作者adgby (penquin)
看板NCHU-Wind
標題:[公告] 2010/05/23 成發總檢會議紀錄
時間: Fri May 28 07:32:07 2010
2010/05/23 98學年下 期末成發檢討會 開會時間 20:00 結束時間 2:30
本屆幹部:劉書妤 林昱成 陳睦軒 董咨均 李怡柔 朱富筠 何恭霖 趙建歡 李欣樺 樂修伯
謝昀璉
聲部長：柳宇承、林宛萱、張博翔
下屆幹部:陳渭中 洪偉嘉 涂高瑋 金蓓伶 梁祐雅 楊宛珊
列席人員:王慎遠 朱家淳 張寬仁 曾鵬宇 袁立
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(一)、演出前準備
1. 總召
A. 決定音樂會演出時間&地點
(1) 因開會時間不足，多數幹部未參與決定演出地點的討論
建議:在上學期末就可決定是否外辦(當周應確定場地)並詢問幹部參與可能性
(2) 成發日期提前，導致團練次數減少
(3) 建議:若成發外辦，建議移至暑假演出(考慮社員參與意願)
B. 工作分配
(1) 先評估、告知工作量，衡量學期幹部是否太忙碌再彈性調配職掌
C. 行前細流
(1) 細流應要和幹部討論後再發布細流，幹部成發當天要隨身攜帶
(2) 工作人員也應全數到場參與開會，並有細流
(3) 未排進各聲部單獨調音及全體調音時間
2. 企宣組
A. 大贊助
(1) 仁愛高農----每年有固定收入，每學期可辦管樂營，可寫入活動評鑑
(2) 洗牙活動----應明確告知活動截止日期
牙醫方面，社員反應有預約的問題，負責人應在牙醫與社員間
做好溝通
B. 小贊助
(1) 各組----樂器行在非假日時段拉贊助為佳，因假日樂器行多休假
建議:可與贊助商簽契約書，避免口頭承諾造成疏漏
應給贊助店家看節目冊上打廣告之方式
(2) 霧峰----商家位置分散，造成後來幹部發送節目冊時找不到店家
建議:應由拉原贊助線的人馬去發節目冊
贊助商要的企畫書不夠，各組拉贊助時記得自行多複印
C. 企劃書
(1) 企劃書統一由總召準備，企劃書會沿用歷年的再做修改，企畫書更動內容要
告知所有幹部
(2) 企畫書給大廠商是較完整的版本，小店家只要大綱
(3) 企畫書上的金額要統一規定(ex:多少金額才可將商家資訊放在宣傳單上)
D. 金額&廣告版面
(1) 大小贊助統一規定，交由每屆幹部討論
(2) 往年忽略討論打在票和宣傳單贊助商家金額標準
E. 網宣
(1) 網宣應經過校稿
(2) 可再提早進行網宣
(3) 可多在各大板上宣傳，ex:校園版、台中板、NCHU板...
F. 海報張貼
(1) 校內宣傳不夠，應再加強，ex:綜大板宣、摩斯、圓廳...
(2) 因文宣組海報延宕導致沒有在拉霧峰小贊助時貼海報，後來霧峰線補貼海報
人手不夠
G. 宣傳單發放
(1) 宣傳單的發放要先規劃張數
(2) 可以和學校的負責部門接洽宣傳事項，ex:電子報、興新聞、跑馬燈...
