[書信] 回覆版友文章 - 開會準備

[TWWalking (帥帥的公事包)]

在這裡又有一個問題想請教您，因為最近我負責的案子的客戶要來台灣開會，
是要來了解開發狀況，進度上發展。因為是我第一次和客戶開會，
案子也是由我在負責。但是我很擔心到時候的開會狀況，以及英文的表現。

在這裡不知道您是可以提供一些開會的小撇步，相關注意細節和您認為英文開會
較適用的書。我的問題有點沒有邏輯性，因為我不太知道到底該如何問，
因為只知道他們要來關心開發狀況，或是參觀工廠。
客戶目前也是不知道我是個菜鳥新人，我也盡量不想讓他們在到時見面時，
因為開會應對的生疏讓他們覺得原來我是個菜鳥。
不知是否能否以您的經驗提供我一些意見呢?

      不好意思打擾您，感謝!!

首先恭喜妳進入該公司

關於開會的準備事項 基於個人的認知與經驗 再此分享下公事包的做法

跟據妳所提出的訊息 沒有意外的話客戶是來關心開發狀況並順道看個工廠
這種事每天都在任何一間的公司中上演 沒有這些人來那飛機就沒人坐了
所以請不用太擔心 這是貿易中很正常的一環 很快就會習慣

基本上有幾樣東西你必需要準備 且有些妳絕對可以事前預期到先準備的事
就我的認知 其中包括了:

參訪時程表
–基本的Agenda / 地點/人員/時間/記錄者/日期/會議流程與要點
–基本的會議討論內容 / 可以問妳主管
–需要準備的道具 / 用PPT嗎? Projector那生出來
–需要與會的人員 / 看有那些大頭應該要到的
- 別忘了給你主管確認 並且copy放在桌上給客人

產品與工廠事前的準備狀況
- 樣品好了沒 / 事前查看樣品有沒有問題
- 沒好的原因是 / 什麼時間可以把樣品趕出來
- 不能做的原因是 / 生產商碰到了什麼解決不了的問題
- 工廠的問題 / 生產商對於樣品的意見
- 樣品價格/模具費用/生產數量/訂單時間/交貨期/船務事項
- 什麼時候拜訪工廠 那個會議室 工廠的各個主管人名
- 拜訪途中是否需要簡報等等

旅館的聯絡事項
- 客戶住那 房間訂了沒 預算有多少
- 客戶對於房間有沒有特別要求
- 與客戶的餐敘在什麼地方 吃什麼 誰參加 有沒有客戶不吃的
- 拜訪行程中的吃住安排
- 晚上吃完的節目是什麼 誰來陪

交通移動的聯絡事項
- 客戶怎麼到供應商 怎麼到公司
- 車子飛機船的安排訂票等等
- 要不要人接 如果客戶去另一個公司送不送

自己本身的服裝穿著
- 穿牛仔褲還是穿裙子(耐久力)
- 化濃裝還是化淡裝(戰鬥力)
- 球鞋還是高根鞋(機動力)

應該準備的書類文件
- SPEC
- Manual
- E-mail
- BOM
- 有的沒有的
- Regulation
- 族繁不宜備載

以新人的身份開會 盡量不要搶風頭發言 多觀察多聽多學習
菜鳥沒什麼可恥的 知道妳是新人客人反而會教你很多東西
不懂裝懂會被人討厭 如果開口盡量言之有物 不要亂扯些有的沒有的
可以在事前問問主管有沒有需要妳發言的 沒批準少擅自說話

基本上以剛進公司的妳來說 應該是會很忙的在準備以上的各項資訊
相信不會有機會給妳單槍匹馬上陣 除非公司或主管要測試妳
不過那又是另外一種狀況 因為看準備狀況可以知道妳懂多少與反應能力
或多或少都會讓妳說說話的 妳要瞞別人妳是新人一般瞞不太過
主管可能都會說 這是我們新來的 xxx......  =.=a 對吧 ?

奸詐的主管會什麼都不說 默默的看妳怎麼準備
至於英文的準備 就請妳在事前把以上幾個要點的英文先準備好吧
多讀讀相關的quality manual或是working instruction or Regulation
很多相關的字都會寫在上面 不用擔心 多碰幾次就ok了~

請參考看看 如果有問題請給我mail ^^a 希望能幫到妳


公事包

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