嗯 昨天開了競技舟活動的二籌
今天剛上了議事規則團訓練
有一點小小的感覺
開會時固然有一定的開會程序及規則需要大家的遵守
但是會議如果要進行的順利 還是有必要大家準備的非常充分
畢竟一個會議連續開個三小時下來 沒有人不疲倦的
以昨天的會議情形來說 有幾點想提出的建議給大家做參考
也許這應該是總幹事該說的 我有點雞婆 也不知道要以什麼身分說話
不過希望對於大家下次的開會 能有一點幫助
尤其是大家在期中考還要抽空來籌備這個活動 也是非常的辛苦
大家加油加油囉
1.昨天開會的大部分時間 花在說明解釋教案的部分非常的多
有很多的教案都非常的不完整 活動地點也未確定
如果每個教案能夠在二籌前 都能由組內先驗過一次教案
至少組內伙伴都看過了一次 也提出了一些修正或有缺失的地方
那相信在二籌時 每個教案所討論的時間便會縮短
例如昨天岳佐的水上曲棍球教案 便考慮的非常詳細 完整
便縮短了討論的時間
2.會議進行時 進行到別組別的活動項目或籌備狀況的說明
雖然不是自己所負責 但仍應注意傾聽 因為這個活動是大家一起辦的
對於這個活動項目有任何疑問 或是覺得不太合理 有問題便應該提出
千萬不要有這不是我負責的 我不用去了解也不用去知道的想法
籌備會議召開的原因是使每位參與籌備的伙伴都能夠了解所有活動的進行方式
並且在組和組之間有良好的協調及溝通 但前提是大家都要能夠清楚了解
開會不是坐著不說話不表達意見 良好的溝通會使活動更好 怡蓁昨天很不錯喔
3.籌備會議是必須的 目的是使活動更好 驗收大家的工作進度和成果
而出席籌備會議也是必須的 雖然大家期中考都很忙 但是活動所安排的日程
是在一個多月前便已經排定 再忙也要出席喔 這代表了你重視這個活動
你很早便已經開始作準備 你也是個可以負責任把應該處理的事情處理好的人
昨天只有樂火組全到 其他組也要加油努力囉
4.再來的會議就只剩下行前會了 行前會是要告訴大家什麼時候要做什麼事
每一個活動的負責人和協助活動的人都要很清楚活動進行的方式及內容
活動與活動的銜接也必須非常的流暢 這時候活動的細節都已經很肯定了
千萬不要到了行前會還來驗教案 這就很糟糕囉
所以行前會前各組也請開個組內會議確定一下自己所負責的東西是否已經就緒
必須要和其他組協調的地方是不是都已經確定了 沒有問題
大家加油 剩不到一個禮拜了 還有很多事要做 節目要練 場地要佈置
也許大家剛考完試心情都不是很好
但是辦活動還是要快快樂樂的 加油加油
有問題或需要幫忙的可以找老骨頭喔
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把事情第一次就做好
讓事情第一次就作對