3 文宣組
A. 海報
(1) 應先給文宣組演出資訊的內容
(2) 上面要註明表演地點和前往方式(包含票、宣傳單)
建議:但為了避免資訊冗多影響美觀，文宣組會多做幾個版本供大家參考
(3) 海報校稿--小標題不明顯
B. 節目單--廣告夾頁
(1) 和當初告知店家不符(用廣告夾頁)--校稿可再求確實
(2) 節目冊演出名單錯誤，每個聲部長都應校對，且完稿時間太趕壓縮到校稿時
間
(3) 內容錯誤-國立台灣交響樂團附設音樂廳→國立台灣交響樂團
(4) 協演人員的界定應統一
(5) 老師照片解析度差，對老師不禮貌，可以請多一點人提供照片
(6) 文字區塊的左右邊界應對齊
(7) 沒有寫進工作人員名單，下屆可評估情況是否寫入
(8) 部分廣告頁解析度不佳
(9) 本次大部分聲部長給名片時間拖延，且多未附上商家清單
C. 宣傳單
(1) 沒有註明可現場索票入場
(2) 字體大小顏色相同，不易辨識重點
(3) 背景色彩有色差
(4) 校稿應印彩色版
(5) 海報和宣傳單的設計最好是同一系列
(6) 避免用RGB，會有色差
建議:使用photoshop CMYK格式
D. 海報寄送
(1) 用大信封為佳，盡量避免一卷一卷的形式寄送
(2) 建議下屆附上邀請函給寄送單位
E. 其他
(1) 回送感謝函給贊助金額大的贊助單位
(2) 聲部長沒有收到發送節目冊給店家的指令，應要有幹部負責督導
4 票務組
A. 索票
(1) 應告知店家的企畫部或高層幹部我們有放票(非店員或工作人員)
(2) 要盡早告知小白預約票名單
(3) 設計--設計截角或以打洞方式代替(方便掌控人數)
(4) 建議使用硬紙
(5) 上面應標示"非演出人員"的電話，負責向有疑問的聽眾說明音樂會事項
(6) 要先開會決定發送張數，之後文宣組評估價錢、數量後再做最終決定
B. 邀請函
(1) 邀請函的設計以後要列入文宣組工作範疇
(2) 和其他文宣品一樣必須經過校稿
5 場務組
A. 交通方式
(1) 搭公車申請保險較容易，方便集中管理團員
(2) 未清楚向大家說明:成發當天是全部團員統一由以包公車方式往返
(3) 負責聯絡公車的負責人一個人即可
(4) 公車公司方面:前後聯絡人不同造成溝通上的疏失，以後應統一由一位負責
B. 租借樂器&運送
(1) 借樂器的項目有誤 → 傳送公文的流程出問題
(2) 5/7總召才知道不確定能否借到樂器後，5/9就要開會設備案
(3) 應先確認公車可載樂器的量，和人數控制
(4) 樂器上、下昱哥的車要事先安排好搬運人員
(5) 場勘當天場務長要到，才能於成發當天清楚掌握上下樂器事宜
6 機動組
A. 工作人員
(1) 工作人員的人數一直有變動，造成工作分配上的困難
(2) 隨時待命的工作人員要多一點
(3) 工作人員應該要有一份成發細流行程
(4) 未考慮到垃圾處理和分類的問題，且應多準備大垃圾袋
B. 攝影
(1) 原本找攝影社，但因為攝影社協助意願不高，所以改請別的專業人士幫忙
(2) 社團主動提供帶子給幫忙錄影的人員是義務，爾後要記得準備好帶子
C. 工作人員行前會
(1) 參與人數不齊全導致工作分配上的疏漏
(2) 細流應提早討論，並發給工作人員，工作人員也應一起開會
(3) 機動組組長不宜同時為演出人員，且要能夠降量全程參與開會
D. 點工
(1) 人員數應直接向"主辦單位"確定，避免當天人員數和開會時宣布的有出入
(2) 在兩點半就應出現，但全團還在拍照延誤時間，讓點工久等，也沒空清楚交代
工作內容
E. 主持人
(1) 應盡可能請在校生擔任主持人，不宜請校友
(2) 主持人人選應更早確定
(3) 主持人最好參與彩排，掌握流程
7.學指
A. 選曲
(1) 選曲日應遵守承諾的時間，避免因故晚到
(2) 選曲到場人數少;幹部、聲部長最好到場參與，亦歡迎有興趣團員踴躍到場
(3) 選曲時學指多與社員討論，並多開放一些未定曲目給社員提名
(4) 選曲時間應明確訂出一段區間，避免倉促決定曲目
(5) 曲目太晚更動;若有更動，也應團練時向團員說明
B. 團練、點名制度
(1) 除了將詳細點數PO板，也要多在團練前提醒團員扣點點數情形
建議:可在設辦牆上張貼每個人累計扣點情況
(2) 請學指外的幹部點名，才不會延誤團練時間
(3) 確實公告且盡量多次提醒扣點制與確定實施日期
聲部長最好主動告知可能未接收到此訊息的組員
(4) 聲部長告知學指組員出缺情況；聲部長不能到要電話告知學指
(5) 確實告知加練時間；未到組員聲部長要告知
C. 譜務
(1) 學指要譜時請告知譜務期限
(2) 請譜務印譜找一固定且品質優良的影印店，不要每份譜質感良莠不齊
(二)、演出當天
A. 交通
(1) 應有一份完整確定的乘車名單以掌握來回人數
(2) 各聲部確實點名並確認組員是否都已上車
B. 到達音樂廳
(1) 有先到幹部不知道和音樂廳負責人廖先生約11:00，讓對方久等
(2) 帶路人應該再加派人馬，避免因故延誤到達時間與布置舞台時間
