社 團 檔 案 編 輯
社團檔案並非完全由文書組負責,像活動檔案就必須是活動組的人去寫,昨已大
家講過「活動企劃書」,一 個活動不太可像昨天的晚會只有兩三個人,所以你需要
會議來讓一群人達到共識。會議是兩個人以上才叫會議,主要目的就是達成共識。
活動企劃書的格式，雖然每個團會有所不同,但其架構是一樣的。一定都要有:
『活動名稱』、『活動時 間(包含年月日時分)』、『活動地點』、『活動負責
人』、『所需器材(含器材名稱、數量)』。 『活動流程』- 以早操為例:0700-0705
熱身,0705-0710 示範,這種方式書寫。 『內容』- 將流程中的內容更詳細的說明,如
剛早操中的示範,你就需寫明是誰去示範,以團康活動來說,活動進行的方式就需寫的
很清楚。否則會出現,一個很好的團康活動,因為檔案中玩法交待的不清楚,一兩屆後
俄個活動就可能會失傳。另外,活動中的進場方式及隊形要交待清楚,甚至需畫在檔
案中。
『配合事項』、『雨天備案』- 只要是戶外的活動你一定要考慮此點,『檢討』- 這是
最重要的部份,沒有這一項那在傳承時會出很大的問題。
上述這些是主要的格式架構,至於格式版面的安排就靠各位的巧思了。
社團中的會議大部份分三種:1.幹部會議2.籌備會3.檢討會。
幹部會議與籌備會兩者其實是差不多的,主要的流程是:
主席報告 - 主席最主要的作用讓會議進行下去。
各組報告 - 主席最好在報告時就能先說明各組報告的順序。
在各組報告時,其餘幹部可以給予建議,但須是有建設性、是良性的建議, 是針對事
非針對人,同時語氣要和緩,詳細說出理由並分析優缺點,最後的決定權仍在活動負責
人的手上,記住,事情沒有絕對的,所以,大家儘量試著做看看。通常這邊也是最常發
生幹部爭吵的地方,主席在這邊要特別住意場面的控制,若幹部吵了起來,先把場面冷
靜下來,可休息五分鐘,私下與幹部協商,主席特別控制自己的情緒,不要將個人情緒
發洩在會議中。
臨時動議 - 看幹部有無其它事在此時提出討論。
檢討會,這部份需先看活動時間的長短,決定檢討會的次數。若活動時間只有一天,你
可以只開一次檢討會。若活動時間很長,像這個營隊四天三夜,就有每日檢討會、總
檢討會,前者對當日流程活動缺失做檢討,後者 是針對整個營隊作建議。
會議記錄大致與活動企劃差不多,只是將活動流程、活動內容改為會議流程會議內
容,寫的方式盡量將內容歸類條列出來,如此看起來美觀又有重點。不要將『主席說
;大家醒醒吧』這類小事也記錄下來。另外,在開會時可以放個鬧鐘,具有提醒大家
不要浪費時間的作用。
什麼叫社團的檔案,其實它只是一堆文字資料,為什麼會有這些文字呢?因為發生事
情,人用文字去將其記錄下來。它的作用主要是傳承,讓不知道這件事的人,看了檔
案後能明瞭這件事。
社團檔案的種類很多,有純文字檔也有相片檔,像相片語錄這種檔案是在相片旁
配上少少的文字當註解,主要的作用是能讓人在短時間內了解你所想表達的某一事
項,像社團簡介、營隊介紹,就很適合做成此類檔案。此類檔案的內容第一部份多是
主旨目標等類的物件,第二部份是你想表達的特色部份,如電研社的目標是網路,所
以在第二部份你可以呈現與網路有關的活動或課程。第三部份大多是廣告頁,也就
是你希望讀者看了之後去做什麼,如社團簡介即發現它第三部份是招生類的文件,你
看了很心動想去參加這個社團。巷這樣已『達成你的目標-招生』,這樣就是成功的
檔案。
檔案最重要的就是『讓人知道你在說什麼』,明白事情的發生經過。檔案相當注重
『真實性』,沒發生過的事請不要亂寫,發生過的事也不要漏寫,否則很容易造成後代
學妹的錯誤。 檔案『規劃』,這是非常重要的一點,你要先知道,你要處理的是那些
資料,是社團整個學年的資料,還是一個活動的資料。然後開始做資『搜集的動作』,
完整的收集有助於整個檔案的完整性,接著就是要將這些資料分門別類整理,再做其
它像美工或是電腦打字之類的處理。
『營隊檔案』如何製作?大概整個檔案的內容分三部份,第一部份是講整個營隊的
目標、主旨...等相關文件,第二部份會放此營隊之主題特色,第三部份就是雜項類
(營隊中產生的東西:收據、學員手冊、各類單張紙 )較多了。所以,在做規劃時,
要相當注意你營隊的主題是什麼,否則很容易失去你的特色。同時,時時發揮你的創
意,將可做出與眾不同的檔案。
『學員手冊』,這是營隊很中要的文件之一,它讓你知道這個營隊在做什麼,讓參加
的人除了留下美好回憶外,更具參考價值。人是健忘的,當你忘了這次營隊的某些課
程,某些活動,你只要翻翻手冊很快就可以幫你回憶出來。
『手冊編排』,它的封面、封底、目錄是必備的,內容依你的營隊主題去設計,以這
次營隊是『幹部成長營』內容上就會設計有社團行政、活動企劃...的課程,要注意
手冊頁數一定是四的倍數。假如你今天的手冊規劃後發現只有三十九頁,你可以看
是否能再編一張筆記版或是留言版,另外還有很多的解決方法,大家可以去思考一下。
『通訊錄』,基本上是與手冊分開製作的,也可以放在一起。分開的好處是,你除了
能獲得這個營隊的參加成員的姓名、電話、地址外,另可設計放這個營隊學員的留
言版,學員的成果作品...,會比只單一的附上參加成員的姓名、電話、地址有味道
的多,達到一種迴響的作用。
做檔案非常注重做出來的效果,這要靠經驗,『多做多會,少做少會』這就是原則,
所以把握每個機會,多去嘗試相信你會有不同的收獲。
『檔案內容』,你只要記住上面講的格式,用這個格式做架構,補上詳細的內容之後,
大概就可以了。像我們社團的上課記錄,就可分技術性和非技術性課程來寫,差別在
於你放的圖片的多少。前者就必須附上課程中所使用的軟體,或是上課時的電腦畫面。
同時必要的話可以附上補充資料,只要相關皆可放入檔案,但不可以灌水般,濫芋充數
隨便放造成檔案垃圾。
檔案也是有風格的,每個人會有不同的書寫習慣,只要你能將上述格式都含入,做到
『將發生的事告訴未知的人』的目的,就是很不錯的檔案了。特別強調一點,『檢討會』
的內容一定要將事情的原因,造成的錯誤,導因寫清楚。基本上,把握住這樣的原則即可
做出不錯的檔案。
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