活動手冊BBS完整版

作者liberation (狂拼預官中)

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標題活動手冊BBS完整版

時間Mon Jan 29 13:46:34 2001

活動手冊大綱 PICOP　五階段 Planning 計劃 Implementation 籌備 Cooperating 整合 Operation 運作 Post-Operation 善後以下都是經驗，都是方法，一個建議，希望大家能以自己有創造力的方式用自己的風格來辦出有當代特色的活動　: ) Be Prepared 版權所有　翻印必究家甫　b6705036@im.ntu.edu.tw 文件 Planning (計劃) 活動企劃書各組工作內容分組志願表分組名單籌備流程表 Implementation (籌備) 籌備資料夾各組文件對外聯絡表組內人員與工作狀況單活動教案預算單器材單 Cooperating (整合) 非文件的概念性前籌備事宜總幹事確定前 (very long) 活動型態確定活動目的確定活動時間預定活動地點預定總幹事確定後 (一週) 時間確定地點確定分組確定籌備流程確定共識會學員手冊各次會議會議資料籌備以及小組會議記錄籌備人力資源分配總表新聞稿 Operation (運作) 活動人力資源分配表工作人員手冊工作人員訓練 Post-Implementation (善後) 活動意見書結算單活動檔案詳細文件說明活動企劃書 (初期對內版) 活動名稱這個通常是暫定，為了讓大家一看就能夠充分了解這個活動是在做什麼的，因此一開始暫定的名稱都會很簡單明瞭，等到未來真正要開始對外宣傳的時候可以集思廣益，再來想一個比較讓人有新奇感，引人注意的名稱。活動宗旨目的這是最重要的，我們做這件事總要知道為什麼吧，如果是舉辦一個比較新的型態的活動就更重要了，這必須是一個能夠說服所有工作人員願意來為這個活動打拼的一個目的，也就是說是這個活動的願景。問自己，你希望藉由這個活動達到什麼，參考的思考方向可以從各式各樣的人來思考，小骨頭老骨頭參加者團外伙伴校內校外社會人士小狼，大家能夠從這個活動學到什麼，或是會度過什麼樣的一段時光，為什麼值得我們花下這些時間一起來做這件事呢? 活動地點完成確定這件事情可以說是總幹事責無旁貸所要做的最重要的一件事，總幹事所要做的最實際最要緊的一件事，就是把場地確定，有了良好，適合我們的活動型態的活動場地，這活動就已經成功了一半。活動時間要決定場地，就必須要把活動時間敲定下來，場地和時間原則上是活動一決定要辦就應該要連帶把這件事先確定下來，才能夠不耽擱到其他事情，沒有確定絕對會造成非常非常非常非常非常多的麻煩──要快確定。參加對象你試辦給誰的總要說吧，活動內容都是要跟著這些人的需要，他們的目的打轉的。參加名額多少人參加這個活動ㄌㄟ?　辦給二十個人跟兩百個人差很多喔工作分組方案那工作人員呢? 工作人員要以什麼樣的方式來作分組，通常應該都會採用大家比較習慣，已經行之久遠的一個分組方式，因為很多工作的區隔都已經有了慣例和共識，但是詳細責任的區隔還是不可或缺的。〔增〕工作分配方案方式活動初步架構通常我們可以以一個大略的活動流程來看出這個架構，總幹事可以先把大略他心目中的一個活動流程提出來給大家來做參考，雖然這只是一個人的意見，但是藉由提出這樣的一個架構讓大家對這活動進行方式將會有一個共識，而大家在討論的時候可以比較針對活動進行的型態以及內容來作討論，不用對時間和流程的細節來除錯。活動預算及來源你錢要花多少，錢從哪裡來，這要說清楚，這對於辦個活動有多少資源有很大的關係，通常錢可能有幾種來源，團部支出，活動報名費，學校，總會其他機構補助，公司贊助。大家應該注意到這份企劃書上面所述的東西都是概念性的東西，什麼是概念性的東西呢，就是看了能夠給別人一個景象，一個大略的活動外貌，讓每個人看了這份企劃書之後，對於這個活動的看法以及概念都能夠漸漸與寫這份企劃書的總幹事有了焦急有了共識，在大家都看了都討論過都同意了這份企劃書後，一個活動的架構就出來了，一個大家都同意都願意為了這個目標一起去努力的活動的雛形就誕生了。 (對外版)增加內容 (也就是公司版，拉贊助版) (精裝版，傳真版，電腦版) 企劃書應該要準備以上幾種版本以供不同的單位的方便來使用，而且都應該盡量做的精美讓人賞心悅目，那些大公司的老闆都是很忙的，企劃書都是隨便看一兩眼，因此我們知道這樣的企劃書外表就變得格外重要，將會佔了對這個活動的絕大部分印象。〔增〕拉贊助方式發起，主辦，協辦，承辦，贊助，指導單位如果有著複雜的補助的時候這幾個單位的排列就很有趣了，一般來說我們都會希望還是把自己放在主辦單位，這對於士氣和大家的參予感有很大的關係，非不得已還是不要把自己放在承辦單位，而另外發起，協辦，贊助單位或任至自己要芳名什麼顧問，協助還是救濟單位那就靠自己的想像力了。總而言之就是可以利用這些名稱來把許許多多的經費以及資源來源單位排進去，並且給他們一個清楚的定位。很大活動的話學校會喜歡當指導單位，給錢的通常是贊助單位，給很多的就可能是協辦單位，其他總會組織之類的可能給他們發起單位之類的。有趣的經費預算有一點寫企劃書的常識的人都知道給外面看的企劃書的經費預算部分都會必須是特別寫的一份，也就是會比較"誇張"一點點，因為這是一份對外，是為了要請他們來贊助的一份企劃書，當然要把我們的經濟寫的特別拮据一些，會讓我們處於一個比較有利的申請贊助地位。聽說像是有些專門玩商管方面的社團都會把預算超支非常多倍，我是認為我們本著童軍精神應該不要這麼惡質的灌水，但是我們還是可以高估一下我們的經費預算到兩倍甚至三倍，我想都是在一般閱讀企劃書的主管所預期的範圍之內。不過另外注意的一點是給童軍伙伴的企劃書就真的不要太灌水了，像是如果總會要給我們全額補助我們還跟他們坑錢就太不應該了。宣傳方式廠商願意贊助我們的活動通常是因為能夠透過我們的活動來進行公司的宣傳，台大原則上不允許公司商業性的廣告，因此靠著這樣贊助活動的方式來讓廣告進駐校園就是一個很好的方式，所以我們要認知到這點，在企劃書上就應該把我們這個活動，活動喔，活動的宣傳方式說清楚，讓它們知道什麼地方是他們可以"搭便車"來宣傳的地方。