[心得]《搞定》心得筆記

[MAXjames (麥酷斯)]

圖文心得: https://maxjamesread.com/getting-things-done/

你是否總覺得時間不夠用呢？

可能在工作上，email幾百封，看都看不完，待辦推積如山；老闆的各種臨時交辦任務接
踵而來，根本壓榨；或是為了應付客戶的百百種刁鑽要求，疲於奔命，壓力山大。然後一
轉眼，下班時間到了，又得加班。

又或者，回了家，想到體檢報告上的滿滿紅字，覺得要去跑個步；一面尋思，今天午餐時
，同事提到的當紅的美劇是不是要Ｎetflix一下；一個回頭，看到書架上堆著好幾本買來
卻從未翻開的書，好像該要認真一下。結果最後卻變成滑FB、IG，轉眼又到了睡覺時間。

在這個加速的時代，資訊已經不是稀缺資源，稀缺的是時間和注意力。因此，你需要的不
單只是待辦清單或是行事曆那些功能單一的工具，而是需要一套可以統整一切的系統。

今天要談的這本《搞定》，作者大衛‧艾倫是世界知名的時間管理大師，並以他創立的
GTD（Getting Things Done）系統聞名於世。而這套系統也是此文要介紹的主題。

此書結構精實，不但詳細講解GTD系統的觀念，更會一步一步帶著讀者建立屬於自己的GTD
系統。對時間管理有興趣的讀者絕對不容錯過。

【時間管理要點：守住承諾，擺脫壓力枷鎖】
覺得事情很多，時間不夠做不完，而產生壓力是許多人共同的痛。作者認為，會產生壓力
的原因是來自於對做出的承諾管理不當。當承諾的事無法如期完成，這些事就會像鬼魂般
，在你大腦飄移、哀號，讓你感到痛苦，而壓力就自然而來。

因此，要管理好承諾，作者認為重點就是要控制所謂開放式迴路。開放式迴路的定義是：
拉走你的注意力，但卻還沒決定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交辦事項，想追
的劇，或想跑的步。

那如何有效因應內心承諾，管理好開放式迴路呢？作者提出３項守則：
1. 捕捉承諾要完成的事，將這些事移到頭腦外的可靠系統中
2. 確實理清承諾要做的事是什麼，決定行動，給出計畫
3. 頻繁檢視系統，組織保存好行動的提示訊息

只要做到這些，就能達到作者所謂「心境如水」的境界，不再被壓力折磨。而接下來要談
的GTD時間管理系統就是能帶你修練成功的寶典。

【GTD 5步驟】
１. 捕捉
所謂的捕捉，就是要將所有吸引我們注意力的事項都收集起來，也就是將所有開放迴路都
收攏。讓大腦不需要一直分神去擔憂還有什麼事要做，或會不會忘了做。

作者建議從身邊未定位的實體物品出發，像是桌面的便利貼，或是抽屜的未對發票等等。
接著，再將腦中的想法也移出來。作者在書中有提供實體檢查步驟和未完成事物的觸發清
單，幫助讀者可以掏出所有心想但還未事成的雜事。

抓出來後，不要急著處理這些待辦，先將它們放到統一的收集工具，也就是作者所謂的「
收件匣」中。常見的收件匣有以下幾種：

* 實體收件匣：盒子或是其他收納工具。比方說待繳的電費單，就可以先丟進去。
* 紙張與筆記本：像是大家常用的筆記本，便利貼等。可將各類待辦寫下。
* 數位裝置與錄音筆：比方說，我最常用的Evernote就是很方便的數位工具。
* 電子郵件與簡訊：電子郵件的收件匣和手機的簡訊系統等。

當然你還可以使用各式各樣的收件匣工具，幫助自己蒐羅各類事項，但建議不要太多種，
不然會害自己不好管理。接下來，我們要開始一一料理這些待辦。

２. 理清
理清的目的是要了解每件事的意義並決定下一步行動。接下來請檢視自己所有的收件匣，
一件一件搞清所有待辦的模樣。請跟著以下步驟走：

〔那是什麼？〕 首先要先搞清楚那是什麼？比方說，文件內容是在講什麼？或是，老闆
的交辦事項，真正的目標是？

〔是否可以行動？〕 接下問自己是否可以行動？很可能這件事根本不需要做。不需行動
的事項可分為以下３種類型。

1. 垃圾：就是個廢物，扔了它吧。
2. 日後 （孵化事項）：現在沒必要做，但之後可能會需要執行。
3. 可用的資訊 （參考資料）：有用的資訊，之後可能會派上用場。

