Re: [人際] 該怎麼指導年長助理？

[Fay (呼)]

我剛好帶過一個年資15年、大我10歲的staff，跟你分享幾個帶人的技巧~

一、工作盤點：
讓同仁及主管了解工作的全貌、庶務性佔?%、專案性佔?%
了解工作的重點所在、是否有不必要的冗事占用他的時間
盤點工作時請汰除冗事

二、工作SOP手冊：
將routine的業務做成SOP，設計check point，讓錯誤率下降
你也可以閱讀他的工作手冊，找出他工作時常錯誤的原因

三、工作日誌：
有時候工作錯誤率高、效率低，是因為工作不連貫，沒有將同性質的工作安排在一起
如同上健身房一樣，不會跑步20min、游泳20min、重訓20min...

~~~以上三點做好了，你也做好陣前換將的基礎~~~
~~~邊給老人機會、邊想下一個助理要什麼特質~~~

四、明確化工作範圍：
如果他只是助理，請只給他助理的工作、而不要讓他的工作內容超出他的薪水
不要以為自己是這樣爬上來的，就認為大家都可接受工作內容>職稱&薪資
講中肯叫壓榨、講好聽叫學習

五、明確告知工作標準：
請明確告知他，你60分的標準在哪裡?低於60分你的懲罰在哪裡，多的都算賺到
先達到60分，再慢慢給他65分的目標、一步步來

六、找出他常出現的錯誤，思考如何預防：
找出他常出現的三個錯誤，請他交給你之前花10分鐘再檢查一下這幾個地方
不要放任他一錯再錯，久而久之會對自己沒信心、然後肚爛主管要求太高

七、找出部屬能接受的溝通方式：
有人吃軟不吃硬、有人吃硬不吃軟、有人不喜歡囉嗦、有人不喜歡思考
要找到一個他可以接受的方式、切記不要在公區念人

八、激勵措施
當達到你設定的目標時，請不要吝嗇給他獎勵
不論是私底下的mail、私底下的員工聚餐、或是他有困難時給他休假
但是不要把這些當作施捨，也不要把要求回報

我永遠記得某天孩子發燒但工作正在趕工，
主管跟我說交給他就好了，先回家照顧孩子~~


總結

不是主管講的話，底下人都要全盤接受，尤其staff年資比你更久時
鐵打的軍營流水的官，很多公司的總經理比工友短命

身為主管要適應每個不同個性的staff，而不是讓你的staff適應你
因為你換人的機會比他換老闆的機會高
當你抱怨staff表現不力時，請先看看你他多少薪水~
然後告訴自己，身為中階主管，就是被上幹譙辦事不力、被下幹譙機車的三明治



※ 引述《omg6999 (痛苦會過去 美會留下)》之銘言：
想問一下，我的助理大我7歲（我現在28是正職，她35歲是派遣），公司前年新成立的海
外業務team，我從團隊籌備期就加入，很多文件跟流程都能掌握，但是業務量的確不少又
雜，所以公司幫我找了助理，面試時也讓我親自挑人。

其實現在的助理有點像是次要的選項，在她之前曾經有個有業界經驗、社交能力又好、年
齡也跟我差不多的女生，原本希望請她來協助我，沒想到那個女生在最後說正式通知她已
經找到其他公司的工作，所以就不來我公司了......。

那陣子剛好業務量很大，我整個分身乏術，所以情急之下就採用了現在的派遣助理。

業務是以販賣海外客人日本金融商品跟條件交涉為主要業務，當然我的助理她是文藻日文
系出身，日文方面沒什麼問題，但是英文多益在500以下、也沒什麼對顧客互動的經驗，
常常聽她跟顧客說話結巴，也可以感覺她很緊張=_= 而且一堆贅字......有時還忘詞。


雖然有時會提醒她，但是以我的立場又不能太過強硬要求她（嗯...還是偶爾會想到我年
紀
比她小的事），我都是跟她說「麻煩妳幫我...」「...麻煩妳了」。

可是她做事也是常常會有疏漏，還有不太會主動發問或是自己主動了解金融業界相關知識
或新聞，相較之下我自己以前做了很多功課，不管是日文或英文的概念我都會設法去瞭解
，所
以心裡有時覺得很力不從心，有種知音（應該說是互相激勵、合作愉快的夥伴？）難尋的
感覺。（同事都說是我要求太高了...）



我最希望的就是讓她能主動積極幫我處理問題，還有挑出事務瑕疵，但是目前已經過了一
年半，還是感覺不出她的積極，我又不好說，常常事情我掛名負責，請她初步檢查常沒看
到後來發現的錯誤，我也不放心把事情全權交給她，我必須每個字都很小心仔細檢查，但
是這樣搞的自己很累......。


最近這半年來她的態度越來越誇張...也許是因為討厭我平常給她太多「建議」？可能講
太多她需要改善的地方，讓她覺得我一直碎念她？


我每次口頭拜託她做事（copy,scan,mail之類的）之後，但是她完全沒有回應（不說話）
的話，雖然她會做，但就一聲不吭，把我當透明人。

（但她對其他同事反而超客氣，被拜託事情馬上笑著說「好哦馬上做。」）


我最近已經很忙，身兼不同產品負責人， 拜託她做事還要看她臭臉態度真的很累......
有
時乾脆全都自己經手大小事


有人能給我如何指導（？）比自己年長助理的建議嗎？

還是說我該直接請公司換人呢？
跟一些朋友討論過，有些人覺得是黑羊效應，有些人覺得應該是她很嫉妒我，所以才會展
現敵意，但目前為止還沒有什麼好的解決辦法，讓我覺得好煩......。QQ



