Re: [閒聊] 秘書工具書及心得經驗閒聊

[sunny790615 (小太陽)]

看到分享與客戶會面注意事項, 讓我回想起我之前待的公司
眉眉角角其實超級多XD 但有幾點想問問大家的意見~

主要是針對原PO 提到的會面時間技巧:

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1.訂周一或周五見面表示對方是認真的，

   約見面以10點、13點、15點、17點等時段安排。

  相反的，如果不是約前述時間，表示對方認為這次見面不是太重要。

  約X點30分表是這個約會可有可無。
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在我的經驗中  約星期一會被客戶當成來亂.
已經夠多事情要忙了還要擠出時間見你   一個不小心就會激怒對方.
一般我只會最多試探性的問禮拜一是否都在開會.  有無時間
在一開始不懂事有幾次直接約禮拜一 都被客戶直接表明這樣他們非常困擾.
原PO 有回覆說書中是在撇開這幾天沒填滿的情況下來看
只是這確認的方式也是一門學問 就有不小踩過地雷  還被酸你們公司都不開會的嗎XD

約禮拜五我會偏向談論叫不重要的事情. 如關係維持的拜訪. 因為隔天放假.
而也因為隔天放假, 許多客戶下班會需要趕車,
又或者只是單純因忙了一禮拜想放鬆了  希望準時下班.
所以因為隔天放假可以放心談的想法可能要再考慮XD
再者, 隔天放假, 那所以所有事情有非常大的機率拖到禮拜一.
禮拜一如果再一忙… 等事情真正被處理時可能已經忘記一半了 囧
打鐵要趁熱阿阿阿~~~~


再來會面時間
要約下午一點不如直接約中午吃飯.
很多公司午休不一定是12點開始  有時是12:30. 休一小時至13:30.
而就算約一點, 對方也剛好午休完畢  還在回神的時候就被約見面
我碰過的狀況是

1.對方遲到. 不管是外出吃飯或者剛睡醒  都還是有點兵荒馬亂.
而且很多的會面是需要準備的. 對方很有可能根本沒時間準備.

2.對方不在狀況內. 跟上面有點像, 就是落東落西, 一問三不知XD 就單純還沒回神
吧哈哈哈
所以我一般約下午兩點左右. 讓對方有點時間緩衝.
(而且約一點 那自己什麼時候吃飯啊…? 這樣一邊開會一邊肚子唱歌有點糗XD)


約下午五點的話  除非我要找客戶吃晚餐, 不然絕對不約這時間.
快到下班時間對方會有事情要做, 要收尾要回家. (我也是XD)
一個不小心耽誤到, 我不相信有多少人會開心..
我最晚約的時間最多到四點. 而且會在五點半之前結束.
讓對方有時間處理不管是自己的事或會面的事.
若有事情需跟公司聯絡, 也有一點緩衝時間.
若約五點  結束後要聯絡事 大家都下班了也是很尷尬~
雖然我一般約下午後我都不想做事了哈哈哈哈
但至少是要離開時還可以說快下班那就不打擾了  一般效果都不錯~


其他提到的幾點其實很不錯, 像是照片幫助記憶之類的.
以前我們都被要求得偷拍客戶回公司交由秘書幫忙建檔. 不得不說他非常有用,
只是我到後來就懶了XD 就隨他去了…..