如果是可行動的事項，那接下來就要問自己：下一步行動是什麼？有以下３種選項：

1. 立即執行：作者建議，如果２分鐘內就可以搞定，那就馬上做吧，不要拖了！

2. 委託他人：如果要花２分鐘以上，可以想想：我是適合執行的人嗎？是否可以找更洽
當的人來做這件事？

3. 延遲處理：如果需要花２分鐘以上，且非自己做不可，那就要將它記下，準備之後要
來執行。

完成這步驟，你手中應該會有許多「待處理」的事項。接下來，我們要來整頓它們一下。

３. 整理
所謂整理，就是讓所有事物都就定位，準備被執行。那具體要怎麼做呢？作者認為關鍵就
是要有好的儲存系統，可以妥善得追蹤和管理事項。可以分成以下三個類別：

〔一、專案系統〕： 所謂的專案，指的是１年內須採取不只一項行動，才能達成預期成果的
任務。可以藉由專案清單和支援資料來輔助執行。

1. 專案清單：建立一個總表清單，方便檢視所有專案。比方說想考到多益金色證書，或
是想寫一本書，都可以寫到專案清單中。

2. 專案支援資料 ：專案本身會累積很多相關資訊，所以需要一個保存系統，幫助自己在
執行專案時可以隨時方便查找。

〔二、下一步行動〕： 下一步行動指的是無法在２分鐘內快速做完，必須先延遲追蹤，再執
行的任務。可以藉由行事曆和下一步行動清單來追蹤、執行。

1. 下一步行動清單：將所有當天需要做，但無法馬上完成的任務放入此清單。這份清單
會是每日行動的管理核心。這裡可以參考《一流工作者都在用的待辦清單》，列出真正可
以行動的清單項目。

2. 行事曆：需要在特定日期時間進行的活動，則可以登錄到行事曆中，時間到再提醒即
可。

〔三、不行動〕： 不行動事項在理清的部分有提過了，也就是垃圾、孵化事項和參考資料。
這裡要做的就是建立儲存系統來管理這些事項。

1. 垃圾桶：這應該不需要多解釋，看到垃圾，往裡面丟就對了！比方說，大家電腦桌面
的資源回收桶就是一種垃圾桶。

2. 將來／也許清單：用來處理孵化事項，比方說想學自彈自唱，但要到下半年才有空，
便可將它列入此清單中。

3. 參考資料夾：用來保存特定主題或是一般性參考資料，備而不用總沒錯。
有了整理系統可以讓被理清的事項有所依歸，接下來我們要學習如何定期審視系統，更好
的決定要做什麼。

４. 回顧
寫下打電話給客戶，跟真正去連絡是兩回事。建構好上述的系統後，接著要做的是追蹤這
些事項，以確保行動。

最常檢視的便是行事曆和下一步行動清單。可以在每天開始正式工作前，先檢視一下行事
曆，看看之前是否有安排什麼需要今天執行的事項。接著再看下一步行動清單，檢視整理
好的下一步行動。

此外，要讓這套系統持續運作，就需要定期更新，讓它能隨時支援自己行動。這裡作者提
倡每週檢視，也就是每週就要回顧一次，給它溫故知新一下。那要每週回顧什麼呢？作者
建議如下：