舉凡旗幟，海報，桌卡，傳單，報名表，參加手冊，活動刊物，活動網頁都是可以放些公司廣告來賺錢的地方。合作方案而要搭便車就是要贊助我們活動啦，所以說我們最好要放進來一個把明確的合作方案寫清楚的部分，也就是告訴廠商，要有什麼樣的宣傳，就要贊助我們多少錢，給多少錢能夠有哪些的宣傳服務，而也可以推出諸多配套套餐，像是贊助我們旗子製作費就可以放上專屬區域，或是多少錢以上可以所有的宣傳品都印上，成為專屬贊助單位。方式很多，靠大家來推出吸引人的配套措施ㄌㄡ。聯絡方式就常常聽說這樣的情形，一個公司看了企劃書之後覺得，噢，這活動很棒，我要贊助他，結果發現傳真過來的這份企劃書沒有聯絡方式，結果合作就因此作罷。這會是多麼吐血的一件事壓，所以請務必寫出所有方便，很容易連絡到相關人員的方式，手機電話e-mail，並且資料包括公關負責人，總幹事以及群長，甚至可以多寫清楚一些哪類的事務跟誰聯絡，這樣也會讓人感到我們是很有組織很有規劃的。 (對學校版)增加內容請學校支援事項可能會向學校請求支援的有租借開會教室(可以用公文一次借齊)，場地，營火會知校警隊，請學校長官開幕，或是一些其他想到可能會需要學校幫忙的地方，都可以在公文裡面先標示清楚。場地租借一覽表這個是要再強調一遍我們從籌備到活動所需要用到的所有場地，可以一次在這邊清楚的標示並且登記借到，也讓之後不會有任何的不清楚。場地使用分布圖這個，學校很奇怪都會跟我們要，都已經是他們的學校了，還不清楚嗎，真是的，不過因為以前公文往往都有，他們就會叫我們畫一份，所以各位伙伴來發揮一下估測以及繪圖的功力吧。人員以及場地的安全措施這個不但是要給學校看的，更是我們自己活動要非常注意的，這個項目在台灣大專社團中大概算是最被輕忽且最重要的一項，活動不管辦的怎麼樣，安全是最重要的，這個在後面會有詳細的討論，而在這份公文中也希望能夠讓學校了解我們做了多少安全措施，也是一種表現出我們羅浮群活動優於其他社團的一個重要地方。工作人員聯絡名單這個……真的是充頁數用的，粉好用，一加進去就變成厚厚一疊了，別忘了要拿通訊錄電腦稿來剪貼，呵呵，厚厚的企劃書給學校是會讓人感覺很有份量的。恐怖的經費預算嘿嘿嘿嘿嘿嘿，跟前一版一樣就不贅述了，只是通常會更恐怖一點點。籌備流程表大概我們會再哪些時段作哪些事情，尤其像是搭工程搭營火之類的要說清楚，像是籌備會議之類的也是可以加進來講清楚。 (參考) 各組第一次開會流程自我介紹，通訊方式，個人行事曆，專長興趣選組長討論本小組任務決定合作方式固定開會日期，時間，地點未來開會流程合作規則例　落後要如何處理　人力不足處理　組內紀律初步工作分配任務敘述所需完成工作敘述負責人分配完成日期散會各組工作內容各組名稱各組工作敘述各組預定人數各組各階段工作詳細描述各組合作內容分組志願表分組名單就列出來就好啦~記得標明組長是誰。籌備資料夾籌備資料夾應該是一個對於活動籌備非常重要的一個東西，也可以說是這個活動的主軸，我們應該把所有目前活動所產生的文件作一個集中管理，放在這樣的文件夾中，並且放在團部，隨時供工作人員在籌備期間來做參考，像是一些籌備會議沒辦法到的伙伴，或是老骨頭，甚至是有興趣的小骨頭，都可以在閱讀這個資料夾之後迅速的對這次籌備的情況有一定程度的了解，也可以讓各組能夠了解其他組現在是在做什麼。資料包括以下資料的影印本及各次文件版本。畫底線的比較重要常閱讀的 Planning 活動企劃書各個版本各組工作內容分組志願表分組名單籌備流程表 Implementation 各組職務，工作分配，開會時間表以及進度報告各個活動教案新聞稿各組預算單各組器材單各次會議會議資料籌備以及小組會議記錄 Cooperating 籌備人力資源分配總表工作人員訓練計劃 Operation 活動人力資源分配表 Post-Implementation 活動意見書結算單籌備流程表　*goal setting* 各籌備會議各組進度這個大家應該很熟悉，也就是我們之前所常常見到的在籌備會議上的那個東西，要讓各組大家知道各次籌備會議前，各組要做完哪些事情。在安排籌備進度需要注意到的有像是期中期末考時間，團部其他活動狀態，伙伴們可能有的其他活動以及伙伴們的目前的動力以及心理狀態。籌備期間各項活動事件行事曆這個很重要，可以讓大家看著這張行事曆，了解到這個活動以及各項其他事件所會發生的時間，才不會讓各個會議活動撞期，另外也有著　"看著活動期限一天天逼近"　讓大家緊張一下動起來的作用。各項工作時間及人力相關圖安排籌備流程最需要注意到的一件事就是事情發生的前後順序，所以我們必須要把一些比較特殊有先後順序的事情抓出來先做安排，像是活動名稱，地點和時間出來才能夠發邀請函，器材單開出來才能夠準備各組需要器材，教案寫出來才能驗教案，竹子長出來才能搭工程等。必須先把這些事情以及一些必須在特定時間完成的事項，排序放入各次進度中，再來依我們每個時段工作的忙碌程度以及大家的負荷來把一些比較沒有時間限制的事項排入籌備流程中。要做到這點我們可以用像是甘特圖之類的一些工具，把我們的籌備情形圖像畫，相信會對大家對於籌備流程的了解有很大的幫助各組對內對外聯絡表以及進度報告組員名單通訊錄給一些最新最update的聯絡方式吧，哪幾天哪些時候要怎麼要找到你呢，不要只是寫了個你家屏東的電話就算了事了喔，寫下這個聯絡方式就要讓想找你的人不到五分鐘就找的到你，否則他就會知道暫時不可能找到你，以及什麼時候才能如何找到你。組員各人行事曆大家哪幾天有什麼事，請寫在各組的行事曆上吧，這樣來作大家的交集會比較方便喔，沒寫下那天有事，大家就盡管把它當作沒事，找來作事就沒錯了，所以哪幾天快要考試要唸書，也標明一下吧。會讓大家都方便許多。組內職位說明組內工作在活動籌備時常常會被遺忘掉，所以要在這邊留下證據。除此之外，也是讓其他組的或是相關人員知道這組的錢啊，器材啊要找誰。組內負責職務的人各斯其職，對於分擔組長工作有很大的幫助，有關組的工作以及運作，不要把所有的工作都交給組長，分工下去做好組內工作是很重要的組內各項工作分配每次開會完一定是把工作分配下去，把哪項工作分給誰詳細的寫出來，看起來好像多此一舉，可是根據經驗，人的記性常常遠低於我們所預測，把誰做什麼寫清楚，會省去很多的腦力以及爭執。