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※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/CareerLady/M.1497008974.A.EF6.html
推 foxtail666: 聯絡HR協助安排更換職務內容，助理是support，合與不
→ foxtail666: 合很重要，有心沒心更重要。不是fire人，放手讓HR幫
→ foxtail666: 她去配對更適合的主管，找到幫得到忙的助理專案有進
→ foxtail666: 度，增加公司獲利機會雙贏。
06/09 20:22

妳的建議跟思考角度很不錯，的確她很適合只做事務行政工作，現在派給她的工作真的不
適合她吧......。
→ vodkalime: 掛助理…你給他多少薪水?感覺你很希望他積極主動並學習
當然薪水不多，但我也是從助理升上來的，我只花了兩個月變正職，當然是因為我的主管
認為我很積極主動學習才提拔我。她自己說她也想當正職，公司才叫我想辦法培訓她，但
看來這工作性質不適合她。
→ vodkalime: 但他等級跟你不同,也許他對自己的定義不是這樣啊
→ vodkalime: 不過後面說的態度是有點誇張,感覺在反彈了
→ vodkalime: 不過關於你負責的事 他只是檢查者沒抓到問題,我覺得
是我寫錯，我是希望她「初步」檢查要搜集的重要文件有沒有缺少，以及檢查其他公司提
供的金融文件契約有沒有不適當的內容，最後是由我負責蓋章。
→ vodkalime: 你問題比較大耶,要說責任你一開始就該寫正確啊
→ vodkalime: 我幫別人覆核的時候也是這樣覺得
不是她覆核，不好意思，已修正補充原文意思...
已回文，所以刪除我自己的推文哦
※ 編輯: omg6999 (1.75.238.190), 06/09/2017 21:10:03
※ 編輯: omg6999 (122.103.121.155), 06/09/2017 21:23:18
→ slimmybty: 我覺得忍耐/嘗試一年半很久了耶，而且我很不能接受別人
→ slimmybty: 態度問題，尤其是她的角色是要協助你。考慮換人吧。
推 Grass123: 覺得工作上不要去注意年齡差異，我年紀也都比同事小但
→ Grass123: 業務的清楚程度確實是我比同事清楚，私下要如何相處是
→ Grass123: 一回事，公事上就是依照專業程度去做，妳是主管就要有
→ Grass123: 主管的態度，沒有主管在拜託底下員工做事的，難怪她也
→ Grass123: 不把妳當回事…
推 Grass123: 或者可以與她私下針對工作內容與職務詳談，妳也去了解
→ Grass123: 她的期望在哪、困難點在哪，然後去跟妳的主管商量後決
→ Grass123: 定是否請主管或人資做工作調配與評估她適任與否
→ hd9040: 我覺得你不用這麼客氣 既然不能幫到你怎不趕快換掉
→ hd9040: 跟年齡沒有關係 是工作認知有問題 (我的業務也比我小...)
推 makio: 已經一年半了，你人真好....
→ ann7773631: 換人
推 cindy0310: 主管不是要當好人的，要當值得信任的人。年紀不是問題
→ cindy0310: ，不用怕。態度不對不用怕尷尬，立馬糾正說「你沒聽到
→ cindy0310: 嗎」，氣勢不壓下去只會姑息養奸而已。把他的工作都盤
→ cindy0310: 點出來，請他按sop(你期望的方式做），做不到就約談問
→ cindy0310: 他自己覺的要如何改善。約談3次後，都不改善，表示再
→ cindy0310: 不改變你會有對應的做法。1年半你真的很會忍啊！辛苦了
→ cindy0310: 。第一次當主管都會這樣。
推 HZM: 推Grass123。要先試著雙方好好完整的溝通過一次。
推 HZM: 先試著把結解開，做不到再把結剪斷。而不是連嘗試都沒有。
→ GEoilo: 換掉吧～他聽得進去現在就不會只是助理了
→ sichi: 1.不用管他的年齡  頂多講X小姐  X姐  2.工作問題一次講清
→ sichi: 楚  口氣不用放軟  但也不用硬  但要有主管的樣子  要讓他
→ sichi: 感受得到你對他很不爽  3.麻煩甚麼的那種同輩或下屬用辭
→ sichi: 不要再用了  他做得好就說做得不錯  做得爛直接點出  做得
→ sichi: 普普就甚麼都不用講  4.沒回應就說回答呢  有聽到嗎
→ sichi: 5.給他3個月期限改進  期間面試新助理  他不改或只是小改
→ sichi: 就找新助理進來  新助理學得好就請他回家吃自己
→ sichi: 6.新助理不要交給他教  他自己都擺爛了  會教才怪
→ sichi: 7.老實說  既然他是派遣  你應該先要求派遣公司換人啊
→ sichi: 他搞不清楚誰是主管  就給他難看啊  很難?
推 violadepp: 既然是派遣，職務又是你的助理，把你當透明人這種態度
→ violadepp: 當然是直接換人啊
→ violadepp: 不管他是幾歲，你都是他的直屬主管，你就有資格分配及
→ violadepp: 要求他的工作內容
推 sunny790615: 我也覺得直接換人比較快
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→ sichi: 你有注意到  那個膽敢不理會主管的助理  只是派遣的嗎?
→ sichi: 沒有人需要為了派遣  費心做他自己應該要知道的事吧
推 oracleangel: 已收精華區