第十七屆幹部訓練暨第一次幹部會議
時間：7/6 (五) 9:00~13:00
地點：二活９０１
與會人員：第十六屆及十七屆幹部
紀錄：柏易
壹、 幹部訓練：
一、 社長的話
1. 彗岑及皇伶給各位幹部的話
(1) 皇伶：大家加油
(2) 彗岑：我們會努力的
2. 共用資料的說明，建檔的方式(以去年社團評鑑為例)
(1) 各個幹部文件的資料要大家分開寫好幾本，還是寫成一本？
(2) 結論：寫成一本，每個活動結束後，在期限內每個幹部要交自己的部份的資料
到FTP
3. 社團辦公室的使用(幹部櫃子、901室)
(1) 幹部櫃的使用，901室的櫃子、信箱的使用
4. 網路空間使用(FTP及BBS)
(1) 大家要把有用到的資料建檔放到FTP
(2) BBS精華區要記得去看
二、 幹部交接(一對一幹部交接)
三、 幹部意願調查(舊幹部)
1. 由舊幹部主持問問題
2. 對於新幹部願景及當幹部意願的交叉質問?
---中午休息---
貳、 幹部會議：(彗岑主持)
一、 各個幹部所希望的社團走向、風氣及期望
(公演為主、出遊為主、教學為主、輕鬆練習為主…)
新生的迎新調查要加入一項，希望取得即時資訊的聯絡管道
上學期的社課進度不一定要這麼趕，可以輕鬆一點
大都以希望可以讓大家趕快熟悉，然後下學期要進入辦好公演的氣氛
二、 今年度的重大事項 (參考預定行事曆)
1. 第一學期：(暑訓及暑遊都要在幹訓討論出來，先決定是否合辦)
(1) 暑訓
(2) 暑遊
(4) 迎新
(5) 小教觀
(6) 教觀
2. 第二學期：
(1) 寒訓
(2) 迎新
(3) 杜鵑花節
(4) 公演
(5) 教觀
三、 今年度社團行政架構
1. 全年度整體統籌(統籌的工作、幹部間的協調…)
(1) 幹部有問題要聯絡社長
(2) 每個幹部要保持聯絡社長，如果聯絡不到其他幹部要聯絡社長
2. 公演行政團隊(獨立行政、原團隊…)
(1) 有總召制：優：獨立行政很清楚，強調公演的重要性
缺：公演團隊和原團隊的溝通
(2) 沒有總召制：優：命令明確，只有社長發號施令
缺：事情太多，可能會混雜社務和公演的事情
(3) 結論：期中考後再把總召選出來
3. 文宣工作(大一幹部或是個班輪流)
(1) 前一次幹部會議把下次要做的文宣品討論出來，會議時大家分著做
(2) 有多的工作要分配由彗岑和冠貴處理
4. 學術工作
(1) 對各個幹部每個活動要定期限交該方面的資料
四、 各個事項的大致工作分配
1. 針對各個活動及行政架構來規劃各個事項的工作分配
暑訓、寒訓工作分配
社長 監督工作進度，協助幹部完成工作
副社 製作企劃書 送公文
公關 聯絡社員,確定參加人數
總務 預估預算及收費
文宣 印製手冊 證書
教學 聯絡老師，安排曲目
活動 安排行程及團康活動
學術 製作行前通知，整體活動資料彙整
迎新、教學觀摩
社長 監督工作進度，協助幹部完成工作
副社 借場地，向學校申請活動
公關 連絡社員，確定參加人數
總務 收社費、買點心
文宣 做海報及宣傳單
教學 連絡老師
活動 安排行程及活動
學術 印製發放文件 迎新手冊、評分表等
五、 接下來的活動
1. 暑訓：
(1) 合作對象：
①. 優：工作量、經費比較少，可以比較熱鬧，可以比較熟
②. 缺：溝通量變大，要注意溝通細節
(2) 希望的暑訓模式：
①. 暑訓和暑遊日期要連在一起？
②. 優：南部人住的遠，不用跑兩趟，而且可以玩的比較完整
③. 缺：時間比較長，可能會來的人比較少
④. 投票結果：連在一起
(3) 時間：暑假六：8/9~14選五天
(4) 地點：暑假三7/18晚上8:00的會議(online)活動要提出搜尋地點的結果
(5) 工作分配：
①. 連絡友校(如果有的話)：彗岑
②. 連絡社員：東昇
③. 行程規劃：東昇、子軒
④. 場地安排(尋找、勘查)：東昇、子軒
⑤. 財務預算：珊秀
⑥. 教學內容：韻如
⑦. 保險、樂器車：柏易
⑧. 證書：冠貴
2. 暑遊：(合併成暑訓)
(1) 合作對象：
(2) 希望的模式：
(3) 時間：
(4) 地點：
(5) 工作分配：
①. 連絡友校(如果有的話)：
②. 連絡社員：
③. 行程規劃：
④. 場地安排：
⑤. 預算：
3. 招生：(以後會議討論)
(1) 希望的效果：
(2) 希望的模式：
(3) 工作分配：
①. 文宣品：
②. 活動設計：
③. 宣傳：
④. 參與社團聯展的工作小組：
4. 迎新：(以後會議討論)
(1) 希望的效果：
(2) 希望的模式：
(3) 時間：
(4) 地點：
(5) 工作分配：
①. 宣傳：
②. 連絡舊社員：
③. 流程安排：
④. 主持：
⑤. 表演：
⑥. 文件製作(班次安排及回饋單):
5. 臨時動議：補充通知幹部──學校統編：03734301
6. 下次會議：
(1) 時間：７月１８日晚上八點
(2) 方式：線上會議
(3) 討論內容：暑訓地點的抉擇
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