政大管樂團972第一次幹部會議
時間：2009/03/08 19:00
地點：憩賢樓一樓--樂活館二樓
主席：柯均薇
記錄：洪佳慧
與會人員：
石柏鋒、呂佳盈、洪佳慧、洪郁翔、沈佳蓉、
柯均薇、曾健彰、劉上瑋、張維真、羅夫、馮崇宇
共11人
會議內容：
一、總結各幹部事務
(一)團長：1.負責學期重要活動的統籌規劃
2.對外代表管樂團、擔任校方和社團之間溝通橋樑
3.負責幹部工作分配、協調各幹部之間職務上的衝突
#.制定詳盡請假規則與團員大會會議形式出席管制
＊972行事曆
3/21社團評鑑(文宣與團長前一天晚上場佈)
4月初至4月中旬間排至兆如安養中心演出
6/4期末音樂會
6/13畢業典禮
(二)總務：1.編製期初預算表和期末決算表
2.負責各幹部收支監控與管理
3.每學期團費收取
4.臨時活動費用的收取和編列收支
＊若團員要修理樂器，必須要先向團長報備，再由團長和
監委討論後，再作決定。
＊3/12中午12點前各幹部寄學期預算表和內企給總務
(三)器場：1.管樂團樂器租借管理、修繕，並制定完善的樂器借用規則
2.表演時負責向事務組申請校內公務車
3.譜架的管理與清點
4.製作團上樂器清單
5.負責租借本學期活動場地，包含團練、音樂會、期初期末大會…等
6.負責團練場地佈置，包括空調椅子、開關門、電燈以及最後清理
7.表演前規劃場佈以及演出後之場復
8.負責所有樂器室以及社辦之管理
＊要注意音樂會和兆如演出的公務車事宜，儘早借用公務車
＊3/16作出團上的樂器清單，順便整理譜架。小譜架只能用於外出表演
＊團上可用的練習室為112、113、117
＊要注意707的清潔，督促團員要保持乾淨
＊不需要或壞掉的東西可移至706擺放
＊音樂會時記得訂2個便當給視聽服務團
(四)譜務：1.負責印製總譜與分部譜
2.每次團練負責3D、指揮譜架和團練用譜
3.表演時負責攜帶總譜、演出套譜、3D，並負責指揮譜架
4.負責編製藏譜清單、所有藏譜的整理與保管
(藏譜配器單、缺譜補齊、附上曲目介紹)
5.音樂會節目單製作(各曲目介紹)
6.製定嚴謹的藏譜借用規則
7.負責管理703譜務室
#.重新規劃藏譜排放並重上編碼
＊這學期的音樂會節目單製作改由譜務負責
(五)文宣：1.負責所有幹事會以及期末大會會議記錄的編製和存檔
並將會議記錄PO板讓團員閱讀
2.通訊錄製作
3.建立團員資料綮、保存並更新團員資料
4.製作音樂會宣傳DM及海報，並張貼宣傳；製作網宣並轉貼；
可能的話負責各教室黑板板宣，海報需於期末音樂會前一星
期製作完成，記得先蓋章
5.期末音樂會時負責場佈
6.負責整理與保存舊照片、團上書藉、社評
7.學期重要資料(如公文、會議記錄……)
8.團服製作
#.網頁、網路空間、學期活動資料
(六)公關：1.負責所有贊助事宜，包括企業贊助、學校附近店家、教育部贊助
2.寄發公關函、幹部名單至各高中大專院校管樂團
3.外企以及成果報告書的製作
4.音樂會送發邀請卡與宣傳DM及海報至各高中大專院校管樂團
5.創意提案的執行與學校各活動補助規劃
註：由於全面寄發公關函的成效不大，故只寄予常有往來的學校
＊拉贊助的對象擴展至管樂團團友(->期初大會提出，討論後再決定)
＊音樂會發送邀請卡和ＤＭ給課外組、學校高級行政人員和全校
＊最晚3/12開始向學校附近的店家拉贊助(3/12-3/26)
＊拉贊助請記得攜帶社章、收據本和企劃書
(七)活動：1.負責所有活動的攝影，包括團練、音樂會、幹事會、期初大會等
相關活動
2.負責照片的加洗或網路電子相簿管理
3.負責音樂會的錄影錄音，並整理保存
4.負責慶功宴場地，活動內容設計
＊錄影、錄音要放在團板上提供團員下載
＊慶功宴確切時間在禮拜三(3/11)團練後表決
＊希望幹部可以積極參與團上活動
＊送舊的確切時間於4/8前詢問大四團員可以的日期後決定
二、行政流程
(一)社團指導老師：鄭天澤
(二)藝術性社團指導人員：陳幼君
(三)經費申請及核銷：社團在辦任何活動時，需先行至課外活動組的網站下載
“活動計劃表”，填妥後請鄭天則老師簽名。於活動開始的一個禮拜前，
交至課外活動組的陳幼君老師。活動執行中確實地執行預算。活動結束後
一週內，檢附各項收據、社章至課外組辦理預算核銷。
(四)社團置物櫃在樂活二樓，請器場負責整理
(五)各幹部於3/11後可進入樂活館
三、社團評鑑製作事宜
(一)文宣：3/14前將962與971的會議記錄、社員名單(電子檔)寄予社長
(二)活動：3/14前將962與971的所有活動照(期初、期末音樂會、暑訓、寒訓、
亞太、嘉管、管樂營)寄予社長
(三)器場：3/16前將樂器清單整理出來寄予社長
(四)總務：3/16前將收支明細表寄予社長
(五)譜務：整理藏譜清單
四、創意競賽
◎管樂團是否參加創意競賽？
幹部討論結果：否決
原因：只有約三個禮拜的準備時間不是很充足。
五、化妝品試用會
◎可能辦在3/26或3/25晚上的化妝品試用會，希望政大管樂團可召集團員參加
->3/11團練時先由各聲部首席確定可出席人數，再告知團長
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