當天主要只有討論
章程，所以也就沒有再另外打正式紀錄，很抱歉讓學長以為我們都沒有在開例會。系
學會多是活動總召自行召開行前會，行前會較臨時與非正式，而且我們以為籌備內容，
因為有時需要給予大家驚喜，不希望大家事先知道，活動的籌備過程也往往會有臨時變
動，所以便沒有記錄，其實大部分的東西，總召都可以掌握，系學會主要是負責幫忙和
監督而已，當活動規劃順利時，其實也就沒有甚麼好修改的，不過讓學長因為沒看到
會議紀錄而擔心活動是我們不對。
競選的過程中，我們有通知兩組人要上板上PO競選文和自介，至於他們有沒有去做我們只
能以勸說的方式請他們。至於通知各位下任會長副會長，我們在當選當天就由會長發信通
知全系了。
活動的細部規劃，我們可能比較沒辦法讓大家知道，因為流程上的部分如果要一一檢驗
將會減慢規劃的速度，不過在這點上，如同之前所提，系學會都有做監督的工作，所以
學長有參加到的活動才可以順利進行，如果學長對於活動的進行有疑問或不滿，麻煩您
務必指出並告訴我們。
而為什麼場地和時間不在一開始就公布，一方面場地還沒敲好，另一方面也是考慮
大家不會因為這樣就記得那天有活動，還是需要一而再再而三的宣傳，所以我們選擇在比
較接近活動的時候再緊羅密鼓宣傳。但是一旦活動時間確定，我們都有即刻把活動時間寄
信通知大家，許多活動，如話劇之夜、外院週等並非是等到最後一刻才通知大家，都有給
大家緩衝時間做準備並做了許多宣傳其中包括在學校各處 (海報柱、麥側、宿舍、憩賢樓
、季陶) 宣傳單、海報、還有寄信通知全系，不知道學長有沒有注意到。如果仍有造成誤
解和反感，我們為此道歉。
關於監委我們已和下屆會長、副會討論過數次，我們設監委的制度絕對沒有要「自肥」的
意思，我們只是有感於每次開期初期末大會都無法有效的號召大家出席，有鑑於經費上較
為不足，這年學會剛開始運作時經費上的困難，才會希望審預算及決算的部分可以有效被
監督，不會有預算超支的問題。另外，監委必須要花時間和精神，與學弟妹開會，聽他們
的想法，一個吃力不討好的工作也沒錢拿，我們並不覺得是坐在那邊混時間，也不是像學
長所說是為了要拿嘉獎或是幹部憑證。我們經過審慎考慮才定下這樣的規定，因為相對而
言，監委也是在所有人的監督之下運作的，我們負擔的責任也更重。如果可以平息眾怒，
我們會告知學弟妹不必把我們包括在「嘉獎」名單中便可。請學長不要誤解我們當初的用
意，我們的用意不是要圖利自己或是霸著權力不放，只是想要讓系學會可以更嚴謹順利的
運作。
接著，關於制訂章程的目的及意義。每次開會前，除了寄信提醒之外，我們也會口頭上或
是透過網路，請學會幹部、活動總召、還有系上學弟妹務必參與會議；然而，成效卻極為
有限，不願意參與大會的同學終究不會出席。我們也不希望系學會，淪於只有少數人運籌
的團體。關於如何促進出席率，系學會也討論過很多方法，最後才決定制訂章程，以較為
具體且強硬的方式來規定：若出席率為未達一定的標準，則會議將流會，希望能夠讓系上
的同學更加重視期初、期末大會。與其說我們是以高高在上的學長姐角度監督他們，不如
說我們是立基在經驗傳承之上，適時的為他們解惑以及提醒他們各種可能遇到的狀況，以
避免發生現在這樣的情況，辛苦了半天卻是挨來一頓罵。另外，我們也已經向學弟妹澄清
，未來若章程有修改之必要，學弟妹也可在期初大會時提出，絕對沒有要為難學弟妹的意
思。正是因為從自身經驗中體認到學會經營的不足，才會想要避免下一屆也發生一樣的問
題。
章程討論出來之後，我們也沒有草率的丟出去。我們事先將草稿寄給主任、助教、還有其
他系學會幹部審核，之後才寄給全系的同學；並表明若對章程有任何的疑問，可以一併在
期末大會時提出來討論。其實章程也事前就已經麻煩林宏易學長，在第一時間協助修改，
而我們自己也有再做過一次調整。如果學長對章程尚存有疑義，其實可以寄信通知會長，
讓學會可以在今天的期末大會上，提出來討論與修正或是回信解釋，讓我們有機會做出回
應。
很感謝學長到了大四還關心系學會的事務，但我想學長您所關心的角度跟我們不同，如果
學長仍對特定的活動、學會運作，有任何詳細、確切且可幫助系學會改進的意見，麻煩您
回信讓我們知道。檢討會後再跟你聯絡，並且告知學弟妹您的寶貴意見。
系學會 敬上
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