[記錄] 二十七屆期末幹部會議記錄

[astronomer (小浣熊)]

                台大羅浮群九十三學年度第二學期
                        期末幹部會議
                          會議記錄

一、時間：民國九十四年六月三十日（星期四） 上午九點至下午一點
          2005/06/30 (四) 09:00 ~ 13:00

二、地點：活大202

三、預計出席人員：第二十七屆及二十八屆幹部
                  （如不能出席請先告知群長，需註明理由）
                  榮評庭委員、服務員及正式群員得列席

四、實際出席人員：
        蓓雯(二十八屆群長)、
        義欽(二十七屆總務)、
        芳如(二十八屆榮評庭委員)、
        瑞裕(二十八屆榮評庭委員)、
        淑容(二十八屆拓荒者小隊長)、
        雙羽(二十八屆小乖乖小隊長)、
        昱帆(二十八屆大嘴巴小隊長)、
        宗鎧(二十八屆彎彎小隊長)、
        睿芝(二十八屆活動組)、
        睆文(二十八屆文書組)、
        宜靜(二十八屆器材組)、
        碩毅(二十八屆公關組)、
        竹馨(二十八屆總務組)、
        昌熹(二十六屆群長)  共計十四人

五、主席：蓓雯
    記錄：睆文

六、開會流程：
        1. 主席報告
        2. 四小隊及行政五組未來工作計畫與展望
        3. 討論下一個學期目標，建立共識，以及該如何做以達成目標
        4. 下學期重大活動（迎新、團慶、訓練營、船賽）團部活動特性規劃討論
        5. 推選迎新總幹事
        6. 建立完善暑假及日後的聯絡網
        7. 小狼夏令營總幹事時間
        8. 臨時動議
        9. 散會

七、結論：
        1. 強調守時精神，建立聯絡網
        2. 邀請老骨頭回流。
        3. 近期器材大清，請大家多幫忙
        4. 開學後每天有人輪班器材室以便辦理器材租借
           暑假器材租借請向宜靜聯絡。
        5. 每次大活動結束後進行文具添補
        6. 每月十五日進行團部FTP系統整理
        7. 每雙月一日進行檔案、書籍清點工作
        8. 大活動於檢討會結束後一個月內繳交檔案
        9. 各組公告事請請將"文字檔"交給文書組上網
       10. 7/5前文書組公告有關團部空間討論及電腦重灌資訊
       11. 每月進行財務結算，並將財務報表放到FTP上
       12. 竹馨負責新團T的製做
       13. 迎新與全校大露營
       14. 訓練營正常舉辦
       15. 團慶精簡化，做個老骨頭回娘家的活動，弄個溫馨的晚會
       16. 船賽則擴大舉辦，邀請外團夥伴參加，一起比賽、晚上一起參加營火
       17. 迎新總幹事：鈞皓
       18. 7/5 09:00 活大202小狼夏令營二次籌備會
       19. 7月份 08:00~16:00 活大202已借下供夥伴利用
       20. 歌唱興趣小組即將成立

