※ [本文轉錄自 BorChang 信箱]
作者: fatbird (21天)
標題: Re: 別把這篇淹了 初步檢討
時間: Fri Mar 24 16:14:17 2006
親愛的學弟
在版上PO的回應文章其實不是針對你或俊達
若是的話我會直接寄到你的信箱跟你說
PO出來只是希望大家看的到
可以有一份省思
畢竟你也是身為大一大二的學長
所以情緒化的文字或觀念或多或少會影響學弟妹的心態
而山協這個社團很封閉
你是怎樣的態度與心態
學弟妹就會是怎樣的想法
這點
屢試不爽喔..
至於社團評鑑的諸多問題
當然有一半(尤其是社團本來就欠缺的東西)
有時候需要巧妙性的表達給學校看
至於是不是很虛浮
我想就見仁見智
換個角度想
也許把社團的歷史資料整理一下
對於社團還是有幫助的
辛苦了
畢竟現在社團的人少
還要應付這些事情
至於如何巧妙性的回給學校看呢?
下面就針對你所提出來的問題回覆給你
不是正確的答案
而是先前的資料組長也要碰到類似的問題而解決的
不過
我想三年多前的資料組長(金家珍)
應該是有留下一些參加全國社團評鑑的資料才是
(如正副會長及各組長的資料夾等等...這些應該是最大的線索)...
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第一部份：組織章程
省查的人很在意章程上面的「時間」，制定、修改、還有如何修改。
目前看到的資料，組織章程在44年3月8日制定
44年6月1日公佈實施
68年9月20日第一次修訂
74年3月21日第二次修訂
87年2月20日第三次修訂
之後還有沒有修訂 我不知道了 誰能告訴我去哪邊找
因應會內嚮導群組織瓦解，特設立臨時法案。
問到的時間是，93年9月1日公佈，同年9月13日投票通過。
那麼，當時的會議記錄要保留。誰有？可以提供一下嗎？
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會議紀錄真的找不到的話就挑一個附近的幹會紀錄加進去(逼不得已學校要問的時候)
當然能夠有留下紀錄是最好
沒有的話往後學校還是會繼續問
看你如何取決
是要虛應學校還是真的將紀錄找出來或是調整心態?
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我一開始也不知道他是如此重視加註時間，還想說就回答他「這是最新版的，網路上都
有公告，不是我偷改的」。看來他不相信。所以現在我事後補救吧，知道哪些修改的時
間，可以告訴我嗎？？我好加註上去。
臨時章程在上次幹會似乎有修改，那麼日期就是95年3月17日第一次修改。
幹部會議記錄記得留下來，下次社團評鑑要看，與會人員要有留簽名（想辦法補一張簽
名過來吧）。
第二部份：會議記錄
這次只拿到 2004年5月後的會議記錄，1月到4月？？？不知在哪邊。
會議紀錄上雖然有參與人員名單，但他不相信，問說「有沒有簽名」。這東西去哪邊補
，學校不相信我的會議記錄…。
所以以後開會都要簽名，謝謝合作。簽完名給誰保管？？
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簽名的東西裡應當由會長或群長保管
因為不管任何一個會議都一定會到
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第三部份：社長遴選 社長交接
當時也沒紀錄留下…
我回答他，當時就選舉，大家就很高興把結果公佈。但他要看的是過程啊，選票勒？？
我也不知道去哪邊生出來。
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近年來的社長選舉都是只有一個人出來選
提醒會長一定要在會務紀錄上紀錄是鼓掌通過還是以選票選出等等
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第四部份：財務
這次有點問題，不過隔天阿達有跟他確認過了。
這裡，總務應該知道了吧......
當他點名一堆收據上的日期都沒入賬，我也慌了。事後發現那些都是50週年的。
第五部份：裝備
因為很多裝備是跟學校申請來了，沒清單讓他很生氣。
第六部份：活動績效
（這邊是體能性社團主席評的，張先生已經生氣所以沒看，前面那些東西這位主席也
有評省過了）
先看過評鑑重點吧
我認為咱們登山社就是爬山，有需要做到他上述的東西嗎？
我也準備了一整年所有的直企過去。但他似乎不想看那些，他要的應該是一個大活動。
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直企書是給社團內部看的
社團以外的人要看的應該是有計畫書的活動
比如說我們都會有長天數的活動隊或勘查隊
而這些一定會準備比較多的計畫書
以登山活動來說計畫書的內容不外乎是
活動目的,宗旨
活動內容(行程,注意事項)
訓練計畫(或活動流程)
任務分配
活動結果(如紀錄)
而其他活動如(幻燈片展,教學組課程活動等等)
這些例行性的活動都會有一個招集人
自然而然計畫書就會在招集人的手中
而活動的成果可以以照片,檢討會等等附在各工作組的本子上
如此一來
等到要"應付"學校的時候
自然而然不用以應付的角度來看他
而是以希望學校了解我們登山社的行為模式與活動
是很有意義而且有組織與穩重
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如果要拿東西出來出來，50週年可以，所以有拿50週年的資料過去。但是還是缺了一點
點會議記錄，事後檢討會，甚至活動辦完後有沒有「問卷」。
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大活動的記錄留存
一定是掌握在總召身上
這些問題要跟活動總召CHECK才是
以下所提的問題
都是可以在活動計劃書裡得到答案
因為他問的籌劃種種問題都是在企劃書裡
對於山社這樣一個大活動
若是沒有活動計劃書
那麼做事的人應該會很難有依據吧?
