→ evelyn0559:我的名字打錯了... 01/01 13:52
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幹部會議與包種茶及家政大會檢討會
出席人:李佶勳 黃慕薇 陳薇如 蘇慈惠 詹琬琦 曾子珊 張凱婷 莊怡慧 林宛欣
陳冠甫 吳子福 林以真 邱夏郁 羅毓文 陳明瑜 朱鈺盈 李佳穎
主席:李佶勳
紀錄:陳明瑜
一:討論97年度日文系活動與活動時間
1>期初監委會 2/22
2>期初大會 3/4
3>系卡 3/14→提案活動 贊成15 反對0
4>系烤 3/28→提案活動 贊成15 反對0
5>系學會說明會4/29(暫訂)
6>系友座談會 5/3
7>日文之夜 5/14
8>期末監委會 5/30
9>期末大會 6/6
二:包種茶檢討
1>事前準備時間
>不足,活動前一週至兩週就要開始製作與籌劃
(提醒:每一年應該都有包種茶節,所以在定活動時要考慮進去)
(1)活動組企劃
>企劃書太晚出來,與活動時間太接近且不利對大一宣傳排班事項
(2)美宣組製作
>大致上沒問題,但建議早點準備可以想多一點佈置的創意
(3)網資組製作與宣傳
>DM可以做彩色的,廣告單建議可以不做(因為沒什麼用),網宣很不錯
(4)公關組
>無問題
(5)總務組
>第一:學校針對包種茶節有補助一萬元之事項得知的太慢
第二:學校補助太慢,學校補貼下學期才會進入帳戶,下學期總務要注意
第三:建議學弟妹們在列包種茶的預算時,以一萬元的金額去列,因為包種茶的補助
是有報有補助,沒報就視同放棄
第四:建議設兩份預算,避免學校若無補助時,做事可參考無補助時的預算
(可參考上一屆的預算表來列)→此項為總幹我自己對學弟妹提的建議
2>當天活動
(1)人員到場時間
>請工作人員準時到場,當天發現,當我們還在布置時,參訪者已經進場
(2)開始布置時間
>希望工作人員提早布置
(3)人員排班
1>大一
>排班表要提早做好,早點向大一做好宣傳,並調查好確定的出席人數,然後
向可出席的學弟妹們確認好他們的職責,不要到了要排班時找不到人,今年大一
有很多人閒置了~不知道自己要做什麼
2>大二
>請有效利用閒置的學弟妹,機動性要高一點,另外,最好分三個時段設置場控
三個時段不同的人,然後,這幾位要清楚該時段該做事人是誰,這樣才有利於
控制排班,才不會讓大二的人從早站到晚,連吃中餐的時間都沒有
(4)便當
>未吃完,因為這次的活動組員沒時間吃,建議下一屆學弟妹改為統計的方式
第一:在期初時便當的預算可列高一點,比如說20個
第二:要訂多少便當由當天
早上統計決定(因為可向學校報帳所以有去幫忙的大二生應該都有權力有便當)
(5)資料影印
>明顯數量不足,建議在期初時預算列高一點,然後廣告單可以不用製作
(6)活動過程
1>各攤位狀況
>活動無法如企劃時間結束→設好交接方式,以免大二的負責人無法休息
>蓋章問題→參訪者若為家長或小朋友就直接幫他們蓋,不需玩遊戲
2>遊行狀況
>原則上外院遊行對日文系宣傳效果不大,建議日文系要有自己的遊行,至少要
設一兩個時段進行遊行(PS:可以的話,讓所有的遊行者都穿日式服裝)
3>日文系宣傳狀況
>廣告單沒效率,浪費錢
4>座談會狀況
>參加日文系座談會的學生不踴躍,且校方評分人員來評分的時間不合理
建議學弟妹們自己評估要不要辦
3>活動結束後
收拾問題
1>事前就應該列好包種茶節所用的物品的清單
2>另外要設器材負責人來做定期的清點
3>設定物品負責人,並由物品負責人於活動結束且點收完畢後,將器材歸還系學會
4>大家要先確實收好器材再離開,不要全部都先跑到行大看排名
三:家政大會檢討
1>事前通知
(1)網宣→做得很好
(2)跑班→沒問題
2>事前準備
(1)在期初時預算可列高一點,參加人數可能超過
(2)因為是用網路訂購,因此發生實際拿到的數量跟預期的不符,所以建議學弟妹
還是要跑一下,看實際的物品來買
(3)事前的前置時間要估長一點,因為今年人力足但準備時間仍感不足
3>當天活動
(1)參加人數
>大一在調查時說會來,但是當天又沒出席,浪費錢→建議設保證金制度
(2)活動安排
>過程太單調,建議想一些小活動
(3)場地問題
>事前未向工友報備且未交場地租借單,導致活動時間縮短
另外,事前要確認該場地能不能煮東西吃
>建議學弟妹,若明年藝中餐廳有開,可向藝中餐廳借場地或向男宿安九食堂詢問
建議與聲明
>總幹在列議程時要在每一項下設開放式的問題點,因為,照這樣列看到的問題
會都局限在總幹所看到的問題,不利其他問題的發現
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