一點淺見跟大家分享, 如果大家有別的看法希望也一起討論.
大家一起努力成長吧~~~~~~~~~~





※ 引述《isingyeh ( )》之銘言：
: 因為工作關係，所以看了很多工具書
: 之前擔任過秘書，有時還會被唸 哈哈
: 結果沒當秘書後，才看到這本書....(有種覺得可惜的FU)
: 書名：日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課
: 推薦給剛出社會想訓練敏銳度、當剛當秘書的版友
: (資深秘書的話，應該就不需要了^^")
: 網誌有圖好讀版
: http://goo.gl/s53ocO
: 文字版
: 記得大學以前，看的課外讀物幾乎是文學小說之類的書，
: 出了社會以後，文學類大幅降低，
: 為了提升能力，看了很多工具書。
: 今天想分享的是我當秘書一兩年後才出來的書，
: 「日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課」
: 內容很簡單有趣，
: 其中看到一些小key point的時候，心裡會OS：原來是這樣阿~
: 這本書是由專業資深執事所寫，
: 也現場指導過執事日劇的拍片，像是<<推理要在晚餐後>>、<<黑執事>>
: 執事跟祕書其實有點雷同，就是輔助上司打理周邊的事務，
: 工作可大可小，就看每個主管跟每個當秘書的人如何認定
: 這本書主要是教大家如何培養敏銳的....
: 也就是，查覺細微變化，對方不自覺散發出的訊息，
: 去定義分析歸納觀察後所獲得的想法。
: 最後再利用觀察分析的資訊，去預測將來的能力。
: 這本書有些部份很簡單，有些部分則有些意想不到的小撇步或執事的有趣分享。
: 會針對一個撇步，說明觀察力、分析力、假設力。
: 最後再來個總結。
: 以下先列出我覺得蠻有趣的幾點：(後面再寫心得)
: 1.訂周一或周五見面表示對方是認真的，
:    約見面以10點、13點、15點、17點等時段安排。
:   相反的，如果不是約前述時間，表示對方認為這次見面不是太重要。
:   約X點30分表是這個約會可有可無。
: 2. 透過相片鍛鍊分析力跟假設力：
: 在客戶名片上貼客戶照片，可以回想到客戶的特徵，
: 藉此假設「下次如果怎樣怎樣的話，對方搞不好會很高興」
: (希望客戶都跟阿部寬一樣又高又man~ 我願意貼一千張照片)
: 3. 透過具體案例拉近雙方認知：
: 例如：同事會說要訂高級餐廳，找你討論，這時要舉出具體的餐廳名稱來確認。
: 4. 在送客的短短數秒之間，聽出對方的真心話
: 因為客人離開時由於心態放輕鬆，容易說出真心話，所以可以事先想好要問甚麼。
: 5. 用不同方式詢問，了解對方背景跟思考模式
: EX 主人想吃煎餃，不是只照做準備煎餃而已。
: 可以從不同角度提問:「您上次請好友吃煎餃是甚麼時候」
: 漸漸了解對方，提升假設能力
: 心得：
: 像是約時間這方面，我想台灣人很少會想到約半點不好，
: 這是因為時間感覺較瑣碎的關係，
: 我自己也沒有想過這麼多。
: 但碰過約X點15分的秘書，當下感覺真的不舒服
: 然後，關於名片管理，
: 我想很多人應該會在與會後，在名片上做個甚麼記號，幫助下次回想。
: 如果主管是大人物的話，他可能無法記住同桌的誰是誰(但大家都會記得他)
: 有時候，秘書要在旁邊小聲說：穿紅衣服的是XX小姐，上次在XX地方談過甚麼生意
: 如果秘書事前有先記好長相，也就比較好辨認。
: 當時我還沒想到要用照片來幫我記憶...，
: 看到這本書才想到，對轟!!! 好歹也用個合照裡面的頭像...
: 甚至對方的特別喜好，有加註在名片，也可以幫助人際關係管理。
: 但出差前，我會先幫主管整理好一份，很簡單的見面名單，
: 名單上有與會者的名字、照片(因為見面的也都是有來頭的，搜尋的到)、
: 基本資料、最近有甚麼相關新聞，
: 這樣也讓主管在跟客人聊天時比較好開話題。但要小心不要姑狗錯了。
: 這個方式也可以用在自己要面對客戶的場合。
: 第三第五點也很有感覺~
: 因為主管們通常是看大方向的人，所以交辦事項時可能比較抽象，
: 這時如果用具體的方式詢問，
: 在用不同角度閒聊一下，或許可以更切中主管要的重點。
: 這是我現在也還在學習的部分，學習要怎麼拿捏閒聊、具體發問時間跟內容，
: 當然在同一崗位越久，自然越了解主管要甚麼。
: 在不知道的情況下，還是要多多發問、多聊一下。
: 就算是同一公司，每個主管的做事方式態度也不一樣，
: 如果會對應到其他主管，也要留心喜好。
: 一方面，幫主管做好基本事務，一方面也是培養敏銳度。
: 簡單的一例，像是我之前主管喝的茶很淡，
: 但如果另一個主管來，就要將那位主管的茶泡濃一點。
: 如果客人走了，發現某杯茶幾乎沒喝，
: 要回想一下剛剛那位是誰，下次他來的時候，可以改變一下泡茶方式。
: 我想到我之前有一次泡的茶，自認是金黃色，但主管一口都沒喝就去開會了。
: 當時我覺得怪，所以就喝茶壺裡剩的茶(沒茶葉囉)，結果超澀的...，
: 真是辛苦當時的阿公主管了 哈哈
: 這本書大多都是簡單的例子跟說明，
: 但如何延伸運用，如何提高敏銳度，又是另一個層次。
: 或許這本書沒特別提到如何具體應用，可以思考他所寫的思維，去運用在其他部分。
: 如果是資深秘書，我想這本書或許沒甚麼必要去買，
: 如果是剛出社會的朋友，倒是可以多多了解裡面的思維。

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推 isingyeh: 其實我自己幫主管排 也不會排一點 也要考量對方舟車勞頓
→ isingyeh: 然後我們公司重大會議是禮拜二 所以書上歸書上 還是要跟
→ isingyeh: 自己公司狀況結合才有用 謝謝原PO分享經驗 約禮拜一的確
→ isingyeh: 是個學問 還要擔心被白眼XD
推 ines1969: 推～
推 kgi: 我們公司也是週一很多會議，週五大會議