大家好!我現在說明為什麼我們的通訊錄製作了這麼
久還沒有出爐?
在準備製作通訊錄時,我先打電話請教去年系學會負
責完成通訊錄的部門負責人--秘書部嘉蓉學姐,她說
因為以往通訊錄並沒有將底稿製作成磁碟片保存,所
以她們去年"花了將近8000元請廠商打字",然後不斷校
稿(好像一共校正了6~7次),最後才定案(但是仍然有
不少錯誤之處)......
學姐也同時告訴我說那張磁碟片放在"系學會辦公室
秘書部的抽屜裡",但是結果我和豐吉幾乎把不到3坪
的系學會辦公室翻了也找不著那張"傳說中的磁碟片"!
本來我們想要是有那張磁碟片,只要補充大一的資料,
大二至大四再做更正,就可以大工告成了......但是如
今找不到的後果只有兩個可以選擇--自己or廠商重打!
想到還要再花8000元去弄一張3.5磁碟片,我們實在下
不了手,所以只好自己來了!這件事我有和照峰討論過,
他是說可以"請其它部門的學弟妹幫忙",可是我怎麼
想也沒這種道理,我想不出任何理由可以讓其他部門的
學弟妹來幫我們做這份吃力不討好的苦差事......所
以我們部門的學弟妹就遭殃了--立盈負責大一,智賢負
責大二,我負責大三與導生名單,翔華負責大四(不過他
以統計作業和智賢交換,所以智賢也把大四打完了....
..),豐吉負責教授 經研所碩士班與博士班 家族名單等,
這部分的作業漫長與曲折,我想大家可以自個兒去想像!
好不容易整個作業完成了--途中我老實說,學弟妹們的進
度比我想像中慢了許多,那是因為他們有個經小考 統計
電腦作業等事情耽誤了,我實在不忍心再說什麼,只有一再
延後完成日期......等到我們要找廠商時,又出現了我
們料想不到的麻煩--他們要我們把內容印出來!這部分是
我們這次作業最大的敗筆:我們事先沒有統一格式!!!所
以我們跟本沒有辦法印出我們想要的內容(Microsoft Word
的格式很不好轉換,會出現跳行的問題),所以我們只好家請
廠商再幫我們排版--一頁50元,共有90頁左右......但是,
後來廠商也跟我們說,其實當時應該還是給他們打字,因為
即使我們的格式都相同,他們還是要以他們的專業排板軟體
上製板,這筆錢仍然省不了!而且若是一開始交給他們打字,
他們便會直接始用那種軟體打字,對他們來說,亦省下許多
功夫!雖然多話3000元,不過還是值得的!到此時我才知道去
年所謂花了8000元應該是打字與排板的費用之加總......
現在整件事情算是告一段落了!我只想說由於以往的傳承不
佳,讓我們一切事務要自行摸索,所以走了許多不必要的冤枉
路,這幾天我不斷回想,真的對不起好多人--不單單是我部門
的學弟妹,還有大一的學弟妹們,他們盼望通訊錄可能早以
經"盼到絕望"了吧......(可能我的祖宗十八代也被問候好幾
次了吧!)做了這麼冗長的說明,我只想給其他部門做一個參
考--一定要做好傳承的工作,否則下場真的不是你能預料的!
文書資訊部部長 謝宏裕
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