懷筑古箏社第14屆第十六次會議 (I)
時間 : 2005/3/25 (五) 7:00 ~ 9:00 pm
地點 : 二活 4F 社辦
與會人員 : 宇萱 怡斌 宣諠 顓雅 琇蘭 美嬿
記錄 : 琇蘭
一. 目前進度報告
總召:
1.詩社方面 稿件已收,現正修稿中 (由宇萱接洽)
2.曲目已刪除百鳥朝鳳,等詩社的稿件確定後再決定曲目順序
3.詩社節目的稿已定
詩社的主題 : 白蛇
跟詩朗承接的曲目: 上半場 浪淘沙 -> 詩朗
下半場 梁祝 -> 詩朗
未來工作:
1.跟國樂借服裝
2.送企劃書跟學校申請補助
3.詢問彩裝社是否接case以協助我們公演化妝方面的工作
預計:3人 預算:1000元
4.4/9日前提出精確的公演預算表
5.詢問師母,學姊可否前來觀看公演3驗
6.借綵排場地: 視小 5/12下午
教學:
1.已貼出公告 更改公演３驗為5/8早上
2.與望月詩社整合方面(需等詩社)
文宣:
1.宣傳計畫
a.宣傳單 目的: 為有效宣傳
對象: 一般人,由客人自行取閱,
可放在有提供藝文訊息的地方,例如:課活組的公佈欄,迴廊咖啡廳
數量: 約500張
b.邀請卡 可寄也可由社員發(來的可能性非常大的人)
(似明信片) 亦可請學姊向他的學生宣傳
數量: 約100張
c. 網宣 請睆文製作(?)
2.節目單 製作成"本"狀,大小為A4對折
數量: 約200份 (視小座位約196個)
內容: 行政人員,指導老師,藝術總監,幹部,大家的照片,演出人員介紹..等
目前工作: 先設計編排
3.海報 內容為古箏的介紹
可貼在視小後面的牆壁供客人參閱
數量: 約3張
用手寫的,有時間再寫(預算中可先刪除此項)
4.場佈 寫主題(箏聲詩韻) 對聯可貼在視小門口
(舞台背景) 預定以剪紙的方式,做成立體的
5.簽到的布 宇萱帶(提醒)
註: 1.睆文可支援文宣的工作
2.請睆文詢問影印的價錢
活動:
1.串場方式: 未定(我們與詩朗的串場)
2.主持: 作用在於讓詩朗不感覺奇怪 未定
主持人人選 未定
3.安可曲: 草莽弄雞公 念恩和漢威穿戲服登台
4.公演2驗: 要走流程
5.服裝: 女生 跟國樂借服裝 + 淺色鞋
男生 白唐裝 + 黑褲 + 黑鞋
招待 鳳仙裝
詩社自行準備
6.綵排: 借視小(期望5/12下午)
7.獻花: 給文老師,學姊 預計500元3束 共1500元
8.舞台總監 宇萱 工作為當日調度
註:預計找新生幫忙,每項工作都專業分工,以免手忙腳亂
以上工作及其他如攝影,燈光,場務等人員都尚未確定
總務:
1.目前公演贊助 已收500元(阿卡)
未收300元(鳳城)
5012元 (杜鵑花節攤)
2.目前社費33428元
3.預計公演最多花費為2萬元
4.總召向學校課活組申請經費補助
5.總召向福利社申請補助
公關:
1.目前暫訂由美嬿代理並執行公關工作
2.送邀請函: 向友社宣傳公演
3.向學長姊拉贊助: 對象 第9屆以上的幹部學長姊 連企劃書一起送
邀請他們前來公演3驗
名單找怡斌拿
聯絡時記錄地址
4.記錄當公關的狀況與心情或遇到的困難與瓶頸
街頭藝人: 由公演人員參加 時間為5/10 中午 小小福 5/12 中午 小福
社區表演: 5/14 (六) 在臺大醫院 有樂器車
二.公演報告書
1.總召: 時間表 工作分配 會議記錄 檢討報告 說明 怡斌負責
2.總務: 各部預算表 結算報告 說明 琇蘭負責
3.教學: 公演曲目人員 曲目介紹 說明 宇萱負責
4.文宣: 文宣品種類數量 文宣品成品或相片 場地佈置設計圖及佈置相片 說明 宣諠負責
5.活動: 主持人台本 場務分配表(位置圖) 說明 顓雅負責
6.公關: 可能贊助名單 贊助情形 說明 美嬿負責
杜鵑花節擺攤 琇蘭負責
7.樂管: 樂器分配表 運輸計畫(綵排+公演) 借箏 說明 怡斌負責
註: 公演時跟師母借箏??
