※ [本文轉錄自 NTUIB99 看板]
作者: littlecutie (沂浴) 看板: NTUIB99
標題: [情報] 二號候選人劉慶偉/李宛珣重大政策說明書
時間: Mon May 26 00:23:10 2008
現在會長選舉如火如荼的展開，還剩不到兩天就要投票了
為了讓各位系胞能更接觸到我們的政見，所以我們決定弄這個重大政策說明書
證明我們的政見是經過深思熟慮，不打嘴砲
希望各位系胞可以在5/27號考慮支持2號 劉慶偉(小可愛)/李宛珣
政見第九項：用一年份活動企劃書找企業公關，並爭取協辦校園活動的機會
政見第十三項：用一年份的活動企劃書招標廠商，用大量拿取較低折扣
基本上我們一開始的想法是說，像是公關每次都去跑街，附近店家看到我們就頭痛
而且公關其實很累人，都是大費唇舌而徒勞無功，甚至還會遭到譏諷。所以我們想說，
將整個公關打包成一個包裹，提升外面企業贊助的動力，沒必要的話不要再去跑街。
但是這個東西有幾個問題，首先就是如果我們將所有公關資源用系學會的名義拉，
究竟資源怎麼分配??對於外面廠商來說，管才營跟國商營是比較有吸引力的，但是
國企週跟愛現大會的公關就比較難拉，如果今天都打成一份企劃書寄給廠商，
那資源要怎麼分??接下來就是說，每次辦活動都會有公關組，那這時候是要把公關組
廢掉嗎？究竟系學會拉的資源有沒有辦法貼近活動主事者的需求？他還要公關組嗎
最後一個則是最困難的，我們必須趕快確定每個活動的負責人，並且跟他們說我們要
拉公關了，請交企劃書，我們能在九月前生的出來嗎？
同樣的事情也會發生在與廠商(這裡廠商主要指影音器材還有印刷)的協調上，
如果我們今天將廠商談好了，的確可以減輕活動負責人的事務，但是我們能找到他們
真正要的嗎？如果不要是不是他還要去找新廠商？那原本廠商怎麼辦？已經承諾要跟他
做了耶!!而且與外面廠商合作更難的地方，在於說我們並沒有法律上的效約束廠商，
而且我們會覺得說一年份的東西給你做夠大，應該要有折扣，但是這可能佔他們營業額
根本沒多少!!
所以這件事就不了了之了嗎~~又是個打嘴砲的政見嗎~~
我們提出幾點解決的方法
1.在暑假前確定各部部長以及國商營幹部，開學後將國企週組長及管才營幹部生出來
目標很簡單，九月份就要生出國企系一年活動的企劃書，進行招商與拉贊助
並且與各幹部極力協調，了解他們的需求，並溝通有公關與合約廠商的存在
2.公關方面，還事先將一年份活動(營隊、國企週、愛現)整體企劃書寄過去給大企業
若活動負責人有需求再找他們自己的公關組
3.以簽一年份合約為限，以台大國企系學會法人簽合約，這樣就有法律約束力，而且
一年份可暗示廠商如果做不好我們明年系學會會換人做
4.聯合其他系學會，合作招標廠商(最簡單的應該是印刷貨合租器材)，擴大在廠商
營業額比例，爭取折扣更有力量
政策第十五項：建立活動資料庫，將活動舉辦流程SOP化
其實這個想法主要來自於，我們每次辦活動的傳承，幾乎都是學長姐的口耳相傳。
口耳相傳最大的不好，就是容易漏掉重要訊息，或者是有些東西學弟妹做會覺得困難
但是學長姐卻不覺得困難所以也沒講。所以有時候辦活動都是臨時補東西，丟三落四。
有時候弄了出來卻差強人意，效果不好或是花太多錢。
所以我們想說，倒不如就要求每次活動的資料要留下來，做成檔案給學弟妹看。
裡面至少包括時間流程、預算花費、活動巧思的想法等等。
當然這看似簡單的政見也是有問題的，首先就是說，每次活動辦完誰要理你??
大家都累的半死，生出個會議紀錄怎麼可能。接下來就是說，如果我們留下了資料
那下一次辦的人會不會受到上一屆的干擾，不能走出自己的創意??
