中興大學登山社 工作報告書
1. 學年度與時間：96學年度 96.9~97.6
2. 擔任職務：第47屆資文組
3. 姓名：呂郁雯
4. 工作內容：
(1) 社上圖書管理、地圖管理
(2) 社團活動資料管理(出隊資料、會議紀錄、社課等)
(3) 社團評鑑本製作、歷年評鑑本、資料本管理
(4) 會議記錄本、留言本、報名本管理
5. 組規與重要事項：
(1) 欲出借社上圖書者，需詳細填寫圖書出借本，並於期限內歸還。
(2) 須繳交予資文組的資料：
1. 登山健行：活動計畫書、人員名單、地圖、入山入園證、保險單、學校公文、收支
明細(含採買收據)、照片(電子檔或彩色列印)
2. 社課：書面資料、社課簽到單’、上課照片
3. 社務：會議記錄、社費收支明細表、各組(山難組、器材組等)收支明細、各組(醫藥組
、美工組、器材組)器材清單
4. 其他：幻燈片展、社員大會、中東盃、送舊、同堂等活動照片、相關資料
6. 工作內容報告：
(1) 社辦幹部名單海報製作
(2) 留言本、報名本準備、美化
(3) 完成圖書清點、製作新圖書清單表
(4) 製作山社抽屜、櫥櫃物品標示
(5) 96.1~96.12登山健行及活動清單製作
(6) 完成96年社團評鑑本
(7) 第四十七代同堂秩序冊、通訊錄製作
7. 遇到的困難與解決方式：
(1) 由於原資文組梅君退社，故中途自活動組調任，與幸君一同擔任此職務。初期工
作不甚熟，於上學期僅完成工作內容第一項。
解決方式：對於幹部間的交接，前任的工作報告書絕對有其必要性，如此接任的幹部
能了解前任在職責上完成或缺漏了什麼，以作為接任幹部於下學年權責的參考。
(2) 社上書櫃的設立美意是為社員提供圖書及登山資訊的交流，並置有圖書借閱本，其內
的圖書借閱規則明訂一週內歸還，然而翻開圖書借閱本時卻時常發現逾期未還的現象
，更甚者未填寫借閱本而造成圖書遺失。
解決方式：目前想到的解決方法為書櫃上鎖，鑰匙僅重要幹部持有，圖書僅限社內閱讀。
(3) 開隊人或活動負責人未盡速繳交活動相關資料予資文組或者缺漏文件。
解決方式：此項問題雖在94學年度已提出，但是接任時問題並未改善。資料不全使製作
評鑑本時遭遇到極大困難，故除了加強宣導外，也於入口左側五層櫃貼標籤以利資料放
置。惟資料繳交速度與齊全度仍待加強。
(4) 同堂是山社兩年一度的盛會，然而社上關於同堂的資料本不僅數量極少，也幾乎都
是將近二十年前的資料，未將各代同堂的相關資料留存不只可惜，通訊錄的缺失遺
漏也因此產生。
解決方式：今年為第四十七代同堂，於打電話確認參加與否的過程中，即儘可能校對資料
的正確性(請聯絡人註明電話狀況)。除了參考舊資料校對歷屆社員名單並製作資料更新表
請參與同堂的學長姐填寫。且於活動結束後重新編輯更新通訊錄。(同堂秩序冊、通訊錄
、活動照片等活動資料除了寄給到場參與的學長姐外，資文組亦須製作資料本以保存。)
8. 心得：
資文組的工作比預估的來得重，且多是瑣碎之事，要想做好資文的工作，真的要多放
心血與時間於其上，關於這點我很慚愧，到了現在學期末與交接前夕，卻仍有很多事情想
做卻還沒完成，例如圖書的重新編碼：現在的編碼方式是以圖書到社辦的順序來編碼，而
金臺曾建議以圖書的用途來分門別類。初步想法是將圖書分類如登山類、攀岩類、溯溪類
、植物類、文學類等，再以出版日期編碼。
清點舊資料(資料夾、相簿)並製作清單：清單的製作由社長琮維率先提出。歷屆留下
來的舊資料放滿了書櫃，但僅是放在那裡並稱不上是完善的管理，故有必要再重新翻閱、
了解它們，讓舊資料再次恢復當年的活力。至於製作評鑑本時，儘管資料的整理令人感到
棘手，但在製作過程中也漸漸有了樂在其中的感覺。同堂秩序冊與通訊錄的製作由於房間
電腦故障，實著造成許多不便，幸好社辦有電腦可用，感謝家維、佳緯！
總括來說，擔任資文任內我所學到的經驗與教訓是任何工作務必要事先規劃好時程表
，也務必按照時程規劃來完成階段事項，像是評鑑本雖然早在一個月前就著手製作了，收
集資料此步原先是規劃交件前一週截止，用一週時間將資料美化並擺放置資料夾中，但因
故直至交件前兩天仍在收集資料，當然後續工作就要壓縮在兩天內完成，因此雖然最後順
利完成評鑑本，卻不是心目中理想的模樣…。最後，不得不感謝社長琮維與好室友活動組
曉萱，幫了很大很大的忙，感恩不已！！
9. 給下一任的建議：
既然名為資文組，資料文件的管理就是重點了。管理可分為資料的建檔(如各項會議
紀錄、檢討會記錄等)、資料的收集(詳見5-(2))、圖書的管理(定期檢查圖書借閱本、清
點圖書)、重要活動資料本製作(如同堂、評鑑本等)。在此建議資料的建檔可在平常閒暇
時就順手完成(可存於社辦電腦內)，在製作評鑑本時可省下許多時間，相信資料齊全的話
這工作並不難。不過當然不只建檔，任何資料都是，最好於活動結束後一定時間內便收齊
，時間拖越長資料越難齊全。至於圖書的管理其實包含”清單、購置、編碼、借閱”四項
，購置方面可向資深學長姐或社長詢問，在我任內是由金臺購買再轉交給資文組保管；另
外圖書清單內標有★記號為已絕版圖書，請務必愛惜。
10. 移交清單：
(1) 96年各項活動清單、資料(書面&電子檔)
(2) 歷屆資料本、評鑑本、留言本、報名本、會議紀錄本等
(3) 圖書清單(書面&電子檔)、書櫃內各項圖書、圖書借閱本
(4) 第四十七代同堂資料(書面&電子檔)