超高效方格紙時間管理很棒的一點就在於對時間的掌控，如果我們有一大段時間可以自己運用，利用方格紙時間管理就可以很有效率的處理大大小小的事情。今天我們要討論的原則是限制時區，讓我們在做事時，事前就能夠預估這些事情何時可以完成。這樣的好處是讓我們專注在這個時段內，專注做完這些事情，不會分心，切換工作也會帶來心情上變化，比較不會厭煩。
方格紙時間管理幾個基本原則，分別是明天原則、五分鐘原則、封閉清單、無敵模式，這幾個原則會在接下來的文章中介紹。
（1）目前時間的設定
基本上時區位於我們方格紙時間管理的表格中間（見上圖紅色方格內），最上面是目前的時間，中間一些5的數字是估計每件事情要處理的時間，最後7：40＋5表示預計完成時間，也就是說這些事情預計7：45可以做完。接下來是step by step的操作。
在寫時間的時候，第一個我先寫下目前的時間（上圖是7：20），並開始設定倒數計時器5分鐘。
第一個事永遠是"規劃"5分鐘，利用這五分鐘，我會把要做的時間寫在左邊（上圖是晨間日記、伏地挺身、檢查email），有多的時間就可以檢查一下自己的收件匣，整理一下桌面等。"規劃"這個設計，讓我們隨時有時間整理待做的小工作，非常好用。
（2）每件事情時間的設定
這時候就會用上我稱之為五分鐘原則的方法，事實上，我的待辦事項都是由五分鐘為單位組成的。例如規劃五分鐘、晨間日記兩個五分鐘、伏地挺身五分鐘、檢查email五分鐘。
我的倒數計時器也只有五分鐘一種時間，每五分鐘就會跳出來提醒我一次（我是利用電腦的倒數計時器）。這有什麼好處呢？
首先，若是只有五分鐘，我就沒有藉口不去執行行動。
其次，每五分鐘提醒，會讓自己分心頂多五分鐘，接著會一直做事下去。
第三，較長的事務（晨間日記兩個五分鐘），讓我們學會監控每一件事情的耗時，逐漸抓出自己行動的效率及tempo
第四，累積幾次五分鐘，就很容易進入無敵模式（God Mode），這時候做事情會很順，會持續一直做下去。
養成每一件事情只要五分鐘或幾個五分鐘組成，加上持續不斷的行動，就便成每一個行動耗時少，但是做事不易分心的狀況。五分鐘原則加上無敵模式，有神奇的效果，一定要試試看喔。
（3）結束時間的設定
至於下方 07：40＋5，就是封閉時區預計結束的時間。
由於本來預期晨間日記只要寫5分鐘，後來發現要再5分鐘才寫的完，所以晨間日記變成"5 5"，整體結束時間也要加5。這樣子我們可以預估這些事情完成的時間。
有了明確的結束時間，就是一段封閉時區，可以讓自己產生一種要努力在7：45前完成事情的急迫感，造成期限效應，專注於處理的事務。
（4）意外狀況的處理
遇到一些意外狀況要我們馬上處理，這時候應該怎麼辦呢？
超乎預期的狀況則可以運用另一個原則--明天原則。意思就是說，大部分的事情並沒有緊急且重要到需要馬上處理，將之集中放到明天或下幾段時區處理即可。
大多數人都高估了突發事項的重要性，固然有些事情是十萬火急（例如失火了），但是大部分的事情並不要"馬上做"。把這些事情放在收件匣，如果今天要處理，接下來的時區來處理即可，若是可以明天做，明天統一處理會比較有效率。放在收件匣的事情，可以利用每一個時區的"規劃"事項（第一個項目）來清空，這些事情都會受到應有的對待，不用擔心自己會忘記了。
結語
10月2日，我參加台北優仕的mac聚會，看到宗良使用RHODIA的筆記本，裡面是方格紙內頁，覺得很方便。靈機一動，結合以前的執行清單概念，才衍生出方格紙時間管理--利用方格紙來做執行清單的點子，這告訴我們習以為常的方法不一定是最好的方法，有機會要多多嘗試，才能精益求精。
封閉時區的概念雖然看起來有些陌生，但是這是經過長期和許多人互動，生活中實驗證明有效的好方法，不要忘記好好嘗試喔。
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