對外聯絡表像是公關組，文書組，器材組，甚至活動組幹事組都會有相當程度的跟外面有所聯繫，通常最常發生的就是買東西到處去比價，到處去探勘活動場地，或是去各公司拉贊助，還有很多可能會要跟外部聯絡的，因為對外接觸的點可能只有一個組甚至只有一兩個負責的人，很可能會造成其他工作人員對這樣狀況的完全不了解，也會造成對外態度的不一致或是資源的浪費，所以各組再跟外部有任何聯絡的時候應該都紀錄在一張對外聯絡表上，上面標明聯絡人，聯絡日期，聯絡對象，聯絡內容簡介，所估價格，等等會需要的資料，放在籌備資料夾中就可以供各組參考。各次會議會議資料開會的時候看的資料。在過去常常出現的一個現象就是會議資料好像是活動籌備唯一個文件，所以就造成像是在訓考營上許多人隨身拿著一份會議資料在那邊參考，碰到一個活動，要找教案還得看看是在三籌會議資料裡面還是行前會會議資料裡面。會議資料所要達到的目的就應該是給大家開會的時候參考的，然後必要時也在上面作一些筆記回去整理，但並不是一個萬用的資料。應該用有各種所需要的功能的文件來達到各個目的。會議資料通常可以放進去的東西有會議名稱，地點，時間幾點到幾點，應出席和列席人員本次開會會議流程籌備進度報告活動總流程前次會議記錄並且可以趁開籌備會議的時候給大家一些大家需要看到的籌備文件。開會會用到的活動教案籌備以及活動人力資源分配表各次會議會議記錄就是會議記錄嘛　這是原始資料　需要整合可視個人紀錄方式，再加以整理其中需要注意最好標明的資料有像是開會從幾點到幾點，出席以及缺席，沒錯，就是缺席，有警惕作用。活動教案活動教案是做什麼的，其實很明確，就是要讓看這個教案的人，知道目前所設計的活動會是什麼樣子，而看教案的人有可能是工作人員，以及教案設計者本身用來作沙盤推演以及改進。這裡的教案則包括了小活動的教案以及把各個小活動整合起來的教案，原則上建議每天能夠把所有活動整合起來作為一個當天活動的教案，以檢視當天活動的完整性和互相配合的程度。名稱，負責人，日期，時間，地點，人員，器材，服裝上面所述是一個教案最基本的敘述，把一些基本的要求列出來，所以都盡量要求完整但是簡潔明確一目了然。目的這是一個最先需要知道也可以說是最重要的項目，唯有知道為什麼我們才知道要有什麼樣的內容來配合他。但是很有趣的活動的目的常常都很隱藏，都很隱約，就算是大家都知道這個活動對於整個活動很重要，可是仔細想起，卻還是不知道他的目的在哪裡，好像就是反正就是要有就對了。在我們面對這個項目時，讓我們好好想想這個活動的目的，要達到這個目的我們有什麼其他的方式可以達成呢，我們是否能夠突破之前大家所訂出的傳統，而創造出更能夠達成這個目的而更新的活動呢，而這樣的一個活動以及安排是否真的就能夠達到我們所要的目的呢，甚至這個目的真的很重要嗎，真的需要達成嗎，這些比較根本的比較基本的，都是要在活動開始籌備去計劃之前所需要認真想清楚的。時間流程時間始末，負責人及單位，活動型態及內容時間流程是一個最容易讓大家對活動內容有足夠的了解的一種方式，也是一種最常用的方式。教案中活動流程需要標明的有，活動各子項目的時間，以及負責人和負責單位，以及活動的型態和內容。對於內容通常可以分成三種，一種是發包式，像是請講師來上課，由教案執行者獨立負責，第二種是工作人員都非常熟悉的活動方式，或是在活動中重複多次的活動，則可以寫個項目大家就知道要做什麼，第三種則是比較新的特殊的型態的活動，是大家所需要注意並且去在跑教案的時候詳細去注意的。場地規劃動與靜另一個很好而常常被忽略的一個讓大家了解這個活動的方式，就是畫出場地規劃圖，也就是讓大家來了解這次活動的場地規劃，如此我們對於一個活動象面的了解就更加的完整。通常我們可以用圖形來標明各項場地佈置的位置，以及如何來佈置他，還有他們的用途。而最重要的，就是動線的安排，在前一項的各項時間流程中我們是如何安排所有人員以及器材的位置，而我們要如何再下一項時間流程時把所有的人員以及器材移動到下一個位置去，都是在這個場地規劃所需要安排並且標明的。有了以上的資料我們就可以在腦中想像出一個情景──也就是在這個場地規劃圖畫出的場地中，依照了這些時間流程開始了我們一項一項的活動，而這也就是我們通常所謂的跑教案，跑教案有兩種方式，一種在大家各自在心中推演並且討論，另一種是實際的在真實或是代替的場地上來模擬我們所要進行的活動一次，原則上比較大的活動我們都會希望有一次實地的真實模擬，以求各個細節的順暢以及讓大家在實際進行時能夠更進入狀況，像是大家很可能參加過的國慶什麼晚會的呀之類的。以下也順便列出一些我們在寫好了我們的流程後所需要注意的事項，可以作為寫教案後標明，以及跑流程時作為參考。雨天備案這，傳說中最常問，也最會出現一陣沉思……"啊ㄟ…" 然後教案負責人只好說 "那不如就賭一把了" 的問題，這是一項對於所有在活動中會碰到任何一點點沒有頭上遮蔽物的時候需要考慮並且寫進去的一個項目，因為活動這麼大，人這麼多，總是會有幾個人是雨天寶寶，所以把雨天備案寫清楚是必須的。不過不必花太多太多時間在雨天備案上，當你發現你的雨天備案比正式的教案還好的時候，那就要好好檢討了考慮換活動了。學員準備有許多活動是需要參加的學員要做出許多的準備工作的，當然啦，準備工作也可以分做兩種，一種是物質上的，一種是精神上的。所謂物質上的就是說，這個活動中學員必須從家中帶些什麼，像是菜刀一把米兩袋，團歌本或是行前作業之類的。或是必須在活動中準備 or做出什麼成品，像是訓考營中的STA，或是其他像營地建設的東西。而精神上的準備就像是把哪些歌曲先學會，或是要先熟練或預習哪些技能。把這些標明，也能夠讓我們在活動前能對這些項目作檢查，並且考慮在這項活動前學員把這些項目準備好的可能性以及能力，而作出延後啊，或是加進去一些時間或是教學來增進學員準備的程度。燈光音響又是一個容易忽略但是對於活動給人的感覺有決定性影響的一個項目，悠美的燈光和一些配合氣氛的音樂就像是美味佳餚中的調味料一般，對於參加者對於活動的投入以及感受度有直接的影響。