(3) 從公車下、昱哥車子、音樂廳提供 之三處下樂器地點動線要先安排好搬運人
員，去程與回程皆須規劃人手
C. 彩排
(1) 拍團照前應記得通知老師著裝
(2) 幹部以身作則，應和團員一樣全身著裝
(3) 當天拍團照時應考慮到時間緊湊，不宜嬉鬧避免耽誤觀眾進場時間
(4) 要指派人員試聽全團音響效果、錄影試錄試音
D. 演出
(1) 未注意到銅管重奏結束後，木管何時進場的問題(等銅管退場後一起進場或直
接進場)
(2) 畢業生獻花的時間點未告知工作人員，大部分團員也不知道有這項活動
導致演出結束後場面一度混亂
(3) 拉炮未告知總務就購買
(4) 安可曲和畢業生獻花未估進整場音樂會中，導致撤場時間緊促
E. 其他
(1) 檢查前台的幹部要在更仔細，有一張海報忘記撕下
(2) 慶功宴地點的確認應交由活動長全權負責，總召盡到督導的義務即可
紀錄 BY 即將過氣的欣樺+新官上任的宛珊
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◆ From: 140.120.237.17
※ 編輯: adgby 來自: 140.120.237.17 (05/28 07:36)
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推 scottwu :推推~ 05/28 09:33
→ jajie :列席人員還有袁立 05/28 13:53
→ yanwentp :關於協演人員界定,我想應該普遍都認為是外校or聲部有 05/28 17:39
→ yanwentp :糟糕,打到一半突然覺得我思緒亂了....= =||| 05/28 17:42
→ yanwentp :自己的結論就是,我想我還是必須給社團我應當付的錢 05/28 17:43
→ yanwentp :還有拉炮的錢~ 朱富筠請問什麼時候方便給你咧?謝啦 05/28 17:45
→ tt3 :關於錢這部份可以交給我沒關係... 05/28 17:55
推 ajoy516 :推~兩代文書辛苦了XD 學長是要捐錢的意思嗎? 05/28 22:46
→ ajoy516 :還有當天出席的聲部長也要打上去 05/28 22:48
→ ajoy516 :還有小物~他不見了XDDD 05/28 22:49
→ giwa :為什麼沒有我Q_Q 05/29 02:58
→ evelyn7913 :可能她在想樓上要打在這屆幹部還是下屆幹部吧XD 05/29 12:18
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作者: scottwu (快板-慢板-快板) 看板: NCHU-Wind
標題: Re: [公告]2010/05/23 成發總檢會議紀錄
時間: Fri May 28 09:31:10 2010
: 當天流程
不曉得誰沒有上車
: (1) 應有一份完整確定的乘車名單以掌握來回人數
: (2) 各聲部確實點名並確認組員是否都已上車
找不到往霧峰的路
: (2) 帶路人應該再加派人馬，避免因故延誤到達時間與布置舞台時間
沒規劃搬樂器的人
: (3) 從公車下、昱哥車子、音樂廳提供 之三處下樂器地點動線要先安排好搬運
: 人員，去程與回程皆須規劃人手
不曉得十一點裝台
: (1) 有先到幹部不知道和音樂廳負責人廖先生約11:00，讓對方久等
彩排時沒有試音響
: (4) 要指派人員試聽全團音響效果、錄影試錄試音
拍團照沒通知老師
: (2) 幹部以身作則，應和團員一樣全身著裝
: (1) 拍團照前應記得通知老師著裝
: (3) 當天拍團照時應考慮到時間緊湊，不宜嬉鬧避免耽誤觀眾進場時間
不讓主持人們彩排
: (1) 應盡可能請在校生擔任主持人，不宜請校友
: (2) 主持人人選應更早確定
: (3) 主持人最好參與彩排，掌握流程
忘記演出調音程序
: (3) 未排進各聲部單獨調音及全體調音時間
搞不清楚進場時間
: (1) 未注意到銅管重奏結束後，木管何時進場的問題(等銅管退場後一起進場或
: 直接進場)
沒告訴大家要歡送
: (2) 畢業生獻花的時間點未告知工作人員，大部分團員也不知道有這項活動導致
: 演出結束後場面一度混亂
感覺是當天根本就沒有流程規劃，大家都憑感覺在做事，希望往後幹部引以為鑑，
流程要往細部規劃，這也是最重要的，不是化整為零，寫出個大綱就當作是流程，
細部流程：
1.考慮到所有的細節
2.考慮到所有的狀況
3.確定發生任何的突發事故都可以應對
否則就算演出的再好，不流暢的程序也會讓團員及觀眾印象惡劣
: (1) 細流應要和幹部討論後再發布細流，幹部成發當天要隨身攜帶
: (2) 工作人員也應全數到場參與開會，並有細流
如果以上兩點有做到，相信今天檢討會可以少開一半以上的時間
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推 ajoy516 :謝謝小花 05/28 22:52