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標題: [轉錄]Word八大省力小幫手(下)
時間: Mon Apr 24 08:48:27 2006
作者: LaSperanza (:p:p:p:p:p:p:p:p) 看板: LaSperanza
標題: [轉錄]Word八大省力小幫手(下)
時間: Sun Apr 23 23:05:19 2006
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作者: flare (FLΛRE) 看板: trilobite
Tips 6:上禮拜打的文件，3秒鐘找到
只要打開功能表上的【檔案】，你通常會從下拉式選單的下方，
看到4個你最近開啟過的文件檔案，可以幫助你快速開啟最近在使用的文件檔，
而但是對於日理萬機的你，4個真的夠嗎?
其實Word可以幫你列出最多9個最近開啟的文件檔，
讓你不用為找1份前1個禮拜打的文件，在電腦檔案夾裡找半天。
Step 1:選擇功能表上的【工具】→點選【選項】→選擇【一般】分頁。
Step 2:在【最近使用檔案的清單】框裡，
鍵入你想要在【檔案】功能表上呈現的檔案數量，然後按【確定】，
系統就會記憶住你的偏好。
提醒:
每個人都要秘密。如果你使用的是公共的電腦，而你想把你最近使用過的檔案藏起來，
不想讓下1個使用者知道，只要取消【最近使用檔案的清單】前面的打勾符號，
就完全不會顯示了。
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Tips 7:懶人打字法第1招──自動圖文集
在工作文件中，總是會有一些經常重複出現的字眼，像是日期、公司的住址、名稱，
在每個文件上要鍵入這些又臭又長的資訊時，總是相當耗時。事實上，
只要給Word 1、2個字的提示，它可以幫你打字喔!
Step 1:選取你想要讓word幫你自動鍵入的文字段落。
(記得要連「段落標記」都要選取，如果沒有看到段落標記的符號，
可以點選功能表上的【工具】→選擇【選項】→選擇【檢視】分頁→
將【段落符號】前的空格打勾。)
Step 2:選好之後，點選功能表上的【插入】→選擇【自動圖文集】，
會自動跳出1個對話框，自己選擇1個記得住而且4個字元以上的指令名，
點選【新增】即可。
Step 3:要使用自動圖文，只要鍵入你剛剛輸入的指令名，Word就會跳出1個對話框，
只要按下Enter或F3，Word就會自動幫你完成完整的文字段落。
(你剛剛打的指令名則會消失。)
Step 4:如果你忘記你的指令名，只要再點選功能表上的【插入】→
選擇【自動格式設定】，會出現1個你曾經建立過的列表，
只要選擇再點選【插入】→【確定】。
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Tips 8:懶人打字法第2招──自動校正
Word的「自動校正」功能，可以幫你檢查文件中的英文拼法有沒有拼錯，
並自動幫你改正。但我們也可以用它來幫我們鍵入又臭又長的固定文件內容，
而且不用像「自動圖文集」一樣，還要按Enter或F3，系統就會自動幫你轉換。
譬如說只要鍵入「zz」，Word就會幫你打上你的e-mail住址。
Step 1:點選功能表上的【工具】→選擇【自動校正】，就會跳出1個對話框視窗。
Step 2:在「取代」空格上，鍵入你想要的指令名(最少2個英文字即可，譬如:zz)
Step 3:在「成為」空格上，鍵入你希望Word幫你打的文字內容(譬如說:
你的e-mail地址)，按【新增】後，再按【確定】。
Step 4:現在只要你按zz後按下空白鍵，word就會自動跳出你的e-mail住址。
提醒:
這個方法的缺點就是word不會再詢問你，是否真的要轉換成你原先設定的文字內容，
就直接轉換。譬如你真的是要打zz，而不是你的e-mail地址，只要再按一下【復原】鍵，
系統就會再自動轉換回來zz。
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