系學會第一次會議記錄
時間 : 6/15 (二)
地點 : C302
討論主題 : 系學會架構,分工及人員問題討論
出席人員 : 柱子 kr 蔣哥 小硬 狗力 呱呱 yahoo ash 小樹 阿朗 penpen
世民 小黑 還有我
會議記錄
今天預定是中午十二點開會 不過因為等某些同學不到
所以到了一點才開始進行 會議於兩點半結束
開始由我提出我的想法
今年系學會的目標
落實系學會組織,分工
溝通人與人的相互關係 互動 不論是同屆 跨屆 師 生 職員
改進舊有的缺失(學會空間管理...)
各活動的成功
我將系學會以以下的組織來分工
會長-----副會長
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|------執行祕書
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文 資 體 總 活 公 學 親 美
書 訊 育 務 動 關 術 善 宣
會長負責規劃整學期大方向,計畫 於會議中進行討論 是否可行 並定出時間表
會議由會長,副會,執行秘書,各組組長進行討論(組長可匯集組員意見來提出)
相關活動由相關組長規劃 召集 於會議中提出 會長審核
經與會人員同議
由執行祕書照計畫分派工作給所有相關的部門
並且落實工作權責的分配,執行
督導進度,掌握工作狀況 由會長負責
對於工作的分配 以執行祕書所說為原則
遇有衝突 皆以會長分配為先
各組長有問題 直接向會長反應 尋求解決
遇有困難 在方案規定(另定)的範圍內(因事情不同) 由組長全權決定
再無法決定 才通知會長尋求解決
各組長對會長負責 執行秘書對會長負責 副會長協助各組組長
各組負責事務
總務 : 學會財務的管理 庶務管理及維護
文書 : 會議記錄 文件檔案管理 印信管裡 文件起草
學術 : 定期介紹好書 搜集相關資訊(學術活動) 學期考試題庫的建立
公關 : 負責聯絡交涉 場地借用
活動 : 相關活動(宿營,舞會....)規畫 討論
資訊 : 大學部電腦管理 維護 卡沙米亞BBS站系統管理
體育 : 系內體育活動籌畫 大地盃 人員調配協調 各系隊問題的匯整
美宣 : 海報制作 文宣
親善 : 關懷各屆同學 問題意見匯整 處理無人照顧的家族
目的在求增加各屆交流(每屆設組長一名)感情和睦
除了各組基本的工作
這學期預定所須舉辦或參與的活動有
八月中的小迎新
九月開學前的系迎新
十月份的迎新宿營, 舞會
三,四月份的大地盃
五月份大氣之夜
體育活動(汽水盃..)
團康活動(卡拉ok..)
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以上是我所提出的看法
再來阿朗與小硬提出 今天由於人力資源不足(以今天出席率來看)
如此旁大的架構如何能夠負擔 由其聯絡溝通也需要加強
而且今天在場的僅部份的同學 不能夠完全的代表全體意見
所以這邊將這次會議的記錄po出
希望大家都能夠提出自己的看法 疑問
另外呱呱同學提出 應將活動這組刪除
每遇有大活動時 找一個人來擔任總召 來規劃整體事務
有同學等人 提出
親善的功能實際上效果可能沒有很大
要找出對於整屆同學很熟 能夠良好的溝通的人很難
penpen提出 如果一個活動光由每組兩到三名同學負責
人力會不夠
其它 這次是很重要的班會 可是有些同學 仍珊珊來遲
或沒有出席 擔誤了大家時間在等待上面
希望大家能夠重視 這是屬於大家共同的權益
也希望大家能夠多多提出自己的意見
因為大部份同學都考完了
大家比較有多的時間了思考一下
希望大家能夠在6/25號前提出意見
之後 就要確定詳細的組織 並且進行分工
謝謝各位的合作
小馬
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