在2005年的尾聲
該是把一些事情作個了結的時候
其實從去年的車展結束以後
一直都沒有做檢討總結
所以這篇將會是第八屆車展的檢討報告
將會以嚴肅認真的心情寫完
希望對於未來想辦車展的學弟妹能提供前車之鑑
其實車展的前期一直都只有阿貴、書申和我三個人在規劃
所以在人手不夠、經驗不足的情況下還能成功地辦出車展
其實坦白講有點傻人有傻福的感覺
以下的檢討內容是轉自阿貴寄給我的信件 感謝他的指教
: 不知從何開始
: 先談談社團好了
: 當RUF你跟書申決定要辦車展的時候
: 我是樂觀其成 但不可否認 我有點擔心
: 以當時我們社團的規模來看 要辦車展 我怕還是不太夠
: 1.一直到我當完社長為止 我看到的都是小社團的規模
: 所以要來辦大型車展 勢必要辛苦些(要任勞任怨)
: 2.由於長期處於小型社團的規模 我們一些辦活動該有的步驟都沒有
: a.不會開會--->因為以前用不到 所以連會都不會開 開會最主要的東西
: 不外乎是 時間 地點 人員 開會主題 流程 討論 結果
: 這些都要有所紀錄
: b.要有決策者--->開會的過程中 一定會有分歧的意見 這時就需要決策者
: 不管好壞 總是要有個結果出來 要不然幹嘛開會是吧
: ex:如果三個當總召 那三個人一定要對於每個策略做出決定
: 不管是由一個人主導或是三個人投票決定
: c.目標不夠明確--->開會的過程中 常常會忘了我們目標 就是辦出車展
: 所以一切次要目標 也應該以辦出車展為中心
: 要不然常常為了一些小事在猶豫不決
: ex:沒錢印刊物 那我們就印少一點 或不要印(要斷尾求生)
: d.執行力不夠--->開完會就是會有些東西要某些人去負責 去運作
: 必須明確且有效率
: 不過看到你跟書申對於車展是那麼有信心 我也跟著你們的腳步一步步走
: 我們車展的時間是10月份吧 所以RUF你打算用暑假七八九月來跑前置作業
: 以現在回頭來看 這些時間綽綽有餘 而且我覺得還嫌太多
: 如果好好規劃 大概八月中之後再運作即可
: 但是我們沒有好好把握時間 將時間浪費掉
: 我現在覺得當時的運作流程應該是如下
: 找場地 做宣傳
: 企畫書---> --->(找贊助商)---> --->前一天排練--->完美的車展
: 找車子 找場地需要的設備
: 所以也就是 企畫書為一切之母 沒有它 很難運作下去
: 當時我一直跟RUF你催企畫書 真的很抱歉 因為沒有它 連談都不用談
: 至於贊助商 有當然最好 沒有的話 只要把收入跟開支打平 也算是不錯的活動
: 只是要怎麼打平 這我真的不太懂 可以找找精算師^^ 哈哈
: 說了這麼多
: 其實我覺得最重要的是
: 大家要真的想辦車展
: 這才是最重要的 如果不想辦 那就不要辦
: 上面是小弟對於之前我們車展的一些淺見 很多東西沒有思考的很仔細
: 請多見諒 也歡迎指正
其實回想起來
在辦車展的過程當中遭遇到了不少困難
1.企畫書-企畫書那時候是我一個人負責的 參考了前幾屆的版本
後來有了三種版本 分別是對借車廠商、拉贊助廠商和學校的
好的企畫書必須要有足夠的說服力 （數據、圖表、詳細的計畫等等）
當時請教別人第一次看到SWOT分析時還滿shock的
就成果上來看還OK
2.拉贊助-那時候我是先把想拉的廠商列出來
一家一家打電話問、email企畫書
其實比起實際走訪的效果來講要有效率的多
不過失敗在於一開始沒有訂好價碼 支出和收入的預估沒算好
所以後來在不同廠商之間的斡旋就很辛苦
一開始對BMW要的太少
後來跟BENZ要的時候就很擔心會不會引發抗議
所以要注意不可厚此薄彼
3.公關宣傳-這部分也是我要負敗戰責任
雜誌、報紙、新聞、電視的曝光度比前幾屆低很多
觀展人數也沒有達到預期標準 估計只有6～7000人
雖然事前、事後有發新聞稿
但是沒有follow 因此宣傳效果很糟
應該要把車展的照片、新聞寄給媒體
增加曝光率
4.人力分配-其實我們人本來就不多了
在運用時又沒有好好分配
很多學弟妹雖然想幫忙 但是也不知從何幫起
因為帶頭的人（就是我）已經忙到不知道要怎麼分配事情了
一方面是不好意思開口請人幫忙 一方面是不知道要怎麼分
當初找了書申和阿貴一起當總召 一方面是怕我不夠號召力
一方面是想說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮 比較容易集思廣益
但事實證明還是要有一個明確知道要幹嘛的人帶頭會比較有效率
在這裡要感謝楊斌在最後關頭跳出來接手場務 真的差很多
讓我們後來得以順利辦成
5.學校-學校部分比較麻煩的是借場地的事
為了要辦在椰林大道上 我們多花了5萬元 佔了總支出的將近1/4
還要讓他相信不會影響到校內交通 所以要有詳細規劃
雖然爽但是很辛苦
6.事後處理-其實車展完很多該做的事都沒有做
譬如寄感謝函、follow新聞稿等
先寫到這裡
其他的日後想到再補充好了
續下篇
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