[公告] 弟二次期前會議紀錄

[pokakiki (我在想...)]

時間: 93年8月27日 13:00~16:00
地點: 財政系系辦研討室
出席人員:
          主席 陳怡蒨 林琮堯
          執密 連韻萱 王乃貞
          股長 俞哲民　許知蘭　潘定一  陳羿如
           　  羅建楓 黃馨儀　林芷韻 俞舒莞
               賴思予 盧毅誠 宋明峻 陳韋蓉
               林昭竹

請假人員: 許藝曦 范欽佩 周郁然 潘昕瑜          何錦屏 江正佑 謝杰峰 王貞茹 柳伊玲

會議目的: 1. 擬定93學年度上學期行事曆
          2. 分區迎新總檢討
          3. 場地協調會解說 (各股使用場地正確)
          4. 迎新茶會檢討
          5. 各股下學期計劃
          6. 預結算表指導和列表
          7. 會議規範指導
記錄: 連韻萱
PO板: 王乃貞

會議內容:
         一. 行事曆
             各股的對外活動
             活動股: 財政之夜 (預訂11/24)
             宣傳股: 配合其他股作宣傳,活動前一兩個星期開始宣傳
             學藝股: 影展 (預定12/14),兩次系訊 (預定10/24,12/23)
             文化盃: 文化盃比賽 (預估12/4)
             系辯隊: 友誼賽 (學校主辦,去年是開學後的一個半月舉辦)
             美工股: 每週股訓
             體育股: 主任盃 (預定9/20那一週),北財盃 (12/18,12/19)
                     系運(11/27,11/28),網球比賽 (時間未定)
             **主席: 網球比賽內部不贊助,必須向外拉贊助

         二. 分區迎新總檢討
             <北區>   1. 報告選課資訊事前未協調好,以致有錯誤出現
                      2. 未估好時間,學弟妹到達時還未準備完善

             <桃竹苗> 1. 走溫馨氣氛,但學弟妹反應有些冷淡
                      2. 負責人聯繫問題,事先未與店家溝通清楚

             <中區>   1. 與學弟聯繫不良,部分參與人員並不積極
                      2. 人員配置沒有分配好,有些人負責過多事情
                      3. 由於沒有系隊人手,學弟妹回應不熱烈
                      4. 兩位負責人應分擔工作,不能只有一方在做事

             <南區>   1. 準備--聯絡網失效
                      2. 找場地--因為南區交通不方便,因此要找以交通為重點
　　　　　　　　　　　　　　   　還要方便大聲說話的地方很不容易
　　　　　　　　　　　　　　   　所以最後找到的地方價位有點高
                                 距離火車站又有點距離
　　　　　　　　　　　3. 分桌人員未準備齊全
                      4. 由於分散廣,未能掌握全區新生

             <主席>   1. 匯款單數字錯誤,通知學弟妹,並盡快回報
                      2. 發票要交給金控股報費
         三. 場地協調表
             可借場地: 綜合 (南棟3、4F)
                       資訊 (B1、1F、2F)
                       風雩樓雲岫廳 (要錢)
                       四維堂 (要錢)　　　　　
           * 欲借時間的前一個星期就要告知
          ** 欲借雲岫廳或四維堂
             須在9/13前至課外活動組向林宗憲組長申請


         四. 迎新茶會 (9/12)
             1. 各系隊、各股時間--5分鐘
             2. 迎新茶會前三天要驗收一次
             3. 公關股--抽學伴30分鐘
             4. 家聚時間自行舉辦

             補充: 9/10 到軍訓室領取系牌
                   9/12 13:00~17:00 新生體檢
                   9/13 開學典禮
                        (林琮堯、陳怡蒨負責,系學會幹部必須全程參與)
                        11:45~14:00 用餐時間,系主任和助教會到
                        14:00~16:40 繼續開學典禮

                 * 流程表和活動企劃要交給: 系主任,雅靜助教,曲教官
                ** 邀請函要寄給: 系主任,兩位助教,四位導師,曲教官

         五. 下學期計畫
             活動股: 財政之夜
             宣傳股: 製作DM、網宣、板書、跑班
                     (兩星期前須通知宣傳股活動內容)
             學藝股: 影展、系訊
                     (增加幹事會重大訊息專欄,各股若要刊載活動消息,
                      須在發刊前一星期交稿,並事前告知)
             文書股: 幹部連絡卡、財政人
                     (注意財政人章程)
             美工股: 生日卡片
                     (需要幫忙製作海報等等,須在兩星期前通知)
             公關股: 拉贊助 (預估 $5000)、外企
             數資股: 製作網頁、活動照相
                     (需要活動照相,活動前一星期通知)
             體育股: 主任盃擴大舉辦、網球比賽、系運
                     比賽獎金提供給各系隊隊聚
             文化盃: 文化盃比賽
                     (練習場地 8/31前確定)
                   * 比賽當天,學長姐送花給有參加的學弟妹
                     沒參加的大一新生要送花給有參加的學伴
　　　　　   金控股: 各股發票、收據整理
                     (無發票可打統編或蓋私章)
             系辯隊: 友誼賽
             執秘:   常會紀錄PO板
             包種茶節: 10/30 另外派人負責

             補充: 1. 各股傳承,希望這屆股長們主動發問
                      每股各有一個資料夾,方便以後傳承
                   2. 活動完的檢討會議紀錄要PO板
          .........................................
          . 活動企劃書 (活動兩星期前交給陳怡蒨)   .
          .                                       .
          . 1. 時間                               .
          . 2. 地點                               .
          . 3. 對象                               .
          . 4. 目的                               .
          . 5. 內容                               .
          .........................................

          六. 預決算
              金控股未出席,取消

          七. 會議規範
              會議中發表意見須先舉手,待主席回覆才發言

          八. 宿營工作報告
              許知蘭: 活動支架已完成, 9/5第一次驗收
                      美宣組缺報備
                      公關組尚未開始準備
                      生活組工作已交代完成
              初估預繳費用: 大一 $950
                            大二 $600

          新增規定:
              1. 有鑒於今天開會遲到問題嚴重,之後開會遲到2分鐘$1O累計
              2. 已公佈開會時間,之後執祕將不再電話連絡,
                 除非有臨時更改的狀況才會另行通知
              3. 若不能出席,請主動聯絡執秘,不能請別人代請

          幹事會開會時間:
              9/2、10/11、11/29、12/20
              (有稍作更改,請注意時間)

          學期大事:
             8/31    各股交行事曆
             9/4     預算出來
             9/5     迎新宿營驗收
             9/12    迎新茶會
             9/13    開學典禮
             9/14    正式開學
             9/20    主任盃
             9/29    期初大會 (選系代)
            10/8~10  迎新宿營
            10/24    第一次系訊
            10/30    包種茶節
            11/15~19 期中考週
            11/24    財政之夜
            11/27~28 系運
            12/4     文化盃
            12/14    財政影展
            12/18~19 北財盃
            12/23    第二次系訊
            12/30    期末大會
             1/10~14 期末考週

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推 SeiKai:下學期系辯沒有新生盃 是要打友誼賽
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