所以我們想到了幾個方法
1.活動預算請款的時候，要求要有會議記錄拿來才能撥款，這雖是個極端手段
不過會議紀錄本來就是每次開會都要寫的，其實如果每次開會有存底，
到了要交的時候也不會很麻煩
2.傳承的內容仍以"活動的基本東西為主"，比方說花了多少錢(讓大家有個行情概念)
日程怎麼走才不會delay，場地要怎麼借，還要怎麼殺價，這些都是要去思考的。
至於節目巧思部份就不要列進去了，保持下一屆的創意
政見第十四項：與系辦協調拿回校友資料庫，重新整理校友資料
這東西大概是超級棘手的，我把目前狀況跟大家報告一下。
系學會和系辦，在數年之前，為了整理校友資料，各出一半買了一套校友資料庫。
這個介面主要是說，讓學長姐的資料能存在這資料庫裡面，我們能跟學長姐保持聯繫。
可是這個資料庫目前發揮的價值不如預期。首先是他的介面據說很不好用(用據說
就表示我沒用過)，然後它的編輯來源是助教將系辦現有檔案打進去，還有學長姐畢業時
學院方面要求填的基本資料，以及畢業學長姐做的線上更新。所以校友資料庫中，
它的資料不常update。接下來就更棘手了，系辦在留下畢業學長姐(尤其工作好幾年的)
系辦會問說我可不可以讓學生拿到你的聯絡資料，然後有些學長姐就拒絕。
所以我們也看不到他們的資料，本來就沒有很完備的資料檔案現在對我們更沒用了。
所以在系學會跟這個資料庫方面，我們並沒有直接的權利去拿到學長姐的資料。
在有就職需求的在校生中，也沒有辦法透過這個資料庫去得到學長姐的幫忙。整個資料庫
在input跟output上有極大的不方便，所以它的功能不彰。
好，這個資料庫的現狀談到這邊。究竟我們跟校友聯絡的最大好處在哪裡？
我想是許多的幫忙，例如實習、工作機會、工作經驗分享，甚至還有大學後的求學
歷程。學長姐畢業之後，就好像應該成為大樹來庇蔭我們，但實際上，我們的學長姐
大部分畢業後，就跟風箏一樣的飄走了。
我們系目前跟校友的聯絡上幾乎都以電話聯絡為主，近幾年畢業的學長姐還可以用
e-mail來連絡。每次打電話過去詢問校友最近狀況，不知道這個人在幹嘛也就算了，
結婚搬出去也還是小事，但是更常的是，我們都時常被誤認為詐騙集團...
(這是生涯部為自己最感到悲哀的時刻)。
所以我才會想說，如果能夠將資料庫的access收一些回來給系學會，是不是
我們可以拿到比較更新的資料，與校友聯絡也更容易。所以我請教了很多學長姐這個問題
也去找過修葳主任去談這件事情。主任是想說，這個系統應該在重新edit一下。首先
再留資料的時候，並不是直接勾選要不要公開資料給系學會，而是每項資料都勾選
是否能公開(ex.住家地址不公開、工作不公開，但是工作類別和產業以及學歷公開)
這樣我們就能拿到比較全面的資料!!第二個主任希望說，有不同的授權，例如
給大四的學長姐授權看到部分資料，給系學會看到更多資料來連絡，然後系辦則是整個
看到。這目前技術是可行的，只是要花錢。
然後我就又請教系主任，對於成立校友的聯絡組織(例如系友會之類)的意見。
目前是說我們的校友已經很久沒有跨屆的碰面，所以他們對系上的認同比較遠了，
所以現在要成立會比較困難。但是他又舉EMBA的例子給我，EMBA本來也是沒有校友會的
但是他們藉著固定舉辦跨屆聯誼，由EMBA名義邀請學長姊來跨屆聯誼，充實情感後，
創立了EMBA校友會。這個過程大約花了兩年時間。
所以我會覺得說，如果系辦的態度可以這麼開放的話，那我們就試試看能不能
將校友資料庫的利益極大化!!能夠幫忙直接edit資料，還可以拿到資料來連絡學長姐。
甚至給大四的學長姐有權限去看部分資料，我想這都是要努力的目標。目前系學會在
資料庫上面就是先將通訊錄、現有檔案e化送進資料庫，我們接下來想做的，就是
更新。
所以我們提出下列幾點解決方法來解決校友連絡的問題
1.在每屆找出最嗨或是活躍的學長姐，請他幫我們轉寄e-mail給他的大學同學們，
通知說如果可以請上網更新自己的資料，或者甚至是他們開同學會的時候，
可以留下他們的聯絡資料給系學會。
2.向系辦要求編輯檔案的權利
3.與系辦聯合舉辦跨屆聯誼
--
把承諾交給你~~ 把微笑當作信~~
抓住你的心!! Yes we go~~
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 218.166.151.86
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 218.166.151.86