推 sakuramag:總務有點忙...晚一點再給收支表好不好... 04/28 23:31
推 mjane:可 下禮拜 04/29 12:43
日期：2008/4/17〈四〉12：20
開會地點：圖文4002
主持人：美珍
紀錄：怡岑
開會議程：
1.主席發言
2.各組檢討報告
3.討論事項
4.臨時動議
5.其他
【開會內容】
主席發言
1. 開會的出席率過低，常常耽擱到開會時間。
2. 感謝各組在這一年來的辛苦付出。
活動組檢討
1. 圖文之夜的活動，排演過於匆促準備不夠。
2. 圖文週宣傳不夠，甚至連系上同學都不清楚。 x1
3. 學會班同學，並非所有人都清楚該在什麼時間點做什麼事。
4. 活動組的權力過於膨脹，若由領導者事前先做決策，
可避免所有活動的進行都由活動組主導。
公關組檢討
1. 上屆交接不完整，本屆將統整好所有一級主管、校友會、顧問團...名單建檔
以供下屆參考。
2. 向政府機構拉贊助要在活動前兩個月送企劃書＆公文，否則來不及撥贊助經費。
3. 拉贊助廠商（酷卡＆海報）時，避免和其他年級活動拉的贊助商或上屆相同。
4. 開幕茶會餐點的採買佈置應該另有負責人，
公關組需負責拉贊助及接待可能人手會不足。
5. 邀請卡數量需要有正確的邀請人名單，經確認後再交給美宣組製作。
6. 學校一級主管只發送酷卡不夠正式，希望能正式在邀請卡上打邀請人姓名。
7. 邀請老師、評審負責人都要在活動前一天，再當面或電話通知老師一次。
8. 向企業廠商拉贊助，如果廠商贊助我們
除了替店家做宣傳還有感謝函之外還有能什麼回饋？(可以事先討論)
9. 活動宣傳手法可再多元化，Ex.ppaper頁底的廣告刊登、破報活訊息欄位刊登。
10.各年級對於圖文週開幕日不瞭解，沒有正式向各班宣傳。 x2
11.來賓簽到簿應該由公關組負責。
12.會長與各組組長應該多開會與溝通，再進行學會班會議，可提高開會品質與效率。
美宣組檢討
1. 圖文週準備過晚，場佈有點亂
2. 因急於佈展，圖文週展場的燈與吊線一開始未清點，導致活動結束後遺失的疏失。
←可考慮之後是否由資管組清點。
3. 圖文週宣傳不夠，海報數量沒有評估好剩下太多。 x3
4. 未跟學弟妹告知圖文週的參賽活動，使得參賽作品過少。
5. 圖文週原本預計放置教研F1的立牌，因未申請而無法放置，導致活動宣傳力不足。
6. 學會活動若是過多，美宣組的人手可能會不足，可考慮請其他組支援。
資管組檢討
1. 圖文週宣傳太少。 x4
2. 器材的需要要提早告知，規格數量都要明確說明。Ex..延長線長度與規格等。
3. 圖文週開幕的簽到處，與展覽進行的簽到混淆，未協調好該負責的組別。
4. 活動的宣傳短片，應先規劃好，非全權由資管組負責。
5. 圖文週當天資管組工作量太集中，平時則可支援其他組別。
6. 班上人數少，建議分組可以不用劃分太明確，可善用分配各組人員。
總務組檢討
1. 大一大二仍有人未交系學費，傳言有學長說可不用繳交！？
2. 圖文週花費約3萬，經費細節會po網路。
3. 顧展人員要做好分內工作，ex.發送海報酷卡、維持展場整潔。
4. 作業的展示可做解釋牌。
會長檢討
1. 用系上名義向其他處室借東西需注意禮節，物歸原主有借有還，
歸還時需告知被借單位。
2. 贊助名單要統整一份供下屆參考。
3. 顧展人員需注意簽到處及展場整潔、作品維護。
4. 注意作品收齊時間，佈展人員人手不足的問題，
可將工作分配詳細些，讓更多的人幫忙。
5. 訂定好的時間規劃，要確實進行，不要拖進度。避免事情都堆積在最後。
6. 圖文週的得獎者要先通知，以免領獎時得獎者未出席。
總檢討
1. 圖文週的佈、撤展時間固定，資料可留下供下屆參考。
2. 辦大型活動或展覽時，可將組別再細分或是合併。
3. 活動進行前後各組應多討論考慮會遇到的問題，
若遇到需要組別搭配時要溝通清楚，以免產生問題。
4. 與藝博館開會時，要先將活動細節討論完整，並且由固定的人做接洽。
5. 再找時間共同討論圖文週相關傳承的統整。
其他建議
1. 班展存在的必要性？與圖文週時間太接近。可考慮與圖文週合併舉辦。
2. 製作海報與酷卡前，是否應該先拉其他贊助？（事先先考慮贊助商要的廣告效果）
散會：13:45pm
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