比如說在教室辦活動用那呆版而死氣沉沉的日光燈就比不上大家抬來幾展婚黃的檯燈，若加上一些浪漫的音樂，噢，想必又是一個難忘的活動~~ 民生問題什麼是民生問題? 不就是食衣住行，這幾項是最基本所需要解決的，肚子餓了又累了想睡覺天氣又冷的抖個不停 (咦…訓考營?!)，再好的活動也享受不了嘛! 當然啦，有些時候是例外的，為了造成一些特殊並且印象深刻的效果我們是會去特意造成可能出現的民生問題的，但是絕對不能是不小心造成了在意料之外的民生問題。所以食物要如何補給，什麼時候怎麼吃。衣服要告訴他們要準備多少，要不要換洗衣物。住是要住在帳棚還是教室還是禮堂，夠不夠睡。距離較遠的地點和地點之間的交通方式以及所需時間，都是必須要考慮到並且標明的問題。以下開始介紹到活動與活動之間配合的問題，也就是活動與活動之間，排與不排，排前排後的問題。在這邊我先補充一下一些活動的安排方式，一種稱為開放式活動安排，另一種稱為封閉式活動安排。開放式的活動有別一般營隊的安排，他是開放讓參加的人選擇他要什麼樣的活動，有點像是個園遊會，但是沒有那麼走馬看花，他們可以自由的到各個點各個站去學習去玩去得到他們所希望得到的，然後我們只需要約定我們活動開放的時間由幾點到幾點，有點像是訓考營的考驗時間。這樣的安排優點是彈性非常大，學員也非常自由，能夠選擇自己喜歡的活動，非常能夠真正得到他們所想要學的。但是缺點是所需要的人手比封閉式的要來的多了許多，並且如果學員沒有非常積極的話，活動也可能比較比較鬆散，甚至造成學員自己就玩起來或做自己的事，錯過了許多利用諸多資源的機會。封閉式的活動就是一般那種排了緊湊的活動流程，一個節目一個節目上，或是分成小隊小組分站教學的線性的，沒有選擇的活動安排，優缺點就跟上面介紹的差不多相反。另外我們也可以採取許多比較折衷的方案，結合開放式的活動以及封閉式的活動，像是填選課單選自己要學的，然後以比較封閉式的方式來進行，都是可以結合兩種方式的優點的安排。團體氣氛變化一般來說我們在排活動時必須注意到的就是在活動各個時期一個團體他們內部的氣氛的變化，通常有兩種型態來討論。一種是就短時間來說，像是一個營火晚會我們所要注意的熱力曲線，其他活動也可以參考這樣的一個團體氣氛變化模式來做參考，以排進各個適合的項目。有關熱力曲線大家應該都蠻熟悉在此就不詳加描述，反正就是要注意解凍期，氣氛營造期，熱烈期，以及沉澱期各個時期的氣氛和活動的配合就是了。另一種則是長期的氣氛變化，這裡通常是指營隊的長期氣氛變化，小型活動大家到最後都還是不太認識的比較不需要考慮這點。一個營隊中通常為了大家能夠有一個小團體，能認識人，都會分小隊，小組或是其他的小團體，而在這個小團體中的微妙變化是我們所要注意，並且安排適合當時小隊狀況的活動。一般來說一個團體的生命週期有幾個步驟，形成期，衝突期，組織期，合作期和解散期。其實在一個營隊中就是一個最好的一個看到幾乎是完整的一個小團體的生命週期。通常一個大家不是很熟的營隊在第一天早上或是行前會的時候，我們會度過形成期，也就是大家進入這個團體，卻還沒有認同感，只是單純在這個團體中，在這個期間我們所需要的活動是能夠讓大家認識對方的活動，增加隊員以及隊員間彼此的接觸以及認識，但是不要有過多的接觸到幾個不太認識的人都搞的很尷尬的程度。接下來是衝突期，通常是營隊的前一天甚至二天大家已經開始認識這個小隊，但是彼此的認同感還不夠，甚至不夠願意接受小隊的規範，一個小隊的核心和領導也還沒建立，因此這時我們需要一些給小隊小團體的壓力，逼著讓他們去合作，像是搭營地建設，小隊間的遊戲，或是被聯隊長罵，都是適合的活動。若是經過了衝突期就進入了一兩天的形成期，大家經由衝突和初步的合作，開始會發現各個隊員的好，像是 "喔，你的繩節真強"，還是 " 你真是會耍寶" ，這樣的話就常常會出現，所以發現各個隊員的優點和負責的事情就變成形成期常有的工作，所以讓大家能夠發揮自己的長處的活動是很能讓小隊中的人各展所長的。當大家都各斯其職時，就是一個良好的合作期的開始，這時候已經是一個士氣高昂能夠接受各種挑戰的小隊，所以大型的活動像是拓荒旅行啊，營火節目表演，高度合作的夜間活動或是搭大型工程，這樣一些需要高度團體合作的活動就適合在這樣的營隊後段，利用已形成的團隊，並且增加一些難忘的合作經驗以及回憶。當營隊接近尾聲時很難免的必須進入解散期，畢竟活動後一個這樣的小團體要聚在一起也是不容易的，因此我們需要讓大家有以後聯絡方式的活動，和認識一些營隊之外的他是個什麼樣的人都是增加營隊後大家聯絡機會的方式，好好讓小隊有個成果展或是頒獎，都是會給小隊一段美好的回憶的方式唷。體力精神這其實也是民生問題的一種，不過它主要的因素就是在活動與活動之間的關係，有沒有在太短的時間內安排太多耗費許多體力的活動，就算是想要讓學員操一點的時候，但是也必須有限度，並且特別要注意安全和危急狀況的處理。時間是否能控制在活動的流程一個堪稱最常碰到的問題就是流程延誤了，delay 了，這時候我們就會看到一堆工作人員跑來跑去緊急補救，討論者到底要把誰呢節目卡掉，把哪個活動縮短，要不然就是流程進行太快了，下一個步驟還沒有準備好，結果就跑出了一兩個白爛跑上台使出他們的救命三招，死命的想要把時間拖久一點，這些雖然都非常能夠訓練工作人員對於緊急狀況的處理能力，不過我們相信應該有更優雅的方式來處理這樣的問題。所以應該知道，其實活動一般都有時間是否能夠控制的分別，有些活動像是計時遊戲還是球類競賽，或是講師上台講課，我想應該比較不會有什麼延誤或是提早結束。但是像是一些早上報到集合，或是拓荒旅行，還是外團表演節目，都是非常容易延誤到下一個流程的活動，因此在他們後面所安排的應該盡量要是有時間彈性的，準備時間短的，甚至是可有可無的。而時間很不固定有時候常有時候短的像是要配合營火燃燒時，尤其是外團表演的時候，最需要的就是一些準備好的墊檔節目或是活動，不用花太多時間準備但是一定要有，並且有著一個砍節目的順序，使主控能夠當機立斷的決定什麼節目不要了直接進行什麼節目，而工作人員也能夠很快的進入狀況。這樣的彈性反映能力在營火中的控制流程更顯重要。