這週末就是社員大會了，由於行政方面實在是我們的弱項，
剛好有機會和小白聊到他參加過的各個團的經驗，
提出來讓大家參考:)
---
以下文章by whitejwhite
一、幹部分工
我自己在參與杏林團練的幾週內，覺得杏林的幹部職責劃分較不清，
有些事情好像大家都在做，有些事情卻大家都不知道誰在做，
或者有些事情大家知道要做可是沒人想做。
首先說說台大團的幹部分工以玆參考：
垂直：中級幹部(一般幹部)、大頭群(決策幹部)
水平：行政幹部、音樂幹部
行政團隊 音樂團隊
大頭群 團長 副團 團祕 樂訓 樂祕
| |
中級 (各部長) (leaders)
文宣 資料 音欣 公關 活動 S A T B
| |
團員 (各部部員) (各部部員)
1.大頭群：
是一個決策團隊，主要負責各項重要事項(公演、學期計畫)的決策、
對外發言，以及監督下轄之中級。
2.中級幹部：
對上級之大頭群負責。
各部長 - 主要處理一般性行政瑣事(印譜啊、拉贊助啊...)、
辦理一般性的團內活動(迎新、出遊等)。
leaders - 負責驗收該學期公演曲目、出席控管和團員狀況回報。
3.各部部員：
就像一進合唱團就會分聲部，每個團員一進團也會分配行政部門，
這個行政部門的身分會一直跟著該團員直到離團。
也就是說每一位團員都有音樂和行政上的雙重身分。
以團員角度，各團員可以藉由行政事務的參與，
增加對社團的認同感、認識其他聲部的朋友、發揮自己的專長、學習行政技巧。
以社團角度而言，可以挖掘人才、增加向心力、各項行政事務人力更充足。
有些團員可能歌唱技巧不如人，卻可以在行政上大放異彩，
或者有些團員該學期不能來練唱，卻可能在行政上有所貢獻，
故以團的角度來講也是一個留住團員的方法。
4.其他：
也可以考慮用"專案小組"方式來執行學期內的計畫，
這個方法近年在台大團也廣為運用，
所組織過的小組包括"中央選舉委員會"、"藝術季專案小組"等等。
可以用來執行一些常務外的活動，看誰有餘力就誰來執行。
當然每個社團需求的行政體系，依照規模和特性會有不同，
不過我想把各個幹部的職權責任作更清楚的定義和分界是必要的，
可以讓社團的運作更為順暢。
二、計畫
每個學期初，也許幹部群都應該和老師甚至團員一起開個會，
定出該學期的目標、各種重要團內活動的行事曆。
除了日程之外，也可以一開始就分配好各種工作的負責人。
三、溝通
我在杏林的幾次團練有看到幾次比較緊張的畫面，
我的印象可能有誤，不過當下的感覺就是，
杏林的幹部群、甚至幹部和老師之間的溝通可能需要改善。
我覺得在著手進行一些事務的時候，
至少要讓其他幹部能夠隨時follow得到事情的進度，
有什麼問題才能隨時討論，不至於火燒眉毛才出包。
1.溝通平台：
可以用定期開會的方式，或者其他方式隨時溝通。
(比如說開一個工作討論板之類的)
2.工作預告：
在我著手之前，先告訴大家我將如何進行我所負責的事項，
也就是負責人對於該事項的大略規劃如何。
<EX>關於迎新活動我下星期要去搶活大的XX場地，
目前對迎新的流程規劃大概是blah blah blah...
3.進度回報：
開始進行某項事務後，隨時向其他幹部或團員回報新進度。
<EX>迎新活動已經順利借到活大XX場地囉!
4.決策徵詢：
在做決定之前先通知/徵詢所有相關幹部群，以示尊重，
並且降低出包機率。
<EX>我要丟申請贊助的活動計畫書了，
請大家先幫我看看這份計畫有沒有要改進的地方。
5.討論：
遇到問題隨時提出來討論，不要放馬後砲。
6.檢討與紀錄：
工作結束後，可以回頭整理一下這次工作中遭遇到的困難和解決方法，
並且整理出該項工作該注意的地方，提供以後參考和傳承。
甚至可以出個"第一次當團長就上手"之類的手冊XD
四、音樂會
我個人參與整個音樂會的籌畫，在行政方面經驗比較不多，
不過還是可以就我在台大團的經驗做個分享^^
以下是以在正式場地演出為主。
1.詳閱各個場地的借用辦法，一般正式場地多必須在半年甚至一年前完成申請，
所以這部分要早早起動。
2.依照團內需求以及場地申請狀況，決定申請哪個場地以及日期。
3.依照場地要求準備備審資料，可能會需要：
(1)演出企劃書(包括曲目)
(2)審核書(合唱團、指揮、伴奏、solo)
(3)近期影音資料(合唱團、指揮、伴奏、solo)
4.如果要申請正式場地，曲目就必須提早決定。
基本上是可以更動的，但是只能更動部份，
所以關於曲目，和program的安排就必須和指導老師充分溝通了。
5.預算：
場地費、文宣費、器材費(鋼琴、燈光、擴音設備)、
錄音費、錄影費、演出費(指揮老師、樂器老師、solo老師)
彩排費、演出超時罰款、慶功宴費用等
拉贊助要拉多少、什麼時候要拉完、要賣票嗎?
6.文宣品：
海報和DM的印製應該在演出前多久完成，才有宣傳效果?
節目單的設計、曲解製作、公關函、網宣等。
7.其他：
公演服裝、上台團員名單、工作人員、
公演當天的餐點、慶功宴、彩排公演團員規範、
演出當天要不要順便賣紀念品或募款......等等大小事
---
我們這學期考慮不周的事情不少，
參考別人的經驗可以改善一些現在的缺點，
當然不是說一定要照著別人的方式去走，
而是希望從中能得到一些好的想法，
然後找到最適合自己社團的路啦
希望下學期一切順利～～
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 61.228.36.92