八.討論內容：
        1. 主席報告：
               (a) 遲到問題：本屆幹部將強調守時。
               (b) 歌唱興趣小組：今天的臨時動議將由昌熹說明有關歌唱興趣小組
                                 成立的事項。
               (c) 上屆討論：對於上一屆的幹部，大家認為有那些需要改進的地方？
                       (a) 遲到問題：
                           竹：遲到很嚴重，常常準時的人要花三四十分鐘去等人。
                           貝：你們認為在我們這一屆有那些方法可以改這個現象？
                           雙：立刻嚴厲提醒。如果都沒有人提，就會覺得好像沒有
                               人重視這個問題。
                           睆：每次會前半小時至一小時利用聯絡網通知大家，並強
                               調務必準時，做好事前的預防。
                       (b) 經驗傳承：
                           睆：老骨頭經驗上傳承不夠。有些人做某些事技術上可以
                               勝任，但經驗卻是需要累積的東西，團部習慣與資源
                               配置卻有傳承的必要。
                           雙：之前也有這種想法，可是老骨頭認為不要直接告訴我
                               們怎麼做，希望能我們有獨立思考的能力。
                           貝：給予小骨頭大方向的引導，細節就讓他們自己想。
                               如小狼夏令營會說明以前的方向，但活動內容則讓他
                               們完全自由發揮。
                               希望大家可以思考未來我們可以給予小骨頭什麼樣的
                               幫助。
                       (c) 老骨頭心得：
                           碩：想問老骨頭當老骨頭有什麼心得？
                           欽：小骨頭都很厲害，老骨頭只是做了一些你們沒有做過
                               的事。而你們會自己翻檔案、找自己喜歡的老骨頭聊
                               天。
                           芳：大家用心程度很好、參與度也都很高、有在一起的感
                               覺。
                           貝：每一屆有每一屆不同的風格，像我們大二這屆走隨性
                               風。我希望大家能從朋友變夥伴，而不是從夥伴變朋
                               友。我們這一屆是從夥伴變朋友，大家互相不熟，彼
                               此認知與心態上有一些差異就容易產生摩擦。你們這
                               一屆彼此都已經是朋友了，也互相了解彼此的個性和
                               處事風格，這是你們和我們很不一樣的地方。
                               你們可以思考將這樣的方式傳給下一屆，然而要注意
                               同樣的方式不一定適用在下屆。
                        (d) 典範建立：
                             貝：不論是小隊長或是行政五組，都應給小骨頭做好模
                                 範。如何運用時間調整腳步是很重要的。以我們這
                                 一年來說，拉得動的拉得動，拉不動的大家會覺得
                                 時間很緊迫，活動一個接一個，大家該好好去思考
                                 如何去調配自己的時間。我是一個不是很保守的人
                                 ，我會告訴你這個活動辦了十幾二十年，它的存在
                                 意義是什麼？至於你們要怎麼做，你們有完全決定
                                 的權利。上面的老骨頭會看，下面的小骨頭也會受
                                 你們的影響。你們該認真思考所做的每一件事。
                             碩：打從認識的第一次接觸，傳承的工作就已經開始了

        2. 四小隊及行政五組未來工作計劃與展望：
               (a) 拓荒小隊(淑)：尚未列席。
               (b) 小乖乖小隊(雙)：  (i) 要有很多小骨頭
                                    (ii) 增進小隊氣氛
                                   (iii) 提醒小隊素質
                                    (iv) 增加留社率
                                     (v) 與其它三小隊建立良好互動
               (c) 大嘴巴小隊(凡)：  (i) 大家都能幸福快樂
                                    (ii) 將這屆的感情往下帶
                                   (iii) 上下兩屆感情相處融洽
                                    (iv) 希望老骨頭都能夠回流和我們一起參與活
                                         動
                               雙：那如果上下兩屆合不來怎麼勵？
                               凡：順其自然，有些事也勉強不來。
               (d) 彎彎小隊(宗)：尚未列席。
               (e) 公關組(碩)：      (i) 藉由與外團交流活動將我們沒有看過並且
                                         相當有趣的帶回團部
                                    (ii) 認識外團夥伴，交換想法，比較彼此差異
                               貝：你所提的都是你對於未來的目標，那請問你有什
                                   麼具體的做法？
                               碩：聯團露營的構想，太複雜則可能變成大活動，造
                                   成大家負擔；小隊露營形式則是個不錯的選擇。
                                   另外可利用團慶時機和大家交流。
                               貝：這樣是否會造成只有你們他們熟，而我們跟他們
                                   仍然是完全不熟。
                               碩：大家都可以彼此交流互流資料交換想法。
                               貝：那麼可能會產生團部對外一致性的問題。
                               碩：留電話是以個人身份，彼此分享心得，但不觸及
                                   團部事務。