同質性主要要注意的就是動靜的交替，活動和節目都是一樣的，一直進行的都是靜態的會很容易讓人睡著，經驗中充滿了血的事實，而完全是動態的也是會讓人操勞死的，所以通常來說動靜交替，像是室內教課前來一段小團康或是歌唱讓大家來醒一醒集中注意力是非常好的一種方式。其實除了動靜的交替以外的，就稍微注意一下就好了，應該比較容易避免，只要不要說早上玩丟汽球，中午玩採汽球，下午玩射汽球然後晚上玩捏汽球，睡覺前再來個吹氣球大賽，這樣不但以後學員看到氣球就想要吐，而且也會覺得辦的人了無新意，只會這幾招。人員工作分配關於這個重要的項目在這邊建議把他獨立出來作為一個完整的，統合性的人力資源分配表，就能夠跨活動一目了然，在後面我們有詳細的說明。安全問題這個放在最後，是希望大家能夠有著最深的印象，我們知道一整篇東西的最前面和最後面是會讓人有最深的印象的，因此我把目的放在最前面，安全問題放在最後面，希望大家能夠隨時想到這兩個最重要的項目。這裡我分兩個方面來探討，一個是整個營隊所需要注意的安全問題，另一個是各項活動所需要注意的安全問題。工作人員手冊工作人員手冊的目的很明確，就是要提醒工作人員要做些什麼事，以及要遵守哪些規定，算是一個工作人員需要注意的事情的備忘手冊。在活動中工作人員照理說要帶的就只有工作人員手冊，不會說像我們常常會看到大家帶著每一次開會的會議記錄，所以說有一個方便參考的工作人員手冊會隊在活動進行時有很大的幫助。活動以及工作目的再一次的提醒我們是工作人員，而我們這次來這裡的目的是什麼。工作人員隨時要謹記在心的就是──我們是工作人員，是來這邊為所有參加的人來服務的，必須將這次活動所有的參加人員擺在第一位。工作人員守則以及規定包括服裝，離開，作息，休息，器材，私人物品以上的項目最好都有詳細的規定，每天要穿什麼樣的服裝，活動期間離開的規定和辦理的程序，對於工作人員生活起居作息也必須要有規定，不然可能夜夜笙歌使得平日活動品質降低，各項器材如果需要要跟誰來申請，怎麼申請，甚至哪些時候哪些器材是已經被預定下來的，還有有關私人物品的規定，要帶和不能帶哪些，自己的東西要放哪裡有個統一的規定才不會影響到大家的生活。還有任何其他有關工作人員的規定都應該清楚的寫下來。給予許多的工作人員規定其實並不是對工作人員的不信任或者是不尊重，而是在一個講求效率的一個團體生活的日子中，是需要一些比較清楚的規定讓大家有個共同遵守的原則，將一些會不自覺影響到他人甚至活動進行的行為降到最低，也能夠在出問題之後減少紛爭。而常常討論到不遵守工作人員的規定是否應該有懲罰，這點應該是相當的見仁見智了，因為有了懲罰就會有人考慮要不要接受這懲罰的代價來作這件事，他會覺得好像沒有錯而心安理得，而沒有懲罰單純靠大家的榮譽有時候會讓規定一步一步慢慢的被瓦解，所以有關違反工作人員守則是否應該要懲罰，以及如何懲罰，就靠大家在籌備期間來達成協議啦。活動流程　(填入自己各個時候做什麼) 每個人手上都需要一份。學員名單和工作人員名單很有用的，毋須多說。活動進行常常要參考到的。各大活動事項突發狀況──負責人突發狀況處理方式工作人員訓練計劃在做工作人員訓練的時候每個人一份的。因為這個是之前比較少有的一個項目，所以在這邊附上一份參考的簡略的工作人員訓練計劃，僅示範一個訓練計劃所代表的涵義。而訓練的方法是最好能夠找一整天大家一起為這個活動做訓練，並且牌出一個大略的流程告訴大家今天有哪些訓練要完成。原則上當天要來當工作人員的一律得參加，否則喪失當天當工作人員的資格，這是一個確保活動品質的好方法，如果擔心太多人會無法參加訓練可以擇期補課。另外可以考慮的方式是採用在籌備會議的時候來同時進行訓練。但是當天要以工作人員的身分出現在參加者的面前的人，我們都希望它能夠有對活動以及自己負責工作一定程度的了解以及熟悉。但是工作人員的訓練和籌備混在一起有個很大的缺點，開過很長的籌備會的人都會知道其實很多人很難在整個會議期間都保持著很高的注意力，然後把每一組上台報告的內容都詳細的記下來，然後從開會討論的結果中就能夠清楚的知道當天的誰在哪做什麼，這樣雖然是可行的，但是他是個理想的情形，實際上應該會有相當多人是無法做到的，所以跟會議獨立出來的一個訓練，是有他非常大的好處的，所以即使是沒有時間來特別放一天，也建議要有半天，甚至早點開完會，給個幾個小時來做工作人員訓練，我想都會是很直得的。訓練目的在這邊我對工作人員訓練的定義相當的廣泛，其實只要是除了活動內容籌備以外，所有讓工作人員對真正活動進行時有更多準備的訓練都包括在內通常會包括一些元素像是對於這次活動的共識對活動流程的認識對活動場地的認識對器材位置及使用辦法的認識對於各自負責流程的演練 (排演教案) ... 訓練流程簡單的排一排吧，當天才不會無所適從。也比較不會忘記事情。項目簡介簡單說明這個時段是要做什麼的突發狀況處理這個項目對於營隊型的活動特別重要，尤其是各種的安全問題都是要在這裡面討論的。而普通的非過夜單純的活動要討論的就是比較偏向於活動的突發狀況要如何處理，像是天氣因素或是人為因素(像是場地被佔據?)。在營隊上碰上了緊急事件應該要有一個機制能夠讓全營隊的人都知道發生了什麼事情，像是警鈴或是聯隊長的特殊哨音。因為當有緊急事件的時候我們不希望營區到處都有學員和工作人員在晃來晃去，一來他們不知道發生了什麼事情，容易發生危險(ex.火警，洪水暴漲)，二來在緊急的時候我們會希望有全營隊的人力來幫忙。所以要達到這樣有效的危機處理事相當需要準備的，要如何把大家集合起來，然後針對各種可能發生的危機處理方式來做討論和準備。在這邊舉一些比較可能會碰到的希望大家能考慮清楚，自己也想一兩個加上去。宿營木屋起火露營河水暴漲學員夜遊在山上失蹤或是受傷露營有人緊急身體不適地震颱風來襲參考資料訓練時其他想要大家知道的就放在這吧，比如說希望大家有的心理準備，或是最好有一些補充大家相關知識的文章報導，或是大家需要的準備方向，都是很適合放在這的。筆記欄別忘了留些空間來寫筆記。