推 lifelight : 把試算表網址縮一下吧~ 03/22 11:55
大家好，我是奕廷~ 本來想寫一篇和華生/克利克的paper一樣簡短又精彩的小論文
但不知不覺就愈寫愈長了XD 還請大家耐心看完~
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【談以Google試算表建立隊伍行事曆平台】
一、 摘要
山社目前的隊伍公告以諸多型態出現在勘察留言本、PTT社版、FB社版以及山谷登山
會網站上，對於新生來說，頗為混亂。就社員而言，通常也需要藉由隊伍的「風聲」，在
社辦的茶餘飯後來得知隊伍的資訊。故本文著重在討論是否能藉由Google試算表
這個新媒介將山社的隊伍活動做一有效的管理列表，並成為新生、社員以及社團組織中各
部(組)間與隊伍有關之工作事項處理的平台。
二、 隊伍行事曆平台的目的性
建立隊伍行事曆平台的想法對我來說有兩個來由：其一是根據幾次參與社團迎新的經
驗，我發現新生最常問的問題仍然不脫「我要怎麼樣才能出隊?」或是「要如何知道你們
的出隊消息?」。對於第一個問題，社上目前習以為常的標準回答大約都是「多來社辦坐
坐啊」等等。對於第二個問題，隊伍的資訊會以FB的活動出現在社版之中，但也使得偶爾
不清楚狀況的新生會在活動頁面上直接詢問能否出隊，但已開出活動頁面的隊伍通常成員
都已確定。由於都是被這樣教導，或者也是這樣進來的，我們對現況習以為常。但我覺得
在這樣的說法背後是否有種「要跟我們熟，才可以帶你們出隊」的邏輯呢?
這個邏輯雖然也沒有什麼錯，畢竟和氣味相投的人、帶能夠信賴的人一起爬山是天經地義
的事情。但我希望這個隊伍行事曆平台的建立可以讓出完迎新隊的新生能夠更快找到下一
支想出的隊伍；可以讓沒有出到迎新隊的人不需要為了出隊在社辦坐著聽我們講一百句垃
圾話，而是很快地可以得到出隊的機會，下山以後一起坐在社辦講垃圾話。所以這個行事
曆應該要讓新生能更容易、順利的進入到山社裡面獲得出隊的機會。其二是我在大二下想
開加納富溪時，因為當週恰好有另二支隊伍在籌組，山難部負荷不來，後來這支隊伍就不
了了之了(我絕對沒有耿耿於懷喔XD)，因此讓我了解到給隊伍之間私下去協調，有時可能
是一種缺乏效率的方式。我想，以某種方式建立的隊伍行事曆應有助於解決這個問題。此
外，無可否認山社的核心即在於出隊，故幾乎所有山社內的部(組)的工作範疇自然也圍繞
在隊伍上。例如社產組、技術組、醫藥組及通訊組關心隊伍的公裝借還，山難部審核並注
意隊伍動態，嚮導部注意是否有嚮導考生要在隊伍中進行嚮導室外考試等。從另
一個角度來看，若身為隊伍領隊，雖然工作大多分攤到隊員手中，但若有一統一的平台整
合這些組(部)和隊伍相關的事項(也幾乎代表了一個開隊領隊在籌備隊伍時所需要注意的
所有面向)，那麼應有助於提醒領隊尚未完成或是尚未向隊員確認已完成的事項。
綜合而言，我所提出的一個結合山社制度的隊伍行事曆應具備以下目的:
(一)對新生友善的制度，使得新生對隊伍資訊的了解更為透明
(二)對社員方便的形式，使欲開隊的社員之間的調停更加公開、簡易
(三)對山社各部(組)對隊伍事項的關注和處理更有效率
(四)對開對領隊在處理有關隊伍的雜事時更加省力
三、 現況分析
目前社團中和隊伍行事曆的性質相似的媒介包括勘察留言本、PTT社版、FB社版以及
山谷登山會網站。以下簡易比較各個媒介之間的優缺點。
(一)勘查留言本
優點:
1. 最能反應近期隊伍資訊的媒介，也是新生報隊的方法之一(在尚有名額的隊
伍之人員欄位填上自己的名字)。
2. 其所附上的地圖和山難留守表資訊也作為必要時山難部可使用的資源。
3. 長期留底作為保存社團隊伍活動的文件(古老的勘察留言本)。
缺點:
1. 各開隊領隊置入隊伍資訊的習慣不一樣，目前許多人都在隊伍完全成形、人員
