檔案組的任務如下:
為山社留下完善的文字檔案 方便社員使用社辦資源
重點工作
1 收紀錄
紀錄格式為A4 付地圖 標路線 兩份
收到紀錄後在右上角用紅標籤標上 區域 隊名 時間
一份收於木櫃下層夾鍊袋內 夾練帶已按時間順序及區域整理好 勿弄亂
一份放在書櫃下層的分區資料夾內 供社員參考
2 催繳紀錄
所有隊伍 都應在該隊領隊審隊伍時 繳紀錄押金$300給山難部長 作為紀錄押金
在該隊繳交紀錄之後 應通知總務 退還紀錄押金
紀錄是社內重要的資源 檔案組長應適時催繳紀錄 尤其是被認為較有價值的勘查紀錄
對垃圾紀錄的處理 由檔案組長自由心証
(什麼樣的紀錄可視為"垃圾" 什麼樣的紀錄應退回該領隊 要求重寫)
3 鑰匙
木櫃鑰匙非現任領隊不可擁有(檔案組長除外) 目的是 保護木櫃內的資料
現任嚮導可擁有 其他四把(書櫃 窗台下書櫃 技術組櫃 圖櫃)
所有鑰匙 畢業後收回
4 書櫃
書櫃內紅橘標書不可外借 未標書號的書也不可外界
台灣山岳會定期寄來 應盡快標好書號
偶爾查看"借還書登記本" 如有逾期未還 應催還
5 信箱
信箱鑰匙放在書櫃裡 應定期去收信 不然信箱會爆掉
非例行性工作
1 書櫃整理
整理書櫃 清典藏書 由檔案組長負責找人幫忙 清點完需重印"藏書目錄"
PS.已有磁片 在木櫃中層 牛皮紙袋內
2 舊紀錄整理
目前一部分太舊的紀錄放在窗台下書櫃 已整理好 但不可任意丟棄
基本上舊紀錄都已經整理好了 除非又被弄亂 不然不需要整理
3 編勘查留言本目錄
為方便社員查歷屆勘查留言本 應定期重編勘查留言本目錄
由檔案組長負責找人幫忙 PS.已有磁片 在木櫃中層 牛皮紙袋內
4 更新地圖 藏書
如有太過老舊的地圖 或缺圖 應主動更新 購買地點在"勘查留言本目錄夾"內
如有社員建議買新書
可委派熱心者幫忙 但最好是爬山有一定經驗的人 以免浪費社團資源
給未來檔案組長的話:
檔案工作對於山社非常重要 需交由有熱忱.細心.負責的人
工作內容也相當繁瑣 希望這份工作表可發揮提醒的作用
2002.9.4 毛彥鈞
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