※ [本文轉錄自 sometimes 信箱]
作者: insanity (Vivo!!Cuba) 看板: NCUMTClub
標題: 如何有效的開會.........
時間: Tue Nov 20 05:21:41 2001
前言：這些想法其實一年多前就已經有個雛形了，
只是因為我個人心態及現實上的實行困難，一直遲遲無法付諸文字
所遲至今日才把他付諸於文字，與大家分享
至於要不要真正落實在山社的社務上，那應該不關我的事了
在我老爹難得在家的某一天，我因為想找話題和老爹說說話拉近拉近距離，
突然就想到社團開會時的沒有效率，就拿這個問題去和老爹聊天，
那時他說了一個觀念，讓我頓時茅塞頓開！
那就是「事前的準備」！！！
這是什麼意思呢？？其實說穿了，就是開會時的資料應該事先分享
把每個人在開會時所應該提出的問題、資料事先提報出來，
譬如說：嚮導會議時，出隊的狀況報告，可以在開會前先由要報告的人
（通常是領隊）先寫好這次隊伍的詳細過程，讓大家先看過，
這樣與會的人才有時間先去思考這個隊伍的過程是否有疏失，
或是報告有什麼不周詳的地方需要再作提問的，
而不是在開會時把時間浪費在報告的過程上，
讓大家有時間事先思考，而不是兩手空空、腦袋也空空的去開會，
這樣在會議時提出問題才不需經過冗長的思考，提問時也比較周詳
這個方法是任何會議都通行的，
譬如說幹部會議：
通常幹部會議是先由各幹部報告工作狀況；再作各問題的討論
這樣的報告內容也是可以經由先書面化，傳達給各個與會者讓大家都知道狀況，
這樣在開會時只需提出對各幹部工作內容的疑問；
還有對已在事前提出的問題作討論
而問題是大家都已經知道，並先想過可能的解決辦法，
這樣在開會時大家能就自己的想法作交流，討論能更省時間，解決方法也更完善
這個方法還有一個附加的好處，
現在不是一直在推動電子化嗎？而山社的會議記錄也一向不是非常的完整
而這樣的方法對於文書來說是一個好消息，因為可以把一個人的工作量分散給其他人，
就是說以往要全都由文書做的工作（記錄、打字）可以由好幾個人事先分攤掉，
這樣文書在記錄會議內容時比較不會有遺失，在電子化時也能更輕鬆
以上這些是我比較想說的，
不過，我想以學生社團來說，開會延遲最大的問題是「聊天」！！！
這應該是只能靠會議主席的維持秩序，及與會人員的自制吧....
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放明月出山，快攜酒於石泉中，把塵心一洗。
引董風入室，好撫琴在藕鄉裏，覺石骨都清。
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「我們都很努力地讓我們的動作看起來很優美、更流暢、控制力更強，
在我們心中有一個理想的風格，成為我們追求的目標；
光是登頂是不夠的，要達到這種完美的境界才重要」。
--Francois Legrand ,1995, for mag.R&C
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