第四屆第四次理事會會議記錄(初稿)

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南投縣南投市大專青年返鄉服務協會
第四屆第四次理事會會議記錄

一、開會時間：中華民國九十一年二月十六日  PM  13：30 － PM  7：30
二、開會地點：南投縣救國團委會二樓〈二○三教室〉
三、出席人員：洪志杰、林子渲、張靖榆、林欣怡、莊茂雍、洪銘燦
四、請假人員：陳昶祿、張顗培
五、列席人員：南投縣南投市返鄉服務協會會員  王聖惠
              南投縣南投市返鄉服務協會會員  吳儲宇
七、主席：洪志杰              紀錄：張靖榆

八、認可第四屆第四次理事會會議議程
    無異議通過。

九、認可第四屆第三次理事會會議記錄
    因第三次會議記錄未能在第四次理事會召開前送達，故留待下次會議追認。

十、報告事項：
A、     理事會會務運作報告
本次理事會將進行寒假活動檢討報告，包括新訓、國小育樂營、新春團拜。
然小育樂營執行長陳宏瑜，新春團拜執行長莊正加因請假未到，請於下次會議召開時，
向理事會作口頭報告。
建議：日後各活動負責人，除對理事會作口頭報告外，亦需有書面報告，內容包含籌備及
      活動過程、工作檢討與建議等，並於活動結束一個月內送交至理事會，經認可後存
      檔，供相關活動參考。上列三位活動負責人，請向志杰詢問書面格式，並於三月十
      六日前將書面報告送交志杰。
B、     寒假活動報告
（一）新訓─執行長：王聖惠
（1）   活動天數由兩天縮短為一天，課程安排出現困難。且因與新人歡迎會合辦，造成
        活動焦點模糊，建議兩活動應分別辦理。
（2）   本活動共招收新人7人，新人表現積極，配合度高。而工作人員共14人，因與工作
        人員的事前溝通與現場互動不足，而影響活動的表現。
（3）   課程內容的設計沒有以參加者作為考量，且課程開始前也應向新人說明課程內容，
        避免新人摸不著頭緒。
（4）   本次活動請領5250元，實際支出3517元，結餘1733元。
（5）   理事會建議：
1.      活動負責人在作口頭報告時，應統整活動的檢討事項，避免逐項說明的冗長報告。
2.      建議活動至少召開兩次以上的工作會議，確實掌握工作分配與確認。
3.      休息時間隊輔功能要能發揮，藉此拉進新人與社團間的距離。休息時避免播放
        營隊活動歌曲，免得大家興致一起，忘記自己份內工作，影響場面控制與活動
        進行。
4.      這次新人仍以非南投市籍者為多數，建議日後活動負責人，應在工作會議上向工
        作人員說明，招收新人以南投市籍的為主。

  （二）本次會議雖國小育樂營及新春團拜執行長未能列席報告，然理事會仍提出所見問題，以供負責人參考。
（1）   國小育樂營：
1.      教案問題，據了解當初審教案時，教案未完成率有3/13。活動時出現問題者，
        亦多是審教案時負責人未到者，是否審查過程太鬆散？
2.      時間問題，開會時間過於冗長，效率不高，主席要能有效控制時間。活動結束時
        間拖延過久，造成遠到人員回家時間延遲，建議負責人加強對時間的掌握與自我
        要求，而夥伴也應加強個人的時間觀念，以利活動的進行。
3.      活動負責人若對活動天數的安排有問題，請於事前理事會審查活動時即提出，不
        應在活動進行時才提出，若有執行困難時，請於檢討報告中反應，以供改進。
4.      本次活動亦發現有出隊人員對自己的工作內容不了解的情形，顯示工作溝通出現
        問題，建議日後各活動負責人加強與幹部及出隊人員間的溝通，避免出現職務
        不清楚的情形。
5.      建議加強對活動照片的重視，因協會申請經費及製作成果報告均需要活動照片，
        若活動未能設立攝影組，也請提醒各教案負責人在人員分配中加上攝影人員，並
        注意攝影技巧。
6.      今年因接受紅十字會及青輔會的補助，因此被要求必須於活動中穿著該單位的
        背心，其中紅十字會的背心是借用的必須歸還，然借用30件中，遺失一件，毀損
        2件，污損2件，因此行為關係協會形象問題，故理事會建議主動提出賠償，並以
        贊成5票，通過個人毀損部分由當事者自行賠償，遺失部分則由協會負責之決議。
     （二）新春團拜：
1.      活動時間沒有照流程跑。
2.      建議負責人對於活動場地宜有備案，當預定之場地出現不適用的情形時，才能靈
        活調整運用。
3.      活動內容的設計宜考慮參加對象，及注意氣氛的控制，團拜最重要的目的應是
        新、老夥伴間的互動。
4.      當天下午的天氣太熱，負責人應有調整活動內容的應變能力。還有請注意運動時別忘了要準備茶水。