               (f) 器材組(宜)：      (i) 器材組請大家多多幫忙
                               貝：器材大清是把地下室的東西全部搬出來，打掃完
                                   畢後再搬回去。但目前狀況似乎有點亂。
                               宜：博任認為沒有那麼多人手，但又不能讓它亂，所
                                   以只好自己整理小部份。
                               貝：其實器材大清應該要找很多團部的人。因為器材
                                   室有很多奇妙的東西，辦活動都可以用到。我們
                                   可以利用器材大清了解團部有什麼東西，那天辦
                                   活動時可以用到。
                               貝：我希望今年暑假你們這屆能和上屆合辦一次器材
                                   大清。連絡大家一起來清點器材室。
                               雙：我們開完會一起去把竹子收一收吧。
                               宜：今天不行，博任還沒回來，建原有事要處理。那
                                   竹子是翔富幫畢聯會借的。他們活動結束後就直
                                   拉堆了回來，也沒有整理。
                               貝：建議在小狼夏令營結束後還器材時辦大清，可較
                                   節省人力。
                               宜：上屆希望我們自己弄掉，可以竹子真的有點多。
                               貝：你們負責去找人力。
                               貝：請確定器材出借辦法。
                               宜：開學後會每天輪班固定時段讓需要借器材的人借
                                   用器材。暑假則直接向我聯絡。
                               貝：如果有人在板上PO文要借器材，大家就可以直接
                                   留現任器材組組長的電話給對方。
                               貝：下次幹部會議前把器材租借方式PO板，下次幹部
                                   會議提出來討論。
               (g) 活動組(芝)：      (i) 四小隊一起活動，帶動團氣氛
                                    (ii) 活動設計與流程編排上力求完善，讓大家在
                                         活動中不必擔心流程上的問題

                               貝：在既有的活動上有個變化與調整，或是增加自己想
                                   要的東西。然後不管那一組都應以整個團為出發點
                                   ，不要以自己小隊為目標行政五組最主要是對整個
                                   團，所以在籌劃上的心態是要開給全部的人。

               (h) 文書組(睆)：      (i) 暑假：團部空間新規劃、文具添購、
                                               圖書檔案清點、收集通訊資料、
                                               編列文書組預算、借閱規則、板主
                                               團部電腦重整。
                                    (ii) 學期初：書面通訊錄、文具補購、圖書添購
                                                 社產申請
                                   (iii) 空想計劃：通訊資料庫電子化、
                                                   網頁架構重整、
                                                   團部檔案資料庫系統。
                                    (iv) ☆ 每次大活動結束後進行文具添補
                                         ☆ 每月十五日進行團部FTP系統整理
                                         ☆ 每雙月一日進行檔案、書籍清點工作
                                         ☆ 大活動於檢討會結束後一個月內繳交檔
                                            案
                                         ☆ 各組公告事請請將"文字檔"交給文書組
                                            上網
                               睆：團部空間新規劃是希望將團部的空間排設和大家討
                                   論是否可以更親和。像團部的日光燈管上週我已經
                                   清過了，現在的亮度應該比較合念書。至於電腦擺
                                   到牆壁旁等排設方式的變動則需要和易學社詢問是
                                   否可行？
                               睆：檔案、文書、歌本、通訊錄四項資料的電子檔等依
                                   璇考完轉系考後會整理然後交接給我。屆時會做個
                                   清點的工作。
                                   (如果上屆清點完後才交接就會方便許多)
                               睆：團部電腦將做整個系統的統整。屆時會在團板上貼
                                   出公告，請夥伴自行將電腦中的資料做備份，公告
                                   後一週才開始重灌。
                               睆：板主交接要等依璇考完轉系考後開始整理精華區。
                                   等她精華區整理完後會辦理交接。
                               睆：以上計劃(i)至(iii)項為預計要做的事，細節會在
                                   組內會議討論過後於板上公告。第(iv)的三個計劃
                                   項牽涉層面相當龐大，目前沒有打算做，只是提出
                                   有這個構想，如果大家覺得有必要做，並且都願意
                                   出力支援，我願意推動其中一至兩項計劃的進行，
                                   並且積極參與(不可能三個全做)。若大家心有餘而
                                   力不足，就當做一個理想聽聽就好。畢竟這樣的計
                                   劃我不是只有單靠文書組就能完成的。
                               貝：暑假在即，請問暑假預計要做的事什麼時候可以有
                                   明確的時間與計劃？
                               睆： 7/5前我會將空間討論、電腦重整計劃公告在板上
                                   ，希望大家能集思廣益。至於其它事項一但交接完
                                   成便會馬上動工。
                               貝：你們組內分工的狀況如何？
                               睆：目前肯特不在臺北，一如我不認識她，也不知道怎
                                   麼聯絡她。我們會盡快將分工完成。
                               貝：一如是雙羽的同學。
                               雙：一如五號就回臺灣了。

