推 rrrr:了不起~!這篇一定要存起來.... 218.166.125.249 06/20
推 Jasonyuy:想當初阿亮也是一個稱職的總務啊! 140.119.194.95 06/21
我想我直接用po版的好了 這樣比較方便 (其實還蠻多的) ^^
大致上有三點 (1.工作分配 2. 會計注意事項 3. 出納注意事項)
學弟妹有不懂的地方再寄信跟我說 ^^
1. 首先 總務有兩位 通常來說是一位管錢 (出納) 一位管帳 (會計)
例如我們這屆是這樣
歐麵管帳 負責編表 留存保管收據發票 開請款單等工作
菀喻管錢 負責錢的進出 聯繫各班總務 (例如系費等)
所以請先分配好工作囉
2. 給編表的總務
新的表我已經幫你把格式都弄好了 你只要用磁片裡面的 "用這個檔開始吧"
作為九十三學年度的開始 請記得改檔名 ^^" 其餘的可以按照上面科目就可以了
上期結轉 請參考九十二學年度下學期決算表的部分 金額是 $ 141,383
如果你要編上面沒有的科目 叫做新增科目 通常以 * 在科目前面著明
如果有超過預算的部分(收入也算哦) 叫做超支(超額)科目 通常以 @ 著明
例如 學會的慶功宴必須在學期末用新增科目的方式表達
預算 決算
* 慶功宴 1000
今年的女排有超支
@ 女排 1000 2000
然後我們這屆是由會計負責保管收據發票等領錢的依據 再開立請款單
請要領款的系胞拿著請款單向出納領錢
不過不一定要按照我們這樣 你們如果有新請錢制度 要公告出來讓大家知道
請你跟另一位總務商量 看看什麼樣的方式最適合你們兩位配合
再來就是一些編表的科目規則及注意事項
a. 今年監委會決議 以後系隊有慶功宴的支出 都一律用新增科目
要先由臨時監委會同意 即可撥錢 然後由期末大會審核
b. 叮嚀叮嚀再叮嚀 一定要有收據才給錢哦
因為收據發票是由你保管的 所以收據發票上哪一筆錢是對什麼科目
你都要一清二楚的哦 可以先請請款人跟你說明清楚 再發請款單
c. 收入的部分 系費該收多少 "原則上"是以打平為基準 (應該都會小賺一些)
你會先有各股報的預算 然後根據預算 "約以" 一二年級 : 三四年級 = 3 : 2
的比例收錢 例如 一二年級每人收 300 三四年級每人收 200
然後各班人數和總人數可以參照通訊錄 或是到系辦問各年級各班的確切人數
d. 利息收入不用報預算 刷簿子刷出來是多少就是多少 直接決算
e. 有關於上學期的利息和系費若有人再補交的話 一律列為其他收入 用註說明
f. 說到了註 很重要哦 除非科目太過瑣碎 要不然都要用住來說明費用的組成
不過有關於專案的部分 一定都要說明哦 如果太多的話可以用表來說明
g. 體育股各系隊的資產表 期初期末開監委會前要先報給你知道 一定要列出來
但是各股的資產像 文宣如果太多了 就請各股自行列一張清單
於監委會自行向監委們說明資產狀況
h. 系圖基金每人30 記得 這跟學會的帳無關 不要入帳哦
30元是根據我們系費收到的人數 撥每人30元給系圖
所以要分開哦 像你估計系費每人要收200元 可是你要向每人收230元
此為代收性質 入帳時只需入200元即可 30元就直接轉出給系圖館長
i. 總務股自己的預算大概就只有影印費 所以按照上學期報預算就好了
我在那本資料夾裡面還有剩很多請款單 可以拿去利用
j. 請準時於開期初期末監委會完成編表工作 約印個10份到開會現場
然後期初期末大會約印個60份左右
會計的工作大致上就是這些規則比較重要 其餘有不懂的地方歡迎隨時來信問我哦
3. 給管錢的總務 (出納)
就是要跟你說一些管錢的注意事項
a. 請去申請一個戶頭 (自己的也行) 但是裡面的錢最好只有學會的錢
因為利息收入要分清楚
****b. 這學期期初的結轉下來確切的金額應該是 $ 141,383 不含利息 (還沒拿到)
****(實際金額和帳上金額有不同 請管錢的總務寄信給我 我再跟你解釋原因)
然後如果要錢的話 請跟菀喻學姊聯絡 錢的詳情問他會比較清楚
c. 你這邊如果有任何多收的錢 請記得向管帳的總務說哦
他要列為其他收入 例如 多的利息收入 又有人補交系費等狀況
你們兩位總務要維持良好的聯繫 確定帳和錢的符合
d. 系圖的錢可以直接給系圖館長就好了 就是你收到多少人的系費
就給他多少人 * $ 30 這要另外算哦 不要跟系費混在一起了
e. 你要知道各班的總務聯絡方式 系費是由你在催的 一定要問清楚各班總務是誰
然後系費的收費最好是預算表過了以後就馬上開始 這樣才不會來不及
f. 你發錢出去的時候 記得一定要有憑證哦!!!! 這也是叮嚀到爛掉了
不管是會計那邊的請款單或是會計還沒認可支出 (請拿錢的系胞簽請款單)
(因為有時金額過於重大 但發票沒辦法即時給會計認可 細胞代墊又
比較不方便時 可以先撥款出去)
都一定要有憑證才能發錢出去哦!!!!!!!!!!!
出納的重大注意事項我就先報告到這邊 出納的運作狀況去請教菀喻學姊會比較清楚
有問題歡迎隨時來信問哦 兩位總務加油囉~~~~~~~~~~~ ^o^
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