案例　工作人員訓練計劃──團慶營火訓練目的讓工作人員做到以下準備一　熟練團慶營火當天所該做的事二熟悉團慶營火當天場地分布以及動線三　熟悉團慶營火當天流程四實際排演各項節目以及教案五了解今天起到活動前需要加強的部分訓練流程十一月一日　星期六 9:30 集合　(台科大門口) 10:00 各組解釋當天該組所需要的配合事項 (文書組紀錄製作人力資源分配表) 11:00 活動組解釋當天活動流程以及場地動線 11:30 討論緊急以及特殊狀況處理原則以及演練１　友團伙伴受傷２　許多團很晚報到３　營火當時突然下大雷雨 …還有很多啦 12:00 午餐　各組內部互相討論 13:00 演練教案 (闖關遊戲) 14:00 演練教案 (營火) … 16:00 工作人員訓練檢討 16:30 解散項目解說詳見各教案，以及活動負責人附的說明書參考資料場地分布圖，活動流程圖，教案邀請函／DM 這個就是要靠創意啦，這個比較偏向宣傳的手法，在後面再說明，不過這裡先列出一些必要的資訊是要放在這裡面的 (有些還是可以選擇性使用啦) (基本內容) 活動名稱，地點，日期，時間，簡介報名方式，截止日期，費用，交通方式，聯絡方式報名表資料夠用就好，不要太多。參加者行前通知營隊式的大型活動可能比較需要這樣的東西，並且如果是其他的活動像是運動會啊，需要的就是領隊會議，也是可以按照行前通知的內容來開會。而行前通知的目的主要在於通知學員已經報名成功，給他們一種安全感，不會有那種我已經寄出報名表不知道他們有沒有收到，也不知道會怎麼處裡，更不知道要不要真的交錢之類的疑慮，所以用像是這種文件來保持跟參加者之間的溝通順暢，是給人這是一個籌備良好的活動的信心很重要的一環節。行前各時段準備事項告訴參加的人要準備些什麼，打個比方說訓考營，最好是能夠告訴他們，一個月前要開始準備基本技能和開始考驗，兩個禮拜前要教報名費報名表，一個禮拜前要開始買或借些裝備或器材調整生活作息，三天前要開始削火煤棒做防潮火柴並且燒香拜拜，一天前要想好小隊名小隊歌，諸如此類的各時段需要做些什麼樣的準備。報到方式，時間，地點當然要告訴他們怎麼樣來開始這樣一個令人期待的營隊ㄌㄡ，說清楚，並且要提醒他們要早點起床不要遲到喔。報名費繳交方式，交通方式，所需攜帶器材及物品一些必要的資訊，可能會跟DM重複。不過該說的還是要說，像是所需攜帶器材及物品這項，就是看出功力的好地方了，有經驗的和沒經驗的列出來可是會差很多喔，最好是多問幾個人來請教一下以免有遺漏，到時候學員都沒帶，那就麻煩ㄌㄡ。我們的活動內容，流程簡介，各天緊急聯絡方式理想的情況在發出這份行前通知的時候，我們的活動內容和流程已經充分的確定了，所以如果再這個時點，你發現活動流程內容好像還沒有確定，那真的就請你們要好好加油，最好馬上趕工開會把內容流程完全確定下來。給學員的行前通知所告知有關的活動內容拿捏很重要，說多了會減少很多活動的神秘感，讓大家會有一些預期心理，說少了會讓人不夠清楚這個活動是在做什麼，沒有人會喜歡參加一個到活動前還不知道所要參加的到底是在做什麼的活動。所以有關活動的介紹應該著重於概念式的介紹，讓參加的人知道這次活動的目的是什麼，會學到什麼東西，大略有什麼樣的類型活動會舉行，需要有什麼樣的心理或是器材的準備，像是舞會或是拓荒旅行，都是可以考慮先說明讓學員有所準備的。最好各天的地點以及聯絡方式也能寫清楚，讓家裡的人在緊急事件發生的時候可以聯絡到學員，這樣也能讓大家的父母放心。根據經驗及推測的建議事項任何讓學員能夠更安全更盡興的度過活動的方式把它是先說明清楚，都是工作人員的責任。像是有人說訓考營要帶蛙鏡 (…-_-…) 或是這次的營地蚊子爆多最好有些防蚊液，或是船賽划完非常有可能會全身溼透，所以應該要帶換洗衣物，甚至說要有在醉月湖裡和烏龜游泳的心理準備，都是最好在不要降低神秘感的情況下說明清楚的。聯絡我們的方式收到的人有疑問或是有其他狀況要通知我們，總得留個e-mail行動電話讓它們來聯絡吧，甚至我們的團網頁或是團部地址，都是必須的。也注意所留地址的人是能夠聯絡到的，不要發生打個幾十次都是沒人接，最後發現他已經回南部去了之類的錯誤。參加者手冊不要活動第一天才發序有個序看起來比較正式嘛。而且可以讓學員了解這個活動的緣起，主旨或是一些有趣的相關故事，是很可以發揮，並且能讓學員對這本參加者手冊打起興趣的一種好方法。誰啊誰說的話　群長，總幹事致詞，讓活動的高層主管來發表一下對於這次活動的期望以及在籌辦這個活動背後的理念，是相當不錯的，透過如此讓參加者對活動籌畫的由來和原因，透過了解，會讓它們更能去欣賞這樣籌辦出來的成果。活動守則這個也可以考慮放在活動手冊最前面，以表示對活動守則的重視。所以這幾條守則絕對不可以隨隨便便定一下敷衍了事，是必須根據這些法則來對學員管理的，當然這些守則主要都是最基本的原則，像是有關安全，讓活動進行順利以及營隊所希望學員有的態度，但是最好不要定的太細，最好在十條以內，甚至更簡潔。並且在活動期間必須從工作人員開始嚴格遵守，並且由聯隊長嚴格執行。所需遵守的規則類似活動守則，不過是一些比較細項的規定，類似工作人員的守則和規定，不過是一些特別適用於學員的一些規定，像是洗澡時間之類的。工作人員名單這是我們的工作團隊，這個營隊就是靠這些人籌備出來的，讓我們驕傲的把伙伴們的名字寫出來吧。參加者名單方便大家認識ㄌㄡ，把名字列出來，活動期間用處無窮。活動流程在學員手冊的活動流程可能就不能跟工作人員手冊的一樣了，是需要去多包裝一下的，最好不要平鋪直敘的告訴大家會進行的是什麼東西，除非真的都是類似上課不需要保持什麼神秘感，早點知道早點準備反而更好的活動。所以大部分在活動流程上加一些包裝會讓人很期待，更有吸引力喔。我們所提供的服務例如，我們會提供伙食，請不要活動期間突然跑出去買便當吃，諸如此類讓它們知道有這樣的服務，不必自己多花心思來忙。之前常常就是會有這樣的經驗，我們準備了一大堆的服務可是沒有人知道，結果全部自己在那邊忙來忙去，很浪費資源的。這項不但應寫清楚，最好活動一開始就講清楚。緊急狀況處理讓學員知道碰到什麼狀況要怎麼處裡，比如果有人受傷要趕快找誰，要跟誰報備，也就是工作人員訓練所演練到的緊急狀況處裡方式都需要寫上去。不過我們知道寫在這本上面其實常常是會被忽略的，所以來一次演習來練習個比較可能發生的狀況是讓大家來重視這部分，以及重視活動安全的一個好方式。有用的參考資料像是這個活動所會唱到的歌曲，或是需要的技能參考知識，或是其他會用到而且它們可能沒準備到的資料，或是之前沒提到的，都請把他寫上來吧。