               (h) 總務組(竹)：      (i) 開預算
                                    (ii) 重做團T
                                   (iii) 團經費開源
                               貝：學期初會有一次開年度總預算。大家都一定要到，
                                   了解上一屆的盈餘是多少？
                               睆：希望我們這一屆對於收入和支出都能在收據方面做
                                   好管理。隨時確保收據、帳冊、電子資料的帳目一
                                   致。
                               貝：希望總務每個月做一次清算。
                               竹：會的。我會每個月清算一次，然後將財務報告放到
                                   FTP上。
                               竹：有關團T。問大家要不要重做團T
                               雙：不要。
                               竹：上一屆想要重做，但沒有時間。
                               睆：我想做排汗衣
                               竹：很棒呀，小骨頭都會想要排汗衣
                               昌：做排汗衣也不是不可行，我也曾經做過一件120元
                                   的排汗衣。只是要清楚，一分錢一分貨，再怎麼樣
                                   也不會很非常高級的排汗衣。
                               貝：我們先討論大家要不要重新做團T，為什麼要重做？
                                   重做的用意是什麼？那舊的怎麼辦？
                               睆：絕版的團T因為稀有所以受到敬重
                               宗：團T只是一個紀念性，不需要硬性規定什麼。
                               貝：大家覺得要換嗎？
                               [投票結果]：六票通過
                               貝：由竹馨負責這項工作。在板上詢問大家意見。
                               貝：團部開源的方法主要是器材租借，我們應另想一些
                                   開源的方法。例如行政院青輔會或是很多政府機關
                                   都可以請錢。
                               竹：團T拍賣會，但賣給外團可行乎？
                               雙：可能外團穿我們的團T去做壞事
                               宗：不必想這麼複雜

