2005年輔仁大學嘉雲會巧克力傳情終極戰前會議
日期 時間 地點 負責人 會議紀錄
94/10/22(六) 19：４５ 聖言樓3F 育賢 Erica
☆會議流程
一、行前進度回報(完成即做上記號)
1.器材組
(△) 各項器材預定完成並確定其完整性。
（○）確認器材搬取時間。
（×）與各家負責人確定各家每天場布與場復人員並製表記錄。（含姓名、手機）
。※請在明天午夜前完成！
（△）支援各家負責人準備攤位器材。
※大型器材由器材組搬運，小型請各家自行負責
2.總務組（由於沒人到場，故由負責人另行通知）
(？ ) 結算統計嘉雲週巧傳收支與收據明細並呈報。
（？）發給各攤位負責人宣傳費並統籌記錄活動收支。
3.文書組
(○) 簽到表完成
（△）製作放大版傳情學校表。※請在明天完成
4.攤位負責人
(○) 排班表確實完成。
(△) 製作攤位全體員工聯絡表。
※因為各攤人員有調動，ｓｏ要再做最後確認！
（△）攤位宣傳主題設計報告。
1用心來交陪2電車男3宿舍主打到寢服務4△5△
（△ ）確定所有排班人員都知道自己的班。
1△2△3×4×5×（請告知所有調動人員之排班表）
（△）向所有該攤工作人員宣導值班理念與規範。
※各家請準備注意事項貼桌上，明天以前集合工作人員宣導！
（△ ）準備好攤位用具並列出器材清單 (每天、每節都要有)。
※請儘快準備，注意文德＆大門口攤要有２個零錢盒（現場跟傳情分開）！
（△）雨備場地確定。
※請１２３５家儘快回報！
（△ ）海報張貼情形。※請１２５家儘快貼完！
二、各組10/23禮拜天午夜前應達工作進度
1.器材組
a. 確認每天早上之器材搬運人員
b. 確認總務處器材搬運人員
c. 確認每天管理場布場復之器材組員名單並回報
2.總務組（由於沒人到場，故由負責人另行通知）
a.將嘉雲週之全部帳目、卡片等等資料統計完成。
b.確認每天晚上結算管理之總務組員名單並回報
3.文書組
a.積極協助三個特殊工作隊完成任務
4.攤位負責人
a.積極向負責人回報作戰進度並確實完成各項未完成之戰前準備工作
b.向負責人領取收據、卡片、信封、錢袋、海報等
※卡片可換，信封不行換
5.網宣特殊工作隊
a.完成網宣文章並發動BBS & MSN謠言散佈作戰
※bbs－正杰，請先徵求版主同意以免變成水桶！
新目錄之相簿－惠伶
新目錄－由嘉峰製作
6.海報特殊工作隊※由於海報所在焯炤館，故星期一統一發給負責人
a. 啟動海報狂貼作戰（快、狠、準），補足所有未貼海報之輔大週遭地區
7.進修金庫特殊工作隊（育賢、河馬、義璋、偉智、小鐵、邱鏡銘…etc）
a.準備一套完整的擺攤道具
b.將所有下禮拜之外務排開
c.啟動三多模式【多吃、多喝、多補眠】
d.把下禮拜的功課、考試準備好
e.祈禱一切順利
※每天９：３０場佈，在進修部結算，女生會在１１點前放人！
三、注意事項
1. 場復地點：輔園─輔園、大門口、小巴黎；積健樓─利瑪竇、文德
2. 雨備：請各家負責人儘快回報！
3.卡片回收需紀錄回收日期於留言本背後，以確保卡片回收！
4.每天晚上大二以上工作人員於７：３０於輔園做最後結算，每家至少２位結算金額，一
位負責人開會，負責人需確實將重大決議告知各位工作人員！
5.手電筒一攤至少２～３支！
四、臨時動議
1.加印ＤＭ１０００張，每家２００張！
2.每家聯絡表增加負責人電話：育賢0958646***，阿毛0919664***
3. 文書組排班表改簽到表！
五、監督人發言
※請各家確實回報進度，活動即將開始，未完成之事項請儘快完成！
六、顧問團發言
