作者Yukie (Yukie)
看板studyteacher
標題[分享] 讓列印通知單自動化：善用 Word 合併列印
時間Mon Sep 20 18:44:05 2010
開學了，每一位教師又忙著要印製一堆通知單給家長了，從班級注意
事項、校外教學通知單，到繳費通知，要印的資料還真不是普通的多
。
有些老師可能會將通知單印出一疊來，然後一張張填寫家長姓名 (或
是發下去請學生自己填家長姓名)。其實這些動作是可以簡化的， 祇
要適當應用 Word 的合併列印功能就可以讓這個工作變的很簡單。
『合併列印？那是什麼？從來沒使用過耶！會不會很難？』
不用擔心，合併列印這事還滿直覺的，所以祇要講一次應該就都會使
用了！:)
合併列印是什麼？
平常我們要列印通知單的時候，如果是要一張一張用手寫受件者姓名
的話，就會在通知單上預留一點空間，等待印出後用筆慢慢填寫受件
者姓名。
那要填入的內容為何呢？以教師要發的通知單而言，應該就是學生的
姓名或家長姓名吧？
每個學年開始，教師們應該都會從註冊組手上拿到一堆學生的基本資
料，上面詳列了學生的姓名、家長姓名、家中電話等各式各樣的資料
。
老師們常做的事，就是把前面的原始信件印出一疊來，然後對照手中
的名單，把名條上的姓名一張張填入信件之中。
一般教師進行這個動作時是完全手動的，合併列印做的事，就是把手
動填入姓名的動作自動化，讓 Word 參考名單，幫我們把一筆一筆的
名單填入信件之中。
我們所要做的就是在 Word 中設定一下：
1. 原始文件要參考哪一個名單檔案來做合併列印？
2. 合併時要把名單的哪一欄資料放進原始文件中？
(以上面的例子是把『學生』這一欄的資料放到 Word 裡)
其餘的事情就交給 Word 自己處理吧！
快速、信件修改容易
可能有些人會想：『還要設定？好麻煩喔！我直接印出來謄寫名字就
好了。』
如果通知單一次就 OK，那手動謄寫可能是沒問題的，但是我們總是會
有打錯字的時候，這時候合併列印就很方便了。
使用合併列印可以很容易修改信件內容。祇需修改好文件內容，輕輕
按下合併列印的按鍵就一切完工。設定？不需要再設定了，之前已經
設定好，直接沿用就可以了。
甚至到了新學年，祇要把新名單取代舊名單，按下合併列印就完工了
，所以讓 Word 自動化，可以省下我們許多煩雜的工作，讓事情更輕
鬆。所以，各位辛苦的老師們，趕緊把這一招學起來減輕工作負擔！
就讓我們開始吧！
合併列印教學：
上、合併列印是什麼？：
http://edumeme.blogspot.com/2010/09/word-mail-merge.html
下、合併列印怎麼做？：
http://edumeme.blogspot.com/2010/09/word-mail-merge_20.html
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我的教學部落格：
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實習路上：
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教學反思：
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我在 Youtube 上的影片：
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推 hunterxsai:大推 很實用的一項功能 謝謝原PO詳細介紹 09/20 19:05
推 rainbowtall:謝謝原po詳細的介紹！ 09/20 19:19
推 ImprovingMe:大推 09/20 19:32
→ Yukie:希望對老師們有幫助！:) 09/20 19:40
推 wadahs:為什麼我看不到= = 09/20 23:54
推 rujl:大推 學長都會講 沒合併列印 沒有行政實習過 09/21 00:33
→ su0105:言贊 ! 09/21 08:52
推 d96385y:推一下 09/21 10:28
推 DEVILNEKO:運動會印獎狀很好用XD 09/21 12:18
推 amycia:這真的很實用呀!以前學過 不過又忘光光了 感謝分享! 09/21 20:54
推 atine:感謝分享，非常實用！ 09/22 01:14
推 cing:推~~改天好好來研究一下!!!感謝!!!! 09/23 11:54
推 lovelyclaire:謝謝分享！！很受用！！ 09/27 08:50