第一部份：開會技巧
我們在這裡所要討論的，並不是一般所謂的會議規範，或是議
事規則，只是把我們在社上通常開會的方法，做一下整理；這
裡，我們舉社上常用的三個籌備會，一個行前會為例。
假設現在社上要辦一個期中幹訓，當一個社長或是一個活動股
長，覺得時間差不多了，便需要開始找一個總籌，並沒有規定
這個人不是社長或是活動股長，接下來...............
一、主事者 ( 社長或活動股長 ) 找一天約總籌聊一聊關於這
一次的幹訓有沒有哪些目的、有沒有哪些該注意的事項、有沒
有哪些應該跟社上的一般例行活動相互配合的地方；接著，討
論一下各股股長的人選，自己心中最好有個底；訂下一籌的時
間，開始公佈及宣傳，使所有的工作人員都知道這個營隊要開
始籌備啦。
二、之後，由總籌去找預定的股長協調，看是不是有這個意願
接任股長的位置；同時，也跟股長協商、列清各股應該做的事項。
三、一籌：一籌招開，最重要的有兩個目的，一是確定工作人
員的數目二是確定各股的股員以及工作，三是建立所有工作人
員對這個營隊的共識；所以，它的議程大致上有：
◆總籌致詞 ( 執秘致詞 )
◆營隊的目的、時間、地點、角色分配
◆各股股長及工作介紹
◆入股
◆工作進度
◆二籌時地
◆臨時動議
四、之後，各股股長開始安排股員或是適當的人些企劃書，這時
候，要注意一下企劃書生出來的方式，我們會在下面企劃書的討
論中說明這時候，應該是經過下列的過程：
股內討論 - 股外討論 - 初稿 - 總籌審核 - 修正完成
五、二籌：企劃書應該已經定稿，同時裝定成一本發給大家；二籌
的時候，就是企劃書一張一張的跑，看看還有沒有要做更動或修改
的地方，由於這一項工作費時頗巨，所以，在寫企劃書之前，一定
要先經過大多數人的討論，而且，主持會議的人 ( 通常是總籌 )
最好能果斷以及有一些會議技巧；而二籌的議程大致如下：
◆總籌致詞 ( 執秘致詞 )
◆跑企劃書
◆三籌時地
◆臨時動議
六、當開完二籌之後，所有的設計面應該都已經完成了，所以，我們
就應該往執行面去做；因此，社上常會辦一些所謂的美宣幹訓，活動
幹訓就是放在這個時候；因為執行上往往會比設計還來的困難，所以
，二籌到三籌的時間，應該是一籌到二籌之間的兩到三倍。
七、三籌：由於活動一但被執行之後，都會發現一些原本預料不到的
困難，所以，三籌的時候，還是要把企劃書再做一次修正；不過，
各項活動都應該執行過，並且，都應該可以上臺，或都發現了不能
執行上的困難所在；因此，三籌的議程大致是：
◆總籌致詞 ( 執秘致詞 )
◆修正企劃書
◆各股工作報告
◆行前會時地
◆臨時動議
八、三籌到行前會之間，往往只與營期差不到一星期，所以，這一段
時間，就是各個人把自己的工作再做一次確定，該排的有沒有排，該
買的有沒有買.............
九、行前會：我們一般都在營期前一天或兩天開，主要是確定各股的
工作都已經完成，並且跑第一天的流程；所以，大致議程如下：
◆總籌致詞 ( 執秘致詞 )
◆各股工作報告 ( 只要說哪些還沒完成,以及其完成時間 )
◆跑第一天的流程
◆臨時動議
以上就是我們一般在一個營隊前會開的會，而在營期之中，我們或
多或少也會開一些會，最常見的，就是每天晚上的檢討會，主要是
檢討今天的一些缺點 ( 對於明天有幫助的再說，已經無法挽救的，
放在營後檢討會說 ) 以及跑明天的流程；一般，我們都是由總籌來
主持會議，不過，一但跑到流程，就要由值星開始，依序把流程時
間往下交給其負責人跑，並問大家有沒有問題 ( 如果遇到小隊時間
等無固定的負責人，則由總籌跑 )，此時，最好每人手上都有今，
明天的流程。
最後，營期終於結束了，我們就會開一個總檢討會，主要是要留給下屆
或是以後辦類似活動的參考；通常，由於營期最後一天晚上並沒有跑當
天流程，所以，總檢往往先跑最後一天的流程，再把全部的活動都跑一
次，由大家對於這一次的活動，有什麼缺失，記錄下來。
每一個會議，都需要所有工作人員參與，所費的人力頗大，所以，主持
人 ( 總籌 ) 應該要很明確的掌握每一次會議的進行，以及效率，在這
邊有幾點建議主持人：
◆事先想好會有什麼問題，並且，想想要如何解決。
◆在通告上面寫出會議議程，讓參加的夥伴有一個底。
◆事先多瀏覽企劃書，並多想想，是不是有遺漏的地方。
◆遇到很多意見，爭執不休的時候，看到討論到差不多的時候，快刀
斬亂麻，發表自己的意見，公開表決。
◆當有一個問題，研究半天，能然達不到共識的時候，適時休會,私
下找當事者協調。
◆當有一個問題，大家都不知道如何解決的時候，適時把這個問題結
束討論，先進行下個議題，等臨時動議時，再把這個問題提出討論
以上，大致是一個會議主持者常常會碰到的狀況，總之，如果要把一個
會議主持好，主持者要多學一些人際的溝通技巧，以及一些辦事方法；
如此，會議進行的快，工作夥伴也才可以工作的很愉快。
第二部份：企劃書
一、功用：
◆便於設計 ( 活動 )
◆便於記憶
◆便於開會
◆便於溝通
二、格式：
其實，企劃書的格式是沒有制式的，大致上來說，包含以下幾個項目：
◆基本資料：時間、地點、活動名稱、負責小組（活動股、進修股....）
◆負責人：是指這一份企劃書是由誰寫的
◆主持人：是指值星官要把時間交給誰
◆活動目的
◆器材
◆需要支援：需要其它股或隊輔支援的地方
◆活動內容：整份企劃書的重點
◆備註
注意事項：
◆同一系列的活動最好用同一格式的企劃書，也就是說首行的標題
都一樣,只要更動哪一股就好了
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