→ gale:補充：1.已將秘書部之通訊錄.會服 進度表補上推 12/04 00:21
→ gale: 2.忘記討論下次幹部會議時間 是否要統計一下OK時間呢？推 12/04 00:22
→ gale: 3.名字有打錯的話跟我說一下 ＝ ＝...推 12/04 00:23
→ gale:耶 我這次好快PO推 12/04 00:24
作者 gale (gale) 看板 NTUTYA
標題 [秘書]桃友會第五次幹部會議 會議紀錄 20081203
時間 Thu Dec 4 00:20:55 2008
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國立台灣大學 桃園地區校友會 第五次幹部會議
開會時間：2008年12月3日(星期三)18時00分
開會地點：二活820桃友會辦
主 席：彭彥儒
記 錄：楊芷昀
開會議程：
壹、宣佈開會
貳、認可議程
參、主席報告
1、 冬至湯圓大會要開始籌畫（南友會已有網宣）
2、 兩千元廠商贊助金以湯圓大會方式申請，上社團活動系統申請，須與財務配合
肆、各部報告
1、 秘書部
a. 通訊錄進度：
˙校稿完成12/14
˙整體 12/20
˙總校稿 12/22
˙校完稿直接送印 盡快印好 然後發
b. 桃友會誌進度：原檔案無備份，負責人電腦壞掉，需重新補
c. 會服進度
˙截稿日改為12/31
˙問價錢→09/01/19~21
˙送件→09/01/22
˙取件→09/02/13
(中間遇春節應該會休息，但13號其實尚未滿14個工作天，但會請廠商盡量趕)
e.各活動照片收集情形：會PO文問有照片的人推文，秘書部主動收集
2、活動部
a. 期中出遊檢討：十二人出席
˙籌備問題：
(1)報名表名單太慢收，交通方式無法預期
(2)行程場勘後有修改，因為有些地方不有趣
(3)估計參加人數與預期落差，因宣傳問題、期中考、費用（月底？）
(4)場堪沒看租車（原無預計租車）
˙行後：
(1)第二天回程車票沒訂好，參加者有等待一會
(2)回應不錯，很好玩
(3)房間人數一直沒訂，對救國團不好意思（人數未訂）
˙檢討與改進：
－名單提早確定，才可確定交通方式
－調查考試時間，配合考試，參加人才會變多
－宣傳問題：
(1)網宣未達效果；午聚撞考試暫停；凝聚力不夠，不是所有人都看板
－金額：原估1300，後因多項細節不確定，報價1500，但可退費。
以後名單需早出來，預算可以早確定。（預算有比較，估得算準）
－回程：訂票原估彈性，故沒劃位，以後可用補劃位
－飯店規則要問清楚，例：門禁、熱水。（救國團價格便宜）
－PO心得文，吸引沒來的人，要推文很多XD
－活動行前與檢討，負責人需出席幹部會議
＊感謝大俠前一天先去探路
＊＊寒假是否要再辦？
b.湯圓大會規劃：明天才開會
c.11、12月慶生會：明天討論進行方式（希望在午聚）
3、公關部
a. 贊助地圖成果展現：未帶。
以地圖呈現，分區建檔，書面資料給學弟妹
b. 其他：˙活動部需幫忙嗎？→聯誼性質，唱歌、夜衝等，
˙會長需補贊助計畫書給公關部
4、財務部
a. 桃友會財務狀況：見財務總表，因收到會費與學校贊助，會費暴增一萬多（含原預計
的贊助）。無負債，現金有6000多
b. 會費收取情形：八個人→一家：3人、二家：2人、三家3人
＊ 下屆後要收會費可先訂出，茶會就可收，較方便
＊ 預計收完會費，總資產可有五萬
c. 報帳說明會的報告：
˙以後課活組改成兩次核交，管財務變四張
˙所有活動負責人都須寫社長
˙學校會建台大學習檔，活動成果報告由活動部給財務（才可申請經費）
˙發票用途與商品要寫清楚，例：遊覽車數量、影印、茶水等
d.其他：
˙下學期可申請幹訓經費，還要交預期活動表。
˙以後收據若沒統編或發票，要蓋店章、店長章
伍、各家報告
1、 第一家
a. 預計收齊會費的方式：第二次家聚收＆午聚
b. 下次家聚的規劃：這兩周內
c. 其他
2、 第二家
a. 預計收齊會費的方式：（打電話）、利用家聚
b. 下次家聚的規劃：覺得家聚很刻意，想辦一些不同性質活動，例宵夜、夜衝
c. 其他：
˙原會遊已有名單，但出席人數很少所以一直沒回報，
˙大一很害羞，壢中出席少，希望找活躍大一來吸引其他人
˙午聚盡量出現，若兩位家長無法出席，會找人幫忙
˙認為經營家務不如其他家，會更投入在此方面
3、 第三家
a. 預計收齊會費的方式：家聚，或拜託副家長
b. All pass糖效果：蠻感動
c. 下次家聚的規劃：下週兩位家長會討論期末家聚，已找好場地，尚未訂日期
d. 其他
陸、討論事項
1、 桃友之夜舉辦與否→決議為「否」，以下為討論參考
˙合辦：如果需要就要去談，考量竹友、蘭友、松友（因住家，凝聚力低），竹友的名義
關聯性較高
˙人：
－主要幹部忙碌
－合辦人力可少一半
－節目長度可縮短，集中人力？
－人力估計：
三劇、兩舞、（手語劇）、一band，工作人員→估75人（每人只做一項工作）
桃友須出約40人
˙觀眾：較不在意觀眾，主要為凝聚力。
˙經費：
－希望留給下屆一萬元，與營運費用一萬元，仍有三萬可用
－預估六萬可辦，合辦分三萬，贊助估一萬
˙其他
－為何不與武友會？因為他們人數多，會被蓋過，而且他們已經有傳統，協調不容易→可
找接近的校友會合辦
－（會長）第一屆只有一次辦夜的機會，可延續傳統
2、 如何凝聚家的感情：
－以家回名義辦小活動（宵夜、週末約看電影、約週末返桃園），其他人可亂入，因
為大活動容易都是只有活耀的人
－約打球
3、是否舉辦期末（本學期）會員大會：1/16，由秘書部主辦（幹部請先把時間空下來）
主要內容：學期成果報告，有餐點，
宣傳未來（下學期）活動參與、椰林匹克（組隊、選隊長，寒假可約練）
4、椰林匹克：校友會運動比賽，一個總召，各項運動找負責人
→可讓大一學習辦活動經驗，是個不錯的機會。
→由大二接負責人，帶領大一辦活動。
→詢問：李崇政、呂佳霖、潘迪智、陳宛婷
→可選擇負責項目，籃球、排球、
5、以後收費可增加匯款方式，改名前先不要。
6、午聚出席問題：拉家聚會出現，午聚沒出現的人
7、壢高出席率偏低，希望靠壢高人拉人以增加出席
8、秘書部副部長，將po文公告更改為劉湘婷（請會長公告）
柒、臨時動議
1、 寒假辦幹訓（偏玩樂，可與出遊結合）
˙繳少許費用，吸引大家來
˙大一都要來，觀察有潛力的人，選儲備幹部
2、 週由公關部主辦，希望排班以大一為主，希望不要都是熟的人，以各家的人力分配
捌、散會
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