新聞稿對外的發給報社各大媒體的新聞稿，這可是一們學問，大概沒有辦法在這邊一語道盡，在這邊單純就用途以及所需要的元素說明，但是在如何把他潤飾宣傳讓媒體想要來採訪可能就需要靠撰寫經驗的累積了，這也是宣傳手法的一部份喔。新聞稿是為了告訴記者們我們這個活動是在做什麼，為什麼要辦這個活動，和一些活動的基本資料。最好還能夠隱含告訴記者為什麼他必須來採訪這個活動的原因，讓他能夠看到一個來採方應該可以寫出一個非常吸引人非常有趣的一篇報導，所以我們除了基本的資訊像式活動名稱地點時間型態內容以外，最好多著墨於這個活動的噱頭，因為或許我們在籌辦的時候每一個部分都同樣的用心，但是對於一個旁觀者，一個記者的角度來說，他只想知道這個活動跟其他活動有什麼不一樣，有什麼新鮮從來沒發生過的點子，有什麼會引起一個沒有來參加的人的興趣的東西，有什麼會讓看到這篇報導的大眾花時間很有興趣的把這篇報導看完，甚至能夠從中學到東西。有了這些基本元素也離一篇稱職的新聞稿也部會太遠了。預算單 <未完成，大家應該都會寫吧，記得準時交，放款原則檔案裡很多可以參考> 器材單　　活動中所需要的器材量非常龐大且瑣碎，管理不善將使器材丟三落四及損壞率增加。露營時所需器材甚多，我們等於帶了如平常的生活必需品以維持舒適的生活品質（當然露營也是有享受與極簡之分，在此不加贅述，僅就活動需要討論）；尤其是長期露營因活動期長，為因應活動的多樣性而增加了器材需求。若有詳細的器材使用清單，會讓器材的管理及使用更能掌握。　　各組所需的器材依時間流程列出，即每個時段所用的，交給器材組歸納統計。對於器材組來說，可了解在某時段哪些器材是被占用的，並能掌握有限的器材資源現在到底在誰手上。器材單上除了使用時機及器材項目外，還必需有數量、，另加上備註欄可填上負責人、使用注意…等用途。　　若有用到團部沒有的器材，需要去檢去借或是去買的，可以跟器材組商量籌措方式：假如得用錢買的器材，可以讓器材組考量未來的使用取向；如果只在這個營隊使用的消耗品或不會留在團部的器材，可考量數量或體積重量，看是否器材組來準備較為方便。另外，一些很小的東西也是最好自行解決；如果要器材組帶兩個迴紋針，必須在活動之前從一堆器材中挑出來，簡直是大海撈針；不要怪器材組擺置打包器材雜亂，而是東西小很容易就會遺失或是遺忘。　　在營隊中很多器材不是只應付單一活動而已，往往會重複利用數次。用完隨即物歸原處，這個好習慣將可保障器材不被留在遺忘的角落。籌備人力資源分配總表籌備期間我們需要一個能夠掌握各個時期我們相關人力資源有多少的一個分配表，他就像是一個所有人和在一起的一個行事曆，每個人把自己的行事曆大略的寫在這樣的一張表上，有非籌備事項非團部的事情，像是要準備期中考，或是要跟高中同學出去完，就標明一下那天沒空就好了，而其他籌備相關事情都應該標出那天是要做些什麼事，或是閒著可以幫忙做事。寫這個道理很簡單，但是是實行起來比較困難一點的一項，這是需要由總幹事來負責管理這份分配表，然後由各組組長每週或隔週來增修組員目前進度狀況，總幹事就盯著各組組長的狀況就可以了，這是一個很能夠確保各組組長有在掌握組員狀況的工具之一。活動人力資源分配表活動人力資源分配表跟籌備的人力資源分配總表非常的類似，只是他的時間間隔又更加的詳細了，常常是按照事件來分，像是一堂課一堂課來分，甚至一個營火節目也可分作一格，所以都是按照活動的方便來作分隔。而作活動人力資源分配表時所要注意到的就是他的詳細度，因為常常這個表示由活動組來填寫，往往就會忘記其他像是糧總組呀，文書組的工作時段，造成許多人在同一時間的工作重複，因此可以考慮由總幹事來負責這份表，或是每一組都必須交一份，並且經過總幹事或是活動組的整理後在籌備會議討論並且決定。活動意見書這個的格式和內容其實就蠻隨性的，在這裡寫出來只是強調大家都必須有寫這樣的東西，把這次活動學到的東西紀錄下來，形式不拘，如果有人想要把活動感想寫成一首詩，一篇散文，也是非常有紀錄價值的，不過一些列舉式的經驗傳承卻是不可或缺的，我想這部分用其他的方式表達可能就會比較沒那麼清楚。在這邊對於活動的資料整理有個小不同於往常整理方式的建議架構想要提出，因為往常我們所整理出來的檔案其實大多屬於資料，數據。我們知道知識管理上我們可以把這些分為三個層級，一是資料，數據，二是資訊，三是知識，而資料是非常容易取得，只要有妥善的保存，但是經過幾年以後我們很容易出現一個資料過多不容易整理出個頭緒的情形，而每年狀況不一樣，很容易讓看這些慘考資料的人感到無所是從，不知道哪一個才是比較有道理，哪一個才是對的，所以我們應該做的是一些資料整合的工作，也就是將這些原始資料，也就是籌備資料夾，活動檔案的內容整合起來成為資訊，甚至變成知識，讓未來的人比較好吸收，而變成資訊的方法有五: 文字化，分類，計算，更正，濃縮，而我們比較可能以及常用到的方式就是分類和濃縮，因為其實社團辦活動所需要用到的數據比較少，所以計算，更正，文字化使用會比較少。所以分類和濃縮是比較會採取的方式。另外轉化成知識的方式也有四: 比較，結果，關聯性，交談。這四個都是產生知識的重要方式，在下面我們來詳細解釋。可能會有些學術性，有些枯燥，所以沒有興趣的人可以先看一下例子，先從例子來作了解，知道我們做這些事情是要幹什麼。知識最寶貴的地方，就在於他最接近於行動，所以在整理出知識的同時，在行動上的實用性是我們所必須時時在心中注意的。首先我們應該把資訊作一些分類，所以可以考慮的方式有按照活動，或活動類型分，比方說把每一次辦迎新的資料都把他整理在一起，或是每一次有營火的活動都把他整理在一起，這樣的整理後對於接下來的 "比較"，"結果"，"關聯性"的整理都會有幫助。比較: 這情況和過去碰到的有什麼不同，也就是我們先把每年的種狀況先作一個比較，因為不同的情況作出同樣的決定也是會有不同的結果，所以我們應該先把資訊中的客觀條件說清楚，再來看看各種狀況下我們所作的決定，然後把這樣的已知條件在下一步驟來作比較。結果: 做這樣的決定和他所得到的結果對我們有什麼啟示，也就是根據剛剛作的比較在各種情況下所作的決定有了什麼結果，我們可以根據這些結果來討論各種決定的優缺點以及各種結果的應變方式，以及未來改進方案。