1.各家提醒客戶卡片回收日期為２８號以前，各攤皆可回收！
2.２台機車，一前一後，鑰匙請放攤位上，車廂內可放補給品，記得加滿油！
最近機車抓很緊，請小心！
3.各攤要有一本綠色通訊錄！
4.沒有大聲公要借，可向各大系所系學會詢問，器材組請借７支遮陽傘＆１司令帳！
5.注意事項及海報可貼桌上，記得用膠帶護貝！
6.卡片單子要用口紅膠黏！
7.如果天色太暗可以將攤位移到公佈欄下方，借光！
8.膠帶、口紅膠由器材組一併購買！
9.負責人有2位，應相輔相成；不要都攬在身上！
※另外如尚有疑問，請參照巧傳２籌注意事項！
1.現場雨勢若過大，各家請自行移至雨備場，並向負責人報備。
2.10/26星期三晚上巧逢學校舞會，文德攤位加班到21：00。
3.利瑪竇攤位10/24~10/28每天皆加班到19：00。
4.除上述兩點特殊情況外，各攤位收攤時間可彈性調整於18：00~18：30間。
5.各攤位皆可拿到天使心項鍊、皇冠誕生石項鍊（十月）、幸運草心項鍊各一當作現場
展示用。
6.嘉雲週巧傳擺攤僅提供傳情服務不提供現場訂購服務。
7.會上工作人員欲訂購巧克力者，請於禮拜五收攤後統一採"現場訂購"購買，並榮享75
折優惠價且不收取手續費。寫於同一本收據本上。（※請勿張揚）
8.收據填寫注意事項：
＊收據本左上方空白處簽上經手人之：1.姓名2.日期3.時段Ex.李育賢10/24（3,4）
＊收據若不慎寫錯或跳過，請劃上大X之後內摺。
＊每份寫完後外摺。
＊每天於收據本之第一張左上角貼上便利貼標記（便利貼含1.日期2.時段）
9.傳情卡片注意事項：
＊給予客戶前先於信封袋背面右下角填上：
1.流水號2.家別 Ex. 032501（文）
10.現場訂購注意事項：
＊收據上清楚填寫：1.訂購項目.數量單價+手續5元=總價，客戶姓名.系級.手機
＊清楚告知客戶取件時間地點為10/31 Mon 12:00am
13.各家每時段包含大二以上幹部，最少需3~4人。
14.各家負責人確實聯絡寶寶並告知其排班時間與注意事項。必要可印講義。
15.值班理念：『負責、確實、不慌亂』
值班規範：1.輕鬆娛快但不影響工作進行。
2.先收錢再給收據。
3.確實清點帳目資料。
4.功課優先，不要翹課排班。（僅適用於寶寶）
5.值班前請先看注意事項。
6.宣傳主動積極，可主動詢問是否需要DM。
7.非嘉雲會的人員若有到攤位幫忙，請他們不要負責經手。
16.如有班上同學欲購買巧克力，可事先向他留資料&收錢，然後拿回攤位填
寫再給予收據。
17.可多運用人力資源向各班總務或班代推銷建議其使用班費購買。
18.器材清單（二籌簡要版）
1.錢盒(1500元的零錢) x2（分傳情與現場訂購）
2.資料夾(統計表、排班表、簽到表、通訊錄)
3.工具盒（膠帶x1、膠水x1、剪刀(自備)、紋香、原子筆（硬筆頭）x5、信封袋x10）
4.計算機x2~3、手電筒x2、收據本（傳情校內外各3、現場賣一本）x7、注意事項x3(黏
在桌上)、海報（兩種各三張）x6、目錄x4、垃圾袋一天 1個、抹布x2、衛生紙 x2包、遮
陽傘&A字板各x1、桌子x2、椅子×6。
19.價格變動：1.經典貝殼價錢改為$150
20.每兩節值班完畢值班人員要確實做到結算的動作，工具箱&資料要清點。
21.給收據單時記得告知有申訴電話。
22.本次現場訂購之部份不給總會介入，請勿給總會相關人員知道。（Ex冠志）
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