十一、討論提案
A、 認可總幹事人事案
    上半年度因總幹事人選出缺，故由理事長暫代。下半年度總幹事人選，理事長正式
    提/名王聖惠擔任下半年度總幹事。
    王聖惠  自強營第一屆大學博覽營學員。
            出隊經驗：90年新豐國小育樂營隊輔
                      91年新訓執行長
                      91年康壽國小育樂營活動長
贊成5票，反對0票。通過認可下半年度總幹事人事案。請總幹事於三月二十三日第五次
理事會會議召開時，提報各幹部人選。
B、第四屆下半年度活動計劃案
   乃依第二次理事會通過之草案加以修正。
（1）   世界青年服務日活動            四月二十七日（六）
（2）   新人歡迎會                    五月十八日（六）
（3）   第一次幹訓                    六月二十九、三十日
（4）   考生服務隊                    七月一日至三日
（5）   第二次新人歡迎會              未定
（6）   新訓                          未定
（7）   大學參訪活動                  七月十六至十八日
（8）   第一次出遊                    七月二十七日當週
（9）   未定案活動                    八月三日
（10）  國小育樂營                    八月十四日駐站 八月十五至十八日
（11）  第二次幹訓暨營隊技能大考驗    八月二十四、二十五日
（12）  會員大會                      九月一日（日）
（13）  第二次出遊                    九月
說明：
1.      世界青年服務日活動，青輔會將補助一萬元，目前計劃舉行捐血活動。
2.      為因應實際需要，建議新增幹訓次數一案，以贊成4票，反對1票，通過增加六月二九、三十日之幹訓活動。
3.      未定案活動目前有三個構想，一為小朋友的參訪活動，二為跳蚤市場義賣會，三為社區聯歡晚會，請總幹事下次提出評估案。
4.      請總幹事於第五次理事會會議提交下半年度籌備時程。
C、     敦聘榮譽理事長、顧問案
通過50位顧問名單，將待詢問意願後決議。

十二、臨時動議
A林子渲：訂定器材管理辦法
因近來出隊期間常出現器材管理上的問題，希望營隊能對器材的管理
更加嚴謹，建議訂定營隊器材管理辦法，其含文書、生活、器材各組，
希望能由有經驗的老夥伴來訂定之，並於下次會議提出。
B洪銘燦：建議各活動明確設立攝影組或攝影人員
          協會因申請經費之需要，所以希望總幹事能向活動負責人加強宣導
          活動紀錄的重要，而且動態（V8）、靜態的活動紀錄都應兼顧。
C洪志杰：教案審查制度
          建議教案審查能由老夥伴或理監事來外審，由3-5人組成審查小組，
          每次審查至少2位審查人員。
          通過教案審查制度，將於下次提出老夥伴的名單。
D洪志杰：協會網頁製作計劃案
          將由志杰撰寫計劃案，並再下次會議提出籌備時程，預定暑假完成
          初步架構。
E主  席：下次開會時間三月二十三日，地點暫定救國團。

十三、散會

--

                   上邪!
                   我欲與君相知，長命無絕衰。
                   山無陵，江水為竭，
                   冬雷震震，夏雨雪，
                   天地合，乃敢與君絕。
--
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標題: 第四屆第四次理事會會議記錄(初稿)
時間: Mon Feb 25 08:05:36 2002