額滿後，甚至審核隊伍之前才將之置入，使新生無法再以勘察留言本查看可報名的隊伍。
2. 並非列表式的呈現每週的隊伍，且因領隊放入資料的時機不同，日期甚至會
出現參差。
3. 一定要在社辦才能翻閱、查看其內容。
(二)PTT社版(特指進版畫面顯示而言)
優點:
1. 依照日期排序隊伍，簡潔明瞭，具有行事曆的形式。
2. 任何人只要進版都能藉以了解近期活動。
缺點:
1. 通常顯示的隊伍都已成形，對新生而言無法再額外報名參加。
2. 空間只足夠顯示最近期的活動。
(三) FB社版(指以[山]為標籤的活動頁面)
優點:
1. 出隊成員可以密集查看最新的隊伍事項進度。
2. 可加上圖片、上傳地圖等等，能以各種資源呈現隊伍樣貌。
3. 若點選「活動」，可以看到FB依日期將隊伍排序，亦具有行事曆的形式。
缺點:
1. 活動頁面大多也是在隊伍成員大致確定後才會由領隊設立，一樣無法提供新生報名。
2. 若不把活動頁面點開，將無法知道隊伍分級、領隊等資訊。
(四)山谷登山會網站
優點: 依日期將隊伍排序，亦具有行事曆的形式。
缺點: 已淪為形式，少有人用其瀏覽隊伍活動，領隊在填表時亦通常不會附上完整仔細的
資訊。
綜合以上，我認為勘察留言本是目前山社最接近一「隊伍行事曆」的制度，而FB社版
則作為領隊和隊員溝通的平台，PTT社版的公告和山谷登山會的活動登錄之功能性則已式
微。然而，勘察留言本有以上所述的缺點，在功能性上也偏向為山難部服務，似乎實用性
較為狹窄。
四、 範例製作與Google試算表之優缺點比較
(一)有鑑於單純以文字描述或許使大家很難想像，故我嘗試做出一模擬的範例來呈現我的
構想，請見以下的連結:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1beM5T9UqloWI7ulNhYua0yWFo944kPUzNN8VOeCXruE/edit?usp=sharing
實際運用時，我建議應將此表置於FB社版的置頂貼文及PTT社版的置底文中。
(二)在這份Google試算表中，我試圖呈現出將不同部(組)和隊伍有關事項的sheet綜合在
一起的概念，以及為了瀏覽者的便利而把原在PTT社版的活動行事曆拿出來結合。各部(組
)要如何管理各自的頁面在此不予討論，惟詳細列出我對隊伍行事曆應包含資訊的想法。
在表格中，依照隊伍事項之屬性或相關的部(組)，分別以不同色系表示。以下逐一探討各
欄位之意義:
1. 週次
以週次來呈現整學期的隊伍我認為是最直覺的方式，並使山難部能很快知道當週有多少支
隊伍(在此每週留出兩列，以目前人力預設每週最多兩支隊伍)。
2. 隊伍日期
依照預設，每週僅有兩隊的額度，故若當週有超過兩個人想要開隊時，先填寫此表的領隊
優先，一旦額滿除非有隊伍倒隊，否則不得再更動。
3. 隊伍名稱
4. 隊伍分級
5. 群隊
6. 領隊
對於什麼時候領隊可以將隊伍登錄在行事曆上，我認為是只要領隊已找到可使隊伍結構穩
定的班底數量即可。
7. 領隊聯絡方式
此處領隊之聯絡方式可以領隊喜好或覺得方便的方式，例如個人FB首頁網址、信箱、手機
等等，主要是供有興趣報名的新生聯絡用。
8. 學員資歷限制
此欄供領隊填入在該隊伍中學員能力的最低限度。
9. 學員報名
此欄供領隊填入，有「可以」或「否，已額滿」兩種選項。此欄之填寫以領隊意志為主，
若領隊欲內定學員人選，則此欄可直接填入「否，已額滿」。這時候大家心中可能都出現
疑問:「那麼大家都像以前一樣在隊伍成形後再來填，那是不是改成這個表單根本沒差?」
我認為第一點是，在整學期的隊伍中(特別是上學期)，對學員的挑選應是從很公開到逐漸
內定這樣的一個過程，亦即如魚頭(2013)在小論文中提到的:在學期初盡量將隊伍能量用