1. 清空「收件匣」：作者建議收件匣至少每週要清空一次。時時清空收件匣並理清實務
上很難做到，但也不要放任事物一直躺在收件匣裡。

2. 檢視「下一步行動清單」：將已完成或不再需要的行動移出，讓下一步行動清單永遠
保持在最新狀態。

3. 檢視「行事曆」：檢視過去到未來兩三週的行事曆，確保過去沒有遺漏，並準備未來
。

4. 檢視「專案清單」：評估專案的目標，並確認進度，也可以順便檢視一下專案支援資
料是否需要更新。

5. 檢視「將來也許／清單」：檢查一下有沒有之前想做無法做，但現在條件已滿足的事
項。如果有的話，便可以將它移到專案清單中。

每周檢視簡單說，就是要收集與處理所有雜事、檢視系統、更新清單並理清思路，幫助自
己掌握現狀。

好的，總算一切就緒，我們可以開始來討論執行了！

５. 執行
接下來就是最重要的執行了，畢竟規劃得再多，沒有行動就是徒然。這裡作者提出了執行
時可以運用的三種抉擇模式，分別是：抉擇行動的４項限制條件、判別每日工作的３種類
別、檢視工作的６種專注高度 。

這些模式可以幫助我們決定行動的優先順序。我認為前兩項屬於短期決定，而最後一項則
是關乎長期價值抉擇。
〔一、抉擇行動的４項限制條件〕 可以順著以下４條件，判斷任務是否可以執行。
1. 情境：行動可能需要適當的情境才能動作。舉例來說，如果我在無塵室就勢必無法打
這篇文章。

2. 可用時間 ：時間限制應該很好理解。比方說，我如果加班到１２點，回家就無法追
Netflix美劇，要趕快洗洗睡。

3. 可用精力：有時候就算有時間，精力不足也會無法執行任務。假設今天開會被客戶痛
罵一頓，下班可能就沒心情和力氣寫作。這時或許就可以改成去打打球，幹幹拐子發洩（
誤）。

4. 優先順序：如果上述條件都評估完，接下來的判別標準就是任務的優先度了。以我來
說，在情況允許的條件下，現在都會盡量以寫文章優先。

〔二、判別每日工作的3種類別〕 多數人工作時會專注在以下３種活動。
1. 執行預定義工作：執行之前安排的任務。
2. 處理突發事件：處裡臨時跑出來的不預期任務。
3. 界定工作：判斷要執行什麼任務。

需要注意的是，許多人會過度專注在處理突發事件上，而忽略了其他兩項，讓自己總是為
他人而忙。

〔三、檢視工作的６種專注高度〕 最後，作者建議可以試著把視野提高，不再只專注於
當下，而是要用不同的高度來鳥瞰，思索自己的行動是否必要。
* 地面層：現行行動
* 第１層：現行專案
* 第２層：專注及責任範圍
* 第３層：年度目標
* 第４層：願景
* 第５層：人生目的與原則

https://imgur.com/Al6TGSz ６層次專注金字塔

擺脫最底的行動或專案，用最高的願景和原則，更高維度得判斷行動是否值得執行。至於
原則願景的設定，我覺得可以用《做自己的生命設計師》的羅盤法，並每年做一次真北確
認。

【總結】
來複習一下GTD的５步驟吧。首先，要捕捉所有開放迴路，並收到收件匣中；接著，一一
理清所有事物的面貌；然後，把理清後的事項放到整理系統中；爾後，定期回顧這套系統
，決定執行項目，並時時保持更新；最後，利用三種模式來決定執行順序。

https://imgur.com/dcGhWOm GTD系統（引用改繪自《搞定》）

這是本紮紮實實的工具書。從理論解釋到實踐運行，作者可說是手把手得把這套搞定系統
教給讀者。這篇文章只是個概要指引，強烈推薦大家將此書買來，跟著作者指引，自行走
一遍，絕對會你的對時間管理系統建構有很大的幫助。

【後記：自己的實踐】
我自己也是在買下此書後，開始嘗試建構自己的GTD系統。以我的經驗，剛開始捕捉、理
清與建立整理系統時，會花費最多的時間。而一切建構完成後，就會比較輕鬆，因為接下
來只要跟著系統走，偶爾微調就可以了。

順便補充一下，當初我除了看《搞定》外，主要還有參考電腦玩物的文章，以Evernote為
主軸建構屬於自己的GTD系統，也是我直到現在都還在使用的模式。這邊順便推一下電腦
玩物的文章跟書籍，對時間管理有興趣的人絕對可以從中收穫很多！

最後就祝每個人時間管理順利，心想能夠事成囉！

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※ 編輯: MAXjames (218.173.137.180 臺灣), 02/13/2021 15:27:30
推 danie372003: 感謝心得分享，是目前看過最仔細的分享之一！