南投縣南投市大專青年返鄉服務協會
第四屆第四次理事會會議記錄

一、開會時間：中華民國九十一年二月十六日  PM  13：30 － PM  7：30
二、開會地點：南投縣救國團委會二樓〈二○三教室〉
三、出席人員：洪志杰、林子渲、張靖榆、林欣怡、莊茂雍、洪銘燦
四、請假人員：陳昶祿、張顗培
五、列席人員：南投縣南投市返鄉服務協會會員  王聖惠
              南投縣南投市返鄉服務協會會員  吳儲宇
七、主席：洪志杰              紀錄：張靖榆

八、認可第四屆第四次理事會會議議程
    無異議通過。

九、認可第四屆第三次理事會會議記錄
    因第三次會議記錄未能在第四次理事會召開前送達，故留待下次會議追認。

十、報告事項：
A、     理事會會務運作報告
本次理事會將進行寒假活動檢討報告，包括新訓、國小育樂營、新春團拜。
然小育樂營執行長陳宏瑜，新春團拜執行長莊正加因請假未到，請於下次會議召開時，
向理事會作口頭報告。
建議：日後各活動負責人，除對理事會作口頭報告外，亦需有書面報告，內容包含籌備及
      活動過程、工作檢討與建議等，並於活動結束一個月內送交至理事會，經認可後存
      檔，供相關活動參考。上列三位活動負責人，請向志杰詢問書面格式，並於三月十
      六日前將書面報告送交志杰。
B、     寒假活動報告
（一）新訓─執行長：王聖惠
（1）   活動天數由兩天縮短為一天，課程安排出現困難。且因與新人歡迎會合辦，造成
        活動焦點模糊，建議兩活動應分別辦理。
（2）   本活動共招收新人7人，新人表現積極，配合度高。而工作人員共14人，因與工作
        人員的事前溝通與現場互動不足，而影響活動的表現。
（3）   課程內容的設計沒有以參加者作為考量，且課程開始前也應向新人說明課程內容，
        避免新人摸不著頭緒。
（4）   本次活動請領5250元，實際支出3517元，結餘1733元。
（5）   理事會建議：
1.      活動負責人在作口頭報告時，應統整活動的檢討事項，避免逐項說明的冗長報告。
2.      建議活動至少召開兩次以上的工作會議，確實掌握工作分配與確認。
3.      休息時間隊輔功能要能發揮，藉此拉進新人與社團間的距離。休息時避免播放
        營隊活動歌曲，免得大家興致一起，忘記自己份內工作，影響場面控制與活動
        進行。
4.      這次新人仍以非南投市籍者為多數，建議日後活動負責人，應在工作會議上向工
        作人員說明，招收新人以南投市籍的為主。

  （二）本次會議雖國小育樂營及新春團拜執行長未能列席報告，然理事會仍提出所見問題，以供負責人參考。
（1）   國小育樂營：
1.      教案問題，據了解當初審教案時，教案未完成率有3/13。活動時出現問題者，
        亦多是審教案時負責人未到者，是否審查過程太鬆散？
2.      時間問題，開會時間過於冗長，效率不高，主席要能有效控制時間。活動結束時
        間拖延過久，造成遠到人員回家時間延遲，建議負責人加強對時間的掌握與自我
        要求，而夥伴也應加強個人的時間觀念，以利活動的進行。
3.      活動負責人若對活動天數的安排有問題，請於事前理事會審查活動時即提出，不
        應在活動進行時才提出，若有執行困難時，請於檢討報告中反應，以供改進。
4.      本次活動亦發現有出隊人員對自己的工作內容不了解的情形，顯示工作溝通出現
        問題，建議日後各活動負責人加強與幹部及出隊人員間的溝通，避免出現職務
        不清楚的情形。
5.      建議加強對活動照片的重視，因協會申請經費及製作成果報告均需要活動照片，
        若活動未能設立攝影組，也請提醒各教案負責人在人員分配中加上攝影人員，並
        注意攝影技巧。
6.      今年因接受紅十字會及青輔會的補助，因此被要求必須於活動中穿著該單位的
        背心，其中紅十字會的背心是借用的必須歸還，然借用30件中，遺失一件，毀損
        2件，污損2件，因此行為關係協會形象問題，故理事會建議主動提出賠償，並以
        贊成5票，通過個人毀損部分由當事者自行賠償，遺失部分則由協會負責之決議。
     （二）新春團拜：
1.      活動時間沒有照流程跑。
2.      建議負責人對於活動場地宜有備案，當預定之場地出現不適用的情形時，才能靈
        活調整運用。
3.      活動內容的設計宜考慮參加對象，及注意氣氛的控制，團拜最重要的目的應是
        新、老夥伴間的互動。
4.      當天下午的天氣太熱，負責人應有調整活動內容的應變能力。還有請注意運動時別忘了要準備茶水。

