團慶檢討會 2001/12/13 研二 下午六點
一、 事前準備部分：
1. 活動籌辦方式：
(1) 好像組長和組員及夥伴之間互動不足，因此日後若有類似活動，須加強此溝通方面。
(2) 似乎還是要有個副手之類的→聯絡人要有！
(3) 資訊並非流通，有些細節大家不清楚。
(4) 其他人工作好像不明確→分組要清楚或工作要交代清楚，使每個人都知道自己要做什麼。
(5) 默契不夠。
2. 場地問題：
(1) 有必要再與學校拉近關係，校方目前的態度就是週六週日的活動場地較難申請，因為各單位均不太喜歡在假日勞駕人力到學校來。
(2) 各單位會計較的其他問題：
○1活動安全問題
○2活動時間
○.3妨礙上課，若為系館則會計較參加分子問題。
○4垃圾問題
(3) 根據經驗，有些社團會在活動半年前先借好場地，故以後活動須更早開始籌備。
(4) 跑公文的順序：先公文後場地，可能借到好一點的場地。
3. 文書工作項目：
(1) 邀請卡部分：
○1設計：
○2關於計件的住址：資料實在蠻殘缺的，有必要建立一套完善的聯絡網。
(2) 展覽品部分：
○1挑選時間有點晚，以致於有些倉促而略顯粗糙。可以有更好的。
○2沒有規劃、主題。例如：讓老骨頭知道團部現況。照片或許較檔案吸引人。
(3) 海報部分：
○1好像還是趕在最後才做完。由於各工作環節環環相扣？且起步本來就較晚。
○2應該定完成的確切日期
○.3文書器材沒事前確定好，例如：透明膠帶。
(4) 應預作感謝狀
4. 總務部分：活動總開支5402，文書161，總務2800，活動2641
(1) 估價？交代清楚誰做。
(2) 活動經費領取機制：應貫徹預算、領取經費、收支明細之習慣，這是活動嚴謹性問題，應認真考慮何者該花，何者不該花。
(3) 活動器材保管問題：有一些消耗品諸如信封、餐具，沒用完就不見，最好以後花時間整理一下這些東西。
5. 器材部分：
(1) 未事先在跑流程時注意，故在活動當時缺了許多東西。→沒審好器材單。
(2) 器材運送方式未及早確定，這當然也和場地拖太久有關。→是否有傷夥伴的車，該謝謝夥伴一下吧！
(3) 是否有可能建立固定的交通工具。
6. 活動設計部分：
(1) 似乎設計方向有些授扭曲，未貫徹。
(2) 人力確定以後可以更早，才不會有些手忙腳亂。
(3) 細節不夠清楚。
7. 開會方面：
(1) 主題是否有注意到？廢話少講。
(2) 時間掌控。
(3) 開會時間不要太近。
(4) 行前會討論細節的時間太多，事前應有另外的籌備會解決這種事。
(5) 若有分組應先帶開再討論。
二、 活動當天狀況：
1. 當天運送器材急如星火，很危險差點來不及→估時間不當。
2. 根本沒時間搭帳。→場地模擬不佳，應早一點進行工作人員場勘。
3. 活動流程延遲：
(1) 老骨頭行蹤不定→邀請卡要說明清楚時地，另外有可能是場地氣氛問題。
(2) 報到處方面：人力？好像太擠，應安排一些導覽人力。桌子太小。
4. 食物部分：以後可參考簽到本人數下去估量。
(1) 未先了解當地狀況，差一點沒水煮茶。
(2) 事後食物處理：向另外兩團建議請一位家長準備2~3人份就好。
5. 流程控制好像不清楚，應再確實些。→要表演的蛇舞沒事先練習好。
6. 致詞者務必在活動之前與其協調好，勿到當天才說。→另外一種說法是，準備一些話題給主持人，例如以前團部和現在團部的比較等引發話題的主題椅帶動大家發表意願。
7. 收拾部分：大致十分順利，關於垃圾處理，或許可以建議以後參與者自行帶餐具。
8. 沒有人顧展覽品，形同虛設，且場地不適合擺檔案，因為風太大。
三、 目前善後工作：
1. 老骨頭地址問題：
(1) 把資料分成3~5份先打完
(2) 聯絡各屆群長，藉此幫忙聯絡、確定老骨頭人數。
2. 活動檔案：由組長做完。
四、 臨時動議：
1. 團慶資料整理→檔案
2. 感謝狀
五、 散會：謝謝大家，大家辛苦了！
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