        4. 下學期重大活動（迎新、團慶、訓練營、船賽）團部活動特性規劃討論
               貝：有關小狼夏令營要不要辦？
               昌：在很久以前是常態性的重大活動，我大一時因為招生不足所以停辦，
                   大二時說不辦，大三時才說要復辦。中間停了兩年，因此造成了經驗
                   上的斷層。目前的傾向於原則上希望大家都能參加。
               貝：去年小狼夏令營給我的感覺不像是一個常態性的活動。
               昌：這就是經驗上的斷層。
               竹：小狼夏令營給小骨頭辦？
               雙：如何辦好一個活動是事的事情；如何培養小骨頭成長則是人的事情。
               宗：這是兩件事情，不要一起提。
               雙：活動辦大是一個負擔。
               竹：迎新、團慶並不會因為這兩個活動而招到小骨頭。反道是自己跑的比
                   較容易留下來。
               碩：建議有些活動可以擴大、有些可以縮小。
               貝：船賽要不要辦
               昌：尚賢那個年代船賽是辦全校大露營，鳥哥那個年代是辦童軍週及羅蘭
                   運動會。
               貝：船賽的目的在那裡？
               宗：我們要問我們這一屆要的是什麼，而不是不斷的問從前辦活動的意義
                   在那裡。
               宗：如何開源讓人力興起，形成一個宣傳的空間。
               竹：船賽卡在期中考週，如果向後延如何？
               雙：我不是因為團部宣傳進來的
               貝：迎新是讓有興趣的人留下來，我們接觸的人多，就有機會留下人。
               睆：以迎新宿營的方式辦會比迎新茶會更容易留住新生
               竹：就是聯隊露營的方式。
               芝：露營的營火會讓我很感動
               雙：迎新不必嚴肅，只要讓他留下深刻的印象，願意再來就有機會。至於
                   活動內容就是其次。
               貝：我們把焦點轉回迎新，它是一連串的活動，平常打電話是一揰推銷。
               宗：建立口埤，願者上鉤。
               貝：迎新先討論到此，我們來討論團慶。
               [團慶]
               碩：聯絡老骨頭回流是最重要的事
               竹：營火對外，上下午活動可以精簡
               貝：不要先回想去年做了什麼，先想這個活動對你們而言，它的重點和目
                   的是什麼？
               宗：營火對外展示我們是一個夠大的團體
               竹：看到別團的歡呼
               貝：該不該辦？為什麼要辦？這個活動的意義在那裡？
               碩：如大拜拜般去別人家裡坐坐，和大家交流。
               睆：團慶暨醉月湖邀請賽，下午船賽、晚上營火。
               貝：將你們的能力展現在外團的面前。
               竹：船賽早上的活動都沒有人看或玩，花了很多時間準備但沒有意義。不
                   如像睆文說的，精簡船賽成一個小教案，切除多餘串場枝節，成為團
                   慶下的一個小活動。
               貝：這樣上學期會很累，不如將團慶延到下學期和船賽一起辦？
               睆：這樣很怪。就好像我今天生日，然後人家跟我說，半年後再幫我慶生
                   的感覺一樣。
               宗：那就把團慶的營火移到下學期好了。
               睆：我覺得團慶之於營火好比生日之於蛋糕，外人看了會覺得很怪。
               昌：其實團慶如果單純對內，是不一定要有營火的。老一點的老骨頭其實
                   可能會比較習慣沒有營火的團慶。
               竹：不如將團慶規模縮小，船賽再邀請外團參加。
               貝：也就是團慶精簡化，做個老骨頭回娘家的活動，弄個溫馨的晚會。至
                   於下學期的船賽則擴大舉辦，邀請外團夥伴參加，一起比賽、晚上一
                   起參加營火。
               昌：對老骨頭而言，在團慶期間，有看到老朋友，大家一起吃個飯也就夠
                   。對外團完全切開到其它活動是可能的。
               [小狼夏令營]
               貝：小狼夏令營辦不辦？
               昌：太遠了
               睆：大家都還沒辦過小狼夏令營，現在也不知道以後該不該辦
               貝：留待下學期再討論
               [迎新大露營]
               宗：迎新大露營的構想如何？
               雙：擴大招生容易變成負擔。會造成太多人留社，我們無法照顧好小骨頭
               宗：這是一種自然淘汰的過程
               昌：服務性社團只擔心招不到人，從來就沒人擔心招太多人怎麼辦。
                   漁服期初招生就能招到六十餘人，也不會因此而認為太多。
               昌：我們該問，以學校名義辦這個活動，對學校有什麼好處？
                   尚賢那個年代是因為學生活動少，全校大露營能給大學生一個出去玩
                   的機會，但現在時代不一樣了，我們有什麼理由掛臺大主辦？
               淑：可以問問輔導室，以學生輔導的名義籌辦
               竹：新任校長親近學生想做事，也許這是個機會
               貝：要不要辦全校大露營？
               [投票結果] 要

       5. 推選迎新總幹事
               鈞皓於電話中表示意願，成為迎新總幹事。

        6. 建立完善暑假及日後的聯絡網
               發單子下去給大家填寫

        7. 小狼夏令營總幹事時間
               貝：目前招生人數已達60人額滿。工作人員為31人。
                   小狼T預計製做100件。
                   下星期二活大202招開小狼夏令營二次籌備會，請大家出席。
               貝：七月份星期一到星期五08:00~16:00活大202都已經借下來了。
                   如果有任何時間需要開會討論，可直接請先生開門讓我們進來。

        8. 臨時動議
               昌：新歌本已完成，我們將成立歌唱興趣小組。
                   目前這個小組正在籌備中，尚未向群長申請，請大家期待，
                   也歡迎有興趣的夥伴加入我們的行列。
               昌：今天我為大家獻上幾首曲子

        9. 散會

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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) 
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推 warior:超詳細的!!
推 lovage8129:超棒的文書組 :)
推 khmgdupjmso:好強大的文書呀:)
推 liberation:挖賽！真是身歷其境的紀錄！
推 houy:你花了多少時間作這篇記錄啊？
推 HEEE:強浣熊..
推 helen7589:難怪皖文那天說他很懶的po紀錄  原來這麼詳細
推 horngnet:關於器材室外的那些竹子  讓器材組為難很抱歉啦
推 horngnet:我明天下午比較沒事 會把那弄好的 ^^||
推 khmgdupjmso:再補推一下:)
推 horngnet:done~ :)