十一、討論提案
A、 認可總幹事人事案
    上半年度因總幹事人選出缺，故由理事長暫代。下半年度總幹事人選，理事長正式
    提/名王聖惠擔任下半年度總幹事。
    王聖惠  自強營第一屆大學博覽營學員。
            出隊經驗：90年新豐國小育樂營隊輔
                      91年新訓執行長
                      91年康壽國小育樂營活動長
贊成5票，反對0票。通過認可下半年度總幹事人事案。請總幹事於三月二十三日第五次
理事會會議召開時，提報各幹部人選。
B、第四屆下半年度活動計劃案
   乃依第二次理事會通過之草案加以修正。
（1）   世界青年服務日活動            四月二十七日（六）
（2）   新人歡迎會                    五月十八日（六）
（3）   第一次幹訓                    六月二十九、三十日
（4）   考生服務隊                    七月一日至三日
（5）   第二次新人歡迎會              未定
（6）   新訓                          未定
（7）   大學參訪活動                  七月十六至十八日
（8）   第一次出遊                    七月二十七日當週
（9）   未定案活動                    八月三日
（10）  國小育樂營                    八月十四日駐站 八月十五至十八日
（11）  第二次幹訓暨營隊技能大考驗    八月二十四、二十五日
（12）  會員大會                      九月一日（日）
（13）  第二次出遊                    九月
說明：
1.      世界青年服務日活動，青輔會將補助一萬元，目前計劃舉行捐血活動。
2.      為因應實際需要，建議新增幹訓次數一案，以贊成4票，反對1票，通過增加六月二九、三十日之幹訓活動。
3.      未定案活動目前有三個構想，一為小朋友的參訪活動，二為跳蚤市場義賣會，三為社區聯歡晚會，請總幹事下次提出評估案。
4.      請總幹事於第五次理事會會議提交下半年度籌備時程。
C、     敦聘榮譽理事長、顧問案
通過50位顧問名單，將待詢問意願後決議。

十二、臨時動議
A林子渲：訂定器材管理辦法
因近來出隊期間常出現器材管理上的問題，希望營隊能對器材的管理
更加嚴謹，建議訂定營隊器材管理辦法，其含文書、生活、器材各組，
希望能由有經驗的老夥伴來訂定之，並於下次會議提出。
B洪銘燦：建議各活動明確設立攝影組或攝影人員
          協會因申請經費之需要，所以希望總幹事能向活動負責人加強宣導
          活動紀錄的重要，而且動態（V8）、靜態的活動紀錄都應兼顧。
C洪志杰：教案審查制度
          建議教案審查能由老夥伴或理監事來外審，由3-5人組成審查小組，
          每次審查至少2位審查人員。
          通過教案審查制度，將於下次提出老夥伴的名單。
D洪志杰：協會網頁製作計劃案
          將由志杰撰寫計劃案，並再下次會議提出籌備時程，預定暑假完成
          初步架構。
E主  席：下次開會時間三月二十三日，地點暫定救國團。

十三、散會

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                   上邪!
                   我欲與君相知，長命無絕衰。
                   山無陵，江水為竭，
                   冬雷震震，夏雨雪，
                   天地合，乃敢與君絕。
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