於讓多一點人能進來體會爬山是怎麼一回事，在學期中後再逐漸關閉新生進來的大門，專
心培養有潛力、認真出隊的學員。第二點是，雖然不多見，但有時仍可看到少數隊伍缺乏
學員的窘境，這個公開的表單應有助於提升帶學員的「效率」，減少這種類似「資源浪費
」的情形。
10. FB活動頁面連結
若隊伍已開FB活動頁面，則在此欄貼上其網址，以便有興趣的人點入了解隊伍詳細狀況。
11. 留守人
12. 山難部長
13. 審隊日期/時間
用於提醒有興趣的社員可旁聽審隊。
14. 備註
供領隊或是山難部做有關隊伍的其餘事項公布。
15. 社產組、技術組、醫藥組及通訊裝備組之裝備借還表單
此表可由該隊伍之負責借裝者及該組借出或點收裝備者共同填寫，並可供領隊確認裝備是
否已經確實借到。
16. 嚮導室外考( 姓名-項目-通過與否)及考官
此二欄較無必要性故列於最後，用於提醒嚮導部長考生的應考項目，並由考官回覆背書考
試結果。
(三) Google試算表隊伍行事曆及相關平台之優缺點列表
優點:
1. 以表格列表示呈現，簡潔、容易檢視。
2. 共同編輯，共同檢視，不受時間和空間的限制。
3. 對領隊而言，可在同一表格中一次確認有關隊伍的諸多事項，方便領隊進行行政作業
，並能提醒新手領隊未完成的事項。
4. 一個連結中包含了許多sheets，若各部(組)妥善設計各自的表格供大家使用，將使得
這個連結具有很高的便利性，成為一個很好的平台。例如新生應可在隊伍行事曆和活動/
社課行事曆兩個sheets中找到他們了解社團動態所需要的全部訊息。
5. 學期結束後，隊伍行事曆可由檔案組擷取重要欄位建檔，將之歸入PTT社版z8記錄區。
缺點與討論:
1. 由於是共同編輯，若有心人士竄改或任意刪除表格內容將造成很大的麻煩。但我認為
真的發生這種事情的機率並不高，可能的解決辦法可請網管定期將表格內容存取下來。
2. 對於增加新生報名隊伍的可及性和便利性仍然有賴於大家在學期初能以更開放的態度
對待不得其門而入的新生們(特指沒有抽到迎新隊的新生)。
3. 若此介面為大家所接受後，由於其具有能夠留下記錄、操作容易的特性，很可能是將
來新生和社員很常操作和瀏覽的平台。則此平台、FB社版和PTT社版之間要如何分工將成
為新興的問題。以目前狀況，我認為該平台可扮演在一個學期的時限內保存資料的角色，
恰好位於PTT社版和FB社版之間，亦即俊強(2013)之所謂布告欄和檔案庫之間的過渡。重
要活動仍須在數天前由FB宣傳，而一學期過後表格裡的資料具有價值的部分收入PTT精華
區，其餘即刪除。另一個角度來看，也可以把該平台單純視為一方便「處理雜事」的系統
即可。
五、 結論
(一)雖然本平台的使用有助於讓新生更方便地查看及報名隊伍資訊，但要真正實現這個目
標還有賴於大家觀念的轉變 – 對學期初新生報隊採取更開放的態度，不要迎新隊完的隊
伍就綁死在特定的目標新生上面了。
(二)這個平台除了單純的行事曆功能外，尚有很重要的目的在於幫助領隊和各部(組)減少
繁瑣的溝通，增加行政效率，然端看各部(組)如何設計表格和更新制度來達成這個目標。
(三)本隊伍行事曆及相關平台的使用或將再引發對於網路平台使用的議題。但目前我認為
它最合適的定位即為一較長時效的布告欄+處理待辦事項的行政系統。
六、 參考資料
(一) 魚頭 (2013) 領隊小論文-從新生到班底
(二) 俊強 (2013) 領隊小論文-網路平台的使用
(三) 小哥 (2012) 論社團組織章程
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※ 編輯: kingyi (140.112.213.245), 03/21/2016 19:55:43
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