※ [本文轉錄自 淡江山社版 ]
作者: bcwoody (【熟悉的舊感情】) 看板: tkclub-88
標題: 社團檔案概說
時間: Sun Jul 9 17:21:30 2000
一套完整的社團檔案
一、完整的社團檔案應具有：
1.組織章程：一個社團的形成，形式上最能代表的便是章程，章程是社團發展
的指導原則；而區別各社團之間，往往可以由章程看出端倪。故章程檔案應
詳加記述制定過程、更動經過等等項目。
2.社史及社團簡介：一個新進成員或是外訪者要對該社團有個基本的認識，可
藉由此部份的檔案來觀察；而對於社團內部來說，記錄歷史更是社團文化生
命得以延續、傳承、進化的一向重要因素，後人更可以了解社團發展的過程
而鑑往知來。社史檔案的建立應該注意如何凸顯該社團的特質，應記錄了各
時期具代表性的活動情形，及各時期面臨的窘困或是榮耀之事等等。
3.社員及幹部名冊：此可代表了社團的人文素質，不同的表現方式更可以看出
社員對於社團的向心力；例如在個人資料中建立了個人在社團參加後的成長
歷程，可表現出該社對於人文關懷的用心以及社員之間彼此的歸屬與認同。
故可謂，一個完整的人文資料應該有清晰的個人基本資料，記錄各人職務的
狀況，以及參加活動、會議、人際往來等等的心得記錄。值得一提的是，社
員資料可以分為兩種方式建立：
a.按時期建立：亦即在交接之後便重新建立一份該時期新的幹部及社員名冊
及資料。
b.依個人建立：便是資料以個人為單位，因為往往一個人在社團之中持續參
與了許多年，若以個人為單位每年持續加入新的資料，便可以觀察出各人
在社團中發展的情形。
4.會議記錄：後人如何明瞭活動的計畫過程、涉及層面、問題的發生與解決、
事務衝突與協調、人際的溝通等等之事，從會議記錄中最可觀察出，而會議
的改進及會議的藝術，從檔案的累積也才能有所進步。會議的記錄應該詳細
記錄了會議全名、主席、記錄、日期、主題（議程）、討論、結論、下次會
議之相關事宜等等；詳細的會議記錄主要有幾目的：
a.詳細記錄了討論的過程可以觀察出多方面不同的意見以及每個人所持的立
場。
b.結論的記載可以避免責任的推卸，與會人員應共同對活動的計畫或是事務
的處理有所負責。
c.與會人員的記錄可以明瞭結論責任的歸屬。
5.公文檔案：含內、外的來函或公文。回函、發函是社團和外界接觸的可尋資
料，這些資料記錄了各單位之間往來的狀況以、事件發生的經過及時間等等
，藉著收發文整理的檔案，後繼者更可藉由檔案了解不同單位間的溝通方式
，避免手續不對而遭受對方不善意的回應。
6.活動資料：包含計劃書、進度表、檢討和實施情況的記錄；記錄的方式則有
照片、錄音帶、錄影帶、文字整理等各種記載方式。
7.財務記錄：包含帳冊、財產卡、憑證、收據。
8.各工作組手冊：各個工作組應有屬於自己的工作資料，包含了歷屆以來工作
的狀況，該組最重要的代表工作等等。學期計畫、工作記錄、實施情形、有
利該組運作的相關資料、工作成果及檢討、未來的計畫、工作成員的記錄等
等之事都可以一一詳加記錄；各工作組各自建立的手冊檔案不僅可以使接替
的心血容易查詢檔案，明瞭工作重心更可以更完整的制定學期工作計畫，在
傳承上有莫大助益。
9.其他：只要是對後人工作上有參考價值的、對社團有鑑往知來作用的資料皆
可以作為檔案。
二、整理資料的原則：
1.真實性：使用原始資料，切忌偽造。
2.時間性：需標明資料建立的時間，以便日後考核。
3.實用性：切忌雜亂地收集資料，應以對社團發展有啟示性、參考價值的資料
為收集的原則，且注意檔案建立的正確及清晰。檔案的編排應該注意系統性
，以方便新資料的建立及管理。
4.保存性：容易毀損的資料應適時予以維護，而在檔案建立的時候就應注意該
資料保存性的問題，而做適當的處理，以增加其使用年限。
5.完整性：資料儘可能完備，有發生的事件就應該有所記錄，更忌有頭無尾的
資料，甚至完全不做檔案。
6.美觀性：雖然說美工非檔案的重點，但應該注意檔案外觀的一致性、整齊清
晰的編排等等。
三、其他重點：
1.檔案分類原則：清晰、簡單、易察、易管理為基本原則。
2.檔案總目錄的建立對檔案的管理及使用是相當重要的。
3.照片檔案應附加文字說明，詳實記註時間、活動、[人物等等之事。
4.檔案封面應有統一可尋的風格。
5.年代久遠的檔案應另外簡便裝訂儲存。
6.財務檔案的部份尤其應該記錄清楚，對於帳冊的處理應該注意：
a.註明啟用日期、負責人簽章及交接簽信。
b.不用活頁記載，錯誤不撕毀而已蓋章來銷毀。
c.以月為結算期。
d.影本不生效，除非加蓋負責人章。
e.依憑證、收據以登記財務收支，並貼附憑記或收據於專冊或相鄰之頁上，
每張憑記收據的貼縫處需加蓋印章註銷。
f.要有查帳記錄及公開徵信。
g.支出憑證或收據需註明社團、使用組別、負責人，以及用途。
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作者: Spiggy (史耀前) 看板: tkclub-13
標題: 檔案的意義？
時間: Sun Nov 23 18:37:28 1997
不知道在現在各位山胞們對於〔檔案〕有什麼看法呢？
上次偷溜回去山社
看到的檔案內容精簡的簡直令人不知所云
檔案原本是希望能夠讓這次的登山旅程留下紀錄
同時也希望這份紀錄可以成為以後學弟妹下次開隊時的參考
就這麼簡單的需求而已
可是呢
現在的檔案成了什麼樣子？
大家似乎忘記了現在你們在開隊時所參考的檔案
就是上次活動的紀錄用心留下來的痕跡
而常常聽到大家在抱怨以前的檔案寫的不知所云
哪裡有叉路哪裡有水源哪裡有營地哪裡有困難地形都沒有標示清楚
然後呢
大家卻只是會抱怨而不知道該〔自己身體力行〕！
於是自己完成行程之後所留下來的檔案
也是慘不忍睹
比以前所寫的更不知所云
或者把檔案的行程紀錄當作心情故事般寫寫遊記就算了
所以檔案的品質就每況愈下
而負責把關的相關幹部也只會抱怨
卻不認真的要求大家達到〔檔案的基本標準〕
這樣下來
經驗又如何能夠累積呢？
話要說出口很容易
要描繪光明遠景只要動動嘴巴是很簡單
但是真正能夠彎下自己的腰從小處做起的人又有多少呢？
淡江山社以往所能締造出的光環是要大家不斷去擦拭才會光亮
只是享受卻忘記付出
那麼累積下來必須繳出的成本
將會在某個時間成為淡江山社恐怖的地雷
到時候將會付出相當大的代價！
在高雄曬到發昏的小朱ꄊ
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