綵排,公演時的運輸叫車??
懷筑古箏社第十六次幹部會議(II)
時間: 2005/3/25 (五) 9:00 ~ 10:00 pm
地點: 二活4F社辦
與會人員: 宇萱 睆文 怡斌 顓雅 宣諠 琇蘭 美嬿
記錄: 琇蘭
一.杜鵑花節檢討
優點:
1.有創意,容易吸引路人目光
2.台大學生也會逛攤販,可以順便招攬新生
3.許多家長會帶著小朋友參觀,看到古箏感到有趣,等於另一種形式的推廣箏樂活動
4.成功達到為公演宣傳的效果
5.以公演募款為口號,感覺較為正派,也拉了不少贊助
缺點:
1.表演時應自備主持人加以介紹
2.如果天冷不能穿社服也最好能有代表社團的服裝(如鳳仙裝,白唐裝)
3.事前應先詳細分配工作,如攝影,教學,記錄,招待等等,以免手忙腳亂或宣傳不力
4.攤位佈置上可再加強,如:放置公演的相關資料與照片,讓客人翻閱
5.應排一個專人在桌邊換指甲的膠帶,募款及處理特殊狀況
6.人多時教學要控制時間
7.所有的箏都滿了時,有些在旁邊觀看等待的人會走掉,可以發號碼牌改善情況
8.這次的人力明顯不足,應多找新生參與
9.偶爾會遇到同時有兩個人要贊助,導致一個撲滿不及應付的狀況,撲滿可以多一點
10.每隔一段時間要清理撲滿
建議:
1.因為新生不常上台,類似此種非正式的舞台可強制新生上場,訓練膽量同時也讓他們
可以參與社上的活動
2.可以安排定期的表演
3.記錄客人資料時可以寫上照相的時間,減少資料誤傳的可能性
四.社產清點
1.下次會議再通過
2.由總務召集人員貼財產牌,預定學期末前完成
五.社費減免
因小老師肩負招生任務,所以免繳社費
六.搶錢計畫 (下次再討論)
1.演講: 社內講座,但對外開放,內容可為舞台禮儀
2.社產經費:
七.社團評鑑說明與討論
評鑑時間 : 94年5月21日 (星期六) 上午8時至下午5時30分
評鑑地點 : 校總區綜合體育館
評鑑方式 : 各社團應準備書面資料於5月21日上午9時至12時於綜合體育館佈置完成
當日下午1時至4時30分由社團評鑑委員會委員評審
評鑑項目 :
一.社團檔案記錄(社團簡史,幹部,社員名冊,章程,改選交接,會議記錄) ==>社長誌
二. 社團帳目及財產設備保管狀態 ==> 總務負責,收支細目,帳本,社產出借本
三.社團活動及績效 (占 40 %)
活動方面:
1.做簡報 a.社員人數變化
b.照片(依活動時間排列)
不過各個活動又可細切成小活動說明 ex: 寒訓期間的活動可細分
c.文字介紹
2.幹部日誌可在特殊處貼標籤向評審強調,配合照片
績效方面:
1.募款餐會
2.龍安國小可作為社區服務
3.杜鵑花節的公演募款攤位(再討論)
四.社團辦公室及借用場地整理 ==> 睆文負責
五.社團規模及社員參與情形 ==> 可用照片,會感覺活動很多
六.指導老師對該社團的評鑑 ==> 教學負責,請老師寫文章
七.綜合評鑑
討論部分:
場佈方面: 可用畫板,畫架,以前的海報,
用筆電展示公演VCD (自己要先做一份VCD)
補充: 評鑑項目中第三項約占40% 其他項則各約占10%