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好吧 講這次的（以下是跟體能性社團主席省查的部份 Q and A ）
各項活動計畫之依據或緣起？ 慶祝50週年
各項活動計畫之目的與目標？ 慶生啊…
各項活動計畫之創新性 ？？？
活動計畫分工 有表單
各項活動計畫之合理編列預算 ？？？我們辦活動有編列過預算嗎？
活動執行 拿會師直企給他看
會議記錄 有
執行之手冊 有（會師的綠色小本）
緊急救護規劃 每支會師隊伍都有 救護執照的人
活動執行之新聞稿、海報、宣傳品製作 有海報
活動資料如公文 我說：公文，啥公文？
他說：譬如申請場地的公文。
我說：都丟了（誰想到要留公文下來）
活動照片之蒐集 都在網路上，剛好有附一張會員大會的合照，指給他看。
他說：你可以在照片旁邊加註。
我心想，還是做表面的東西...
帶動中小學社團發展、社區服務及校外活動
我說：難道要帶人去爬山嗎？登山社很難吧。
他說：反正有就加分。
以上這些是我目前比較記得的問題，我只的是我有缺掉一些問題，還算合理的問題。
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校外活動這方面可以拿分
我們不是有社內的人去參加校外的攀岩比賽?
或是一年一度的溪仙大會都是一個與校外交流的機會?
這些參與活動如何呈現?
可附上攀岩比賽的簡章/報名人員/比賽結果或網站等等
這些資訊都是不難拿到的才是
這些校外活動或是社區服務(淨山活動為一例)
我們當然要給學校知道
我們不是封閉的社團
而是有和校外交流的機會與服務社區的責任
而這些活動的參與
也不是用嘴巴說說就可以信服人
有確切的資料與活動紀錄才是上策
到了社會上都一樣
你用嘴巴說你的豐功偉業 人家只會信一半
紮實的拿出資料才能讓對方五體投地!
我知道資料組長最痛苦的就是面對社團評鑑
繁瑣甚至有點無趣
我來爬山就好了
為什麼要做這些官僚下的產物
我想
我說的再多應該都無法讓你覺得我有在設身處地為你想
不過
試著往多個角度去觀察一件事情
你會覺得每一件事情都會很有價值而且不否!
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我現在想的是下年度，我們要拿哪個活動出來？
幻燈片展嗎？所以請總招在辦活動時，把籌備會議紀錄、活動過程、結果，順便做個問卷
吧，都要留下資料....以利明年應付學校評鑑。
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這些不是口號
實行是需要大家的共識
問問自己
假如你現在辦了一個活動
需要的是大家的分工合作
你會不會招開籌備會議
你會不會留下會議紀錄
你會不會開檢討會
你會不會有一份計畫書
.....
這些都是書面的資料
如果要把它想成是要虛應一下的事情
那麼
主辦這個活動的你
一定是根本不想要辦活動的你
而總召都沒有熱情了
底下做事的人必定也懶懶散散
很難激起共鳴..
重點是
這些你提到要繳交的資料
都是理當在活動前後都會有的東西
也許有些需闕漏 那不打緊
漂亮的掩飾可以瞞過學校
但是對於自己的交代
當然是盡力做好這個事情
難道身為總召的你不希望將活動的過程
用文字傳承下來
讓後面的學弟妹有個借鏡或是依據!?
至於你有提到的問卷問題
回頭想想這項的評鑑目的
學校所設立的宗旨無非就是檢視這個活動的參與者反映
任何活動都必須要有回音
才算達到一個活動完整的結束
而我們不必要刻意設計問卷這種制式的格式
反倒是想想
我們每次的活動結束
必定都會在網路上有回響
而這些回響的資訊自然而然的可以整理成活動的回響
抓住一些整理資料的要點
(如時間/網站/發表人等等)
這些都是可以說服得通的!
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最後
資料組長是個很了不得的職位
我也接過資料組長
工作繁瑣又不一定有人知道
可是我想到可以趁著整理社上資料的同時
順便挖掘社上的寶藏
這一點就讓我對於山的情感又更深了些
剛進山社
是因為想爬山而進來
爬了一陣子後
是因為人而確定留下來山社繼續奮鬥
當爬越多之後
所對於山社的付出就會呈現指數的成長
因為社團的人 事 物的種種給我的太多
讓我有不自覺得想要付出更多
想要這個社團更好
想要讓這個社團更發揚光大
於是我會對於行政工作無悔的付出
也會盡量站在組員組長的角度來看待各組的工作
盡量讓大家喜歡上自己手邊的工作
當然
有些時候總不近人意
但是我相信
認真的付出 問心無愧
這段奮鬥的時間
必定是很好的經驗與回憶
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