關聯性: 這些知識跟其他我們得到的結論有什麼樣的關聯，孔子說我們要能夠舉一反三，這就是關聯性的用處，我們從這些結果我們可以有什麼樣更廣泛的認知可以用到什麼其他的地方。另外交談也是一個很重要的參考資料，他代表了其他人對於這樣的知識的看法，或是使用了這個知識之後所產生的意見和感想，是一個未來在使用這些知識所可以參考的一些意見。最後資訊經過多年的累積後，是會越來越多可能又會使人無法負荷，不知道重點在哪或是該相信誰，所以濃縮，重複上面的步驟就會是必須的，不過我想這大概要累積相當多年吧 :p。以下是一個知識整理的虛構案例是迎新的一小部份簡略的說明，許多資料是虛構的，並且希望大家實作的時候能夠更加的詳細，這裡是為了讓大家了解上面所述的整理方式。案例: 迎新活動篇 1997 活動　社團聯展宣傳，迎新室內營火日期　九月二十四日，九月二十七日地點　社團聯展攤位，綜２０２招生狀況簽了資料單的三百餘人，室內營火參加新生５０人，室內營火效果良好，新生對於晚會皆有相當良好的印象，並且上學期的團集會活動豐富引人入勝，留下小骨頭頗多。 1998 活動　社團聯展宣傳，迎新晚會日期　九月二十七日，十月三日地點　社團聯展攤位，總圖旁廣場招生狀況簽了資料單的近兩百人，迎新晚會參加新生約５０人，因為場地稍差，比較不適合舉辦晚會，必須用火把照明，氣氛不錯，可惜有點草率的感覺，一般來說效果沒有想像好，而之前的分站教學則效果不錯。 1999 活動　新生註冊宣傳，社團聯展宣傳，迎新營火日期　九月十一日至十四日，九月十六日，九月二十日地點　社團聯展攤位，綜２０１，社會系館後招生狀況簽了資料單的四百餘人，迎新晚會參加新生約５０人，因為簽了資料單的人數眾多，但是在各小隊內普遍有打不完的電話，而打電話時間也比較少，因此在迎新營火參加人數沒有增加很多，並且到最後還是有許多小骨頭根本沒機會打到電話，實為可惜。迎新營火，效果良好，小骨頭印象深刻。 2000 活動　新生註冊宣傳，社團聯展宣傳，迎新營火，迎新露營日期　九月十一日，九月二十日，九月二十三二十四日地點　社團聯展攤位，小福，綜２０１，社會系館後，苗圃招生狀況簽了資料單的約八百餘人，迎新晚會參加新生約６０人，迎新露營參加２３人。迎新活動非常多，小骨頭好評如潮，但是幹部辦完迎新後紛紛操勞死。小骨頭加入社團後活動過少，後繼乏力，人氣稍有流失。活動檔案活動檔案就是資料的一個總整理了，其實在這邊如果之前的籌備資料夾都有詳細的編輯好，活動檔案應該已經算是幾乎完成了，剩下的工作就是把資料整理好，加進去大家的活動意見書和檢討會會議記錄，最後加上活動照片，就是一本相當完整的檔案了。結算單 <未完成，大家應該都會寫吧，記得準時交，放款原則檔案裡很多可以參考> 宣傳手法很多非團部內的活動，甚至團部內的活動，都是需要作宣傳的，一個再好的活動沒有好的包裝好的宣傳，是沒有人知道他的好，因此也會變的乏人問津，所以這樣一個所謂的表面功夫其實也是有他對於活動的成敗，有著決定性的地位。要決定我們的宣傳系列活動，就必須回到最初的一點，也就是我們宣傳的訴求是什麼，以及我們有什麼東西能夠說服別人。更細一點，我們必須知道我們要說服的是誰，而他們有什麼樣的需求或是期望，而我們要怎麼讓他們相信我們可以給他們所要的。然後我們必須決定我們的目標是誰，列出我們宣傳的對象，了解這樣的人在追求的是什麼，再來檢視我們所提供的東西是不是他們所要的，他們能不能從其他地方得到我們所提供的，如果有類似的競爭，我們要如何去表現我們的不同。再來我們就必須去決定如何證明，你可以在這裡找到你心目中所想要的。方法有很多，最常用的就是書面宣傳，口頭介紹和親身體驗。書面宣傳就類似於發 DM，宣傳單，當然啦，如果發DM時能夠去附一些小贈品像是衛生紙，會讓大家更想拿的，人都是喜歡貪小便宜的。另一種書面方式，比較適合已經激起了一些興趣的人，就是來看一些介紹的檔案和照片，看著過去參加的人快樂的笑容，相信一定會讓他也想要成為這些這麼滿足的人的一份子。口頭介紹就是在路上把人攔下來跟他介紹，是比較累人的一種方式。親身體驗就是迎新晚會之類的，讓他們能夠有機會來親身體驗我們的活力，或是童軍週類型的活動就可以讓他們看一段蛇舞，或是玩一點點童軍技能遊戲，都是激起興趣的好方式。決定了我們的訴求之後，就是要考慮如何去把我們的訴求包裝起來，來吸引我們目標族群的注意，如果我們根本沒辦法引起他們注意來看看我們到底能提供什麼，那麼我們在本壘就已經被三振出局了，而如果能夠讓其他人能夠注意到我們，更進一步來了解我們，那我們已經距離成功進了一半，所以常常大家就會採取大膽策略，像是在一堆人面前拿擴音器大喊歡呼啊，或是表演一些吸引人的蛇舞或是小短劇，也曾經建議某武術性社團迎新攤位讓大家來打擂台，贏的人不用交社費。很抽象，是嗎? 我們還是用一個比較實際的例子來作解釋好了，就拿我們的迎新招生來說好了，首先我們來決定我們的訴求，很簡單，就是希望新生能夠有很多進入我們的社團，或許說的更明確一點，是希望對童軍有興趣的以及適合我們社團的新生都能夠來到這裡學到很多東西交到很多朋友。所以我們的對象也比較清楚了，我們的目標族群是一些有潛力在童軍活動，會喜歡待在羅浮群的新生。那我們有沒有競爭呢? 嘿嘿多著呢，台大有多少社團都在向那一小群有潛力的新生搔首弄姿希望能夠得到他們的青睞，所以我們必須找到我們的差異性，對於一般新生應該可以清楚分辨出吉他社跟羅浮群的差別，但是我們要怎麼樣才能從眾多服務性社團，康樂性社團，戶外型社團脫穎而出，使的新生感覺這會是他們可以託付大學社團生活的地方呢。自己想清楚吧。再來我們要表現出我們能給予來的小骨頭想要的，或許很多人其實心中並沒有一個明確的目標他們要什麼，可是我們可以預料的是有些適合來羅浮群的人都會對一些事情很嚮往，所以也是我們所需要去證明我們能夠給予他們所想要得到的。現在的時間是九月五日的早上十一點十二分，我已經快要沒有時間繼續寫下去了，所以剩下在迎新要如何來表現出我們就是大家心目中理想的社團的工作，就要交給各位身為幹部的伙伴了……大家加油!!! -- ╭─╮ │長│ │頸│ │鹿│ ╰─╯