twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理

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之前一課提到，要養成加工雜事成為行動的習慣，但是當我們行動的數量越來越大，就遭遇到一個問題--要如何組織行動清單，達到最大的效益。在GTD中,是用場合來作為解決的工具。所謂場合，就是一般所說的工具及場地，有電腦的地方才能處理文書打字，有電話時才能打電話，當面溝通通常需要我們移動到特定地點，在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動，若是依照場合來整理，就可以很有效率，依照場合處理，就是一種批次處理的概念。


以我自己為例，我所有的雜事只加工成六種場合。設定場合是一件不大容易的事情，一般人其實都沒有深思過自己到底有多少種場合的習慣，我的建議是，可以先照我的場合來分類，就算有增加，也不要超過七個。這樣子才不會太過複雜，讓自己分類時不記得應該要分類到哪一個場合中。OK，這就讓我對我使用的場合一一的介紹。


1.  自己動手做
其實執行GTD久的人，都會避免親自動手，以免把寶貴的時間花費在沒有多大意義的事情上。自己動手作就要作品質最好的事情，所以我選擇核心的能力相關事情才自己動手作，例如寫作等。當然我也會安排足夠的大塊時間，一次到位迅速完成。

例如這篇文章，我預計寫兩個小時刊出，並公佈在各個討論區中，所以我會利用早晨的時間寫作，一氣呵成，這樣子才能兼顧品質及效率。


2. 當面溝通
當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面，相當花時間，但另一方面來說，高品質人際關係互動，還是要靠當面溝通，這樣才能建立信任及默契，逐步達到理性溝通的階段。所以重點在事前準備，既確保溝通的品質，又可以讓整個溝通的時間控制得宜。

例如說我辦理的研習會，事前一定做了大量的工作，讓整個研習會呈現出最好的品質，因為研習會的朋友來自四面八方，要聚會相當不易，我們精心準備的資料，能夠和許多朋友建立信任及默契，這是一個很有效率的方式。和朋友碰面前，我也會事前準備該次會面要談事情的備忘錄，讓雙方能迅速切入重點，以免會面完了，卻忘記對重要的問題達成共識。


3. 打電話或傳簡訊
有電話，手機才可以作的動作，我把打電話的清單都列在一起，有時間時，一次打完，這樣就可以節省大量時間。除此之外，當傳遞的訊息量不大時，我會用傳簡訊的方式。打電話兩個當事人要有空談才行，屬於一種同步的溝通，傳簡訊卻不需要雙方都有空，收簡訊的一方有空再看即可，這是一種非同步的溝通。

科技工具可以協助我們用"大量的採取非同步"。當我們和他人互動，面對面的溝通或是打電話甚或是msn等，都需要大量時間，而且只能做到一對一的溝通。然而藉由工具非同步溝通，就是讓我們和他人互動的時間不必是同時同刻，例如寫書，寄發email，發表部落格文章或討論區等，這些互動的方式，不僅讓別人和自己溝通的時間不必同步，更能一次多人溝通，可以節省大量的時間。


4. 規劃及思考
我也覺得規劃及思考可以幫助節省大量的時間。我常常在研習會中舉一個騎自行車爆胎的例子，如果我們自己推車去修理，這就屬於自己動手做的範圍，如果我們經過規劃及思考，達成請別人幫我們推車去修理，又幫我們推回來（例如請開腳踏車店的家教學生推到他家的店，但是請他吃冰淇淋）的方式，這樣就可以節省大量的時間。

多問自己問題，並想出解答的方式，我覺得是對規劃及思考能力很好的訓練。當我有些時間思考時，我就會拿出規劃思考場合清單，好好思考一些懸而未決的事情。當有比較複雜的狀況，我就用筆紙工具，畫心智圖或整理重點，有時也用一些電腦上的軟體如mindmanager等。


5. 電腦前的工作
電腦是現代人的重要知識生產工具，寫email，上網搜尋，安裝軟體，電腦文書處理等，都需要手邊有台電腦才能執行，所以我們把電腦上面的工作整合在一個清單，就可以批次處理。

除此之外，也要注重重複性工作的效率性，以我將拍攝的相片上傳到網站為例（我用蘋果電腦），首先先由相機下載相片到iphoto，用一個叫做downsize的軟體作縮減大小及加邊框、浮水印的工作，最後用picasa的上傳軟體，上傳的google的picasa網路相本中，整個流程相當流暢及省時，並可以批次處理大量相片。（處理100張相片和處理10張得時間差不了多少），這就是科技工具的力量。

我的picasa相本範例
http://picasaweb.google.com/joechang1020/Twhsi


6. 閱讀及寫作
我自己很喜歡閱讀，也有一個部落格，並針對時間管理主題長期寫作，所以我會排定寫文章的次序，這樣子隨時知道自己該讀的書，該收集的資料，有時間時則努力寫作。利用web 2.0分享及連結的概念，將自己的影響力擴大。


結語

行動要組織在合適的地方，如此我們才可以快速的瀏覽自己手邊的工作。完整的工作清單，能夠讓我們清楚知道自己當前可以做的事情，大幅增加我們的工作效率，是一個很值的養成的習慣，我也要求自己，持之以恆的做好管理自己行動清單的工作，這樣的益處是，對自己工作的現況有一個即時而可靠的了解，幫助我們面對這個變化快速的之世界。

接下來的課程我們會針對完整的行動清單作一個，並介紹一些我們還沒有提及的清單，大家加油。

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