‧專案管理的五大基礎流程
(文/楊德平)
專案管理是第二次世界大戰後期發展起來的新興管理技術，從最初的國防
和航太領域（如：阿波羅登月計劃）迅速發展到現代的電子、通訊、電腦
、金融業甚至政府機關。美國和世界先進國家的政府及企業，如世界銀行
、美國白宮、美國國稅局及各級政府、 SITA、NOKIA、ABB、IBM等國際大
公司，已廣泛採用專案管理技術。美國專案管理協會（PMI, Project Man
agement Institute）資格認證委員會前任主任法蘭（J. Davidson Frame
）博士指出，專案管理對政府部門和企業具有日益深遠的意義。
目前無論是企業還是政府機構，都面臨著嚴峻的競爭壓力，均須不斷地推
出改革措施，但是由於每一項政策都具有獨特性，採用常規的管理方式將
難以控管接連而來的挑戰，因此有導入專案管理之強烈需求。
任何一個專案，無論其內容、技術或規模如何千變萬化，其運作過程都存
在著共同規律，一般而言其進行的順序如下：專案決策→ 專案團隊→ 專
案計劃→ 專案執行→ 專案結案
一、專案決策：專案決策涵蓋了一般專案的需求和選擇兩個階段。由於行
政管理中的問題或任務有其鮮明的特性，所以需求和選擇可以合併成同一
個階段。同時其行為特性也與一般專案不同。專案需求是指行政管理過程
中出現了具有特殊性和一次性的特徵、複雜而難以解決的問題。這些問題
或任務的性質，決定了其具有作為專案的內在要求。
一旦確認了某一問題或者任務需要作為專案，就應著手調查分析，了解該
專案內容，因為專案的命名暗示著將會採取什麼樣的專案管理方式或手段
。接著即可對專案進行可行性分析，從多方面進行論證，包括專案實施的
有利條件、產生的積極效果、實施過程中可能出現的問題及解決方案、資
源的配置、時間的安排等。有些專案還要進行經濟論證、風險分析、招投
標設計等。可行性分析應儘量保持客觀，排除人為干擾。通過可行性分析
，將使專案目標更明確。此外，針對過程當中可能發生的問題，應該提供
預防和解決的方案，最後通過論證時再比較確定專案命題，即專案決策。
二、專案團隊：專案一經確定，就需要組建專案團隊，依靠團隊履行專案
計劃、組織、指揮、協調和控制職責，以實現專案目標。專案經理的選擇
則是團隊建設的關鍵。根據專案特點、專案運行環境和工作要求選擇的專
案經理，應具有以下能力：凝聚能力、決策能力、組織創新能力、溝通協
調能力、資源管理能力、質量與風險控制能力、集成能力。
專案經理一經選定，就應著手組建專案團隊。團隊的組織結構、人員配備
、具體職責，則視專案性質、複雜程度、規模大小和持續時間長短而定。
團隊在專案經理的領導下，具有明確的團隊目標，形成不同層次的權力和
責任，自然能相互合作與分工，同心協力地工作。團隊組建之後，應對專
案計劃編製時間、完成時間、階段進度、所需經費、物質資源等做初步設
計。
三、專案計劃：團隊應按照初步設計要求，在規定的時間內完成專案計劃
的制定。專案計劃的內容主要包括六個方面：誰具體負責某一子專案、專
案完成時間及進度安排、費用預算、資源配置安排（專案各階段的人力資
源、可能用到的設備和服務設施等）、保證專案成功的措施、專案評估標
準設計。
根據初步設計，團隊成員首先要做的是對與專案有關的技術、經濟、專案
系統內部狀況和外部關係等，進行真實、具體、系統、全面的調查，分析
研究所調查的資料，形成對現狀綜合的、系統的了解。在此基礎上，提出
專案的總目標和分目標、主要任務，完成上述六方面具體內容的計劃安排
，並編製成專案計劃文件。由於專案內容的差異，難易程度不同，專案計
劃的內容也不盡相同。對於更複雜的專案，還需要編製專案附件，如專案
背景資料等。專案計劃形成後，應廣泛徵求各方意見，進行修改和補充以
臻完善，並向上呈報主管部門核准後，正式佈署計劃的組織實施工作。
四、專案執行：專案執行是一個動態複雜的過程，主要涉及專案的控制、
協調溝通和計劃調整等三方面問題。
專案控制是為了保證專案計劃的有效和總目標的實現，而採取的一系列管
理行為。專案一開始實施就涉及非常具體的因素：子專案負責人、階段的
任務和時間進度。專案經理要協同子專案負責人針對階段的任務和時間要
求，確定階段內各時程完成具體任務數的計劃值，及組織、安排專案資源
，提高資源效率。此外，管理者應留意各階段可能出現的不確定因素，並
提供有效的防範措施，持續不斷的追蹤監控專案進度，以避免計劃執行的
偏差並能及時糾正。在階段任務完成後，應及時進行階段性專案評估，總
結經驗，為下一階段的專案執行做準備。專案控制是專案目標實現的保障
，它包括了事前、事中、事後的全程控制，還包括對人、材、物、資訊、
技術、組織、時間、信譽等要素控制。因此，專案團隊成員應具備系統控
制的基礎理論知識，把握好控制過程，使專案控制具有實際效力。
在專案執行過程中，由於環境的改變、計劃本身有遺漏，或目標的改變，
及執行過程中資源的變化等，都可能會要求對原計劃進行調整。如果因計
劃設計原因使專案成本高、週期長，而調整計劃可揚長避短，就應果斷修
正原計劃。
五、專案結案：專案完成後，要對專案進行綜合評價。不同的專案，評價
的內容、要求各不相同。對於行政機關的大型投資專案，還要進行最後的
經濟和社會效益評價。專案評價的目的之一是考察專案完成的情況，也是
對專案經理及團隊績效的評價，能有具體的獎懲依據。其次是總結專案經
驗，為行政管理中的專案管理理論研究提供借鏡，使專案管理方法得以不
斷發展並且力求完善。
專案管理用於行政管理的最主要目的是為了提高效率，配合現代資訊技術
的發達，一套可行的專案管理資訊系統（PMIS, Project Management Inf
ormation System）不僅可快速傳遞各種資訊，也能夠完成專案管理的全
部過程提供技術支援。例如：微軟Project 98專案管理軟體可用於建設、
監理、施工等多種領域的大中型專案之計劃制定、評審、優化、資源調配
和現場動態追蹤，有效的提高了專案管理水準。但行政管理與一般的工程
管理有很大差異性，建立一套適合行政管理使用的PMIS實有其必要性，它
可使專案管理更高效有序，能把行政專案管理推向新舞臺。
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