推 ivycheng0415: 好棒 很實用的技巧整理 謝謝分享 03/23 11:21
※ 引述《xiaoyingyu (xiaoyingyu)》之銘言：
: 但只要需要接電話或打電話我總是會莫名緊張
: 有時候還會被自己的電話響嚇到（辦公室很安靜）
: 手會微微顫抖、心跳加速、流手汗、腦袋容易短路或空白
: 電話講了大概30秒後腦袋會恢復正常
: （剛開始會慌亂 反應都比較直接 但打來的人通常都滿急的 可能語速很快或很衝我就會
: 更緊張）
: 但緊張的感覺常常讓我事後很後悔
: 因為太緊張聽不清楚 會需要對方重述
: 或是不自覺重述對方的話（你是指____對嗎？）
原文太長，請恕我留下比較重點的部份
分析一下緊張的原因：1.未知（腦袋空白） 2.對方講話太快
另外一個值得注意的事：1.接電話的頻率不高 2.打來的人都很急
知道這兩個原因之後就比較好處理了
首先，請你先以方便但好整理的方式，進行電話應對檢討（筆記本或電子化都可以）
接下來針對檢討的內容，進行流程改善
並針對 5W+1H 擬出sop，通常會是這樣的
一 、你是撥話者：這時你是主動，所以事前可以有比較多的準備
1.為何要打這通電話（Why）：我真的遇過很多人，沒想好就打來…請撥號前先想想
2.對象（Who）：通話對象
3.目的（What）：溝通的議題
4.方式（How）：如何和對方合作達成目的
5.時間（When）：「目的」的期限
6.地點（Where）：「目的」的完成查核方式，如以email或者電話再度聯絡…等
通常，「目的」及「方式」都會有很多項
請善用TODO List，先把「一定要確認」的事項列下來
以上你都想好，準備好之後，再打電話。
二、你是受話者：這時是被動的，常常因為對方口氣很急，所以你緊張
這裡就更簡單了，為何要你先模擬你是撥話者呢？
因為這裡只要列出上面的 5W1H 填空就好了！
隨手找張紙，把上述的問題都記錄下來，如果對方沒有提，就問清楚
剛開始會不知所措，所以需要你先做通話紀錄
其實工作就那些，每通電話的流程也不會差太多
練習整理如何在別人一股腦丟東西給你的時候，迅速的抓重點
也可以先把整理好的流程寫在便條紙上，貼在電話附近
其實說那麼多，要訣就只有四個字「事先準備」
以上方法都可以視你的工作內容或者習慣做刪減、應用
但是最重要的是事先準備好
準備好，知道要做什麼，自然就不會緊張了 :)
以上，秘書的小小心得，應該有幫助
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 203.69.34.169
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/CareerLady/M.1458699819.A.CE6.html