如何做好個人時間管理
瞧瞧天創無線大中國區總監林俊毅的獨門撇步
忙、茫、盲！一天只有24小時，公事、私事、瑣事卻好像怎麼都做不完。
如何善用僅有的24小時，讓你的生活與工作更遊刃有餘？
《數位時代雙週》第79期‧採訪撰文／高子羽
你是否有這樣的經驗？下午就要跟客戶提案了，而你人卻還被困在漫長的會議中。開完會
心急如焚地走出會議室，發現剛剛有5通未接電話和11封要回覆的電子郵件，同事卻跑來辦
公室和你閒聊；好不容易禮貌地打發了他，手機又響了起來……
很多人希望一天有48小時，來完成企畫案、編審預算、前往應酬等各種似乎永遠做不完的
工作。從事業務工作10年的林俊毅，今年初在3個月內跑遍了中國13個城市談生意，做的事
越來越多，工作的時間卻是越來越短，從友立資訊大中華區業務總監，一直到自己出來創
業，他就是善用資訊科技妥善管理時間，神清氣爽地優游於工作與生活。
列出工作清單再分輕重緩急
時間管理的第一步就是養成列工作清單的習慣。林俊毅說他習慣在一天結束之前仔細想想
今天做了什麼、有沒有還沒做完的事情，並為明天的待辦事項列出清單，如果自己對隔天
要做的事心裡先有個底，迎接新的一天就比較不會兵荒馬亂。
列出工作清單之後，接下來就是分析各種事情的輕重緩急。林俊毅指出，分析時可依「重
要性」和「緊急度」兩個指標，利用這兩個指標將工作分為四類：一、重要而且緊急；二
、重要但不緊急；三、較不重要但緊急；四、較不重要也不緊急。「重要而緊急的事情永
遠列為最急件！」林俊毅提到，如果某件事不做，會讓你其他的工作都無法進行下去，就
是屬於優先處理的類型。相反的，像電話或是臨時的訪客等突發事件，都是屬於緊急，但
可能不重要的事情，就要想辦法避免，別讓這些事把時間切割得太零碎。
「要求自己任何時刻都保持高亢的工作狀態是不可能的！」林俊毅強調，人的一天也有高
低潮之分，要求自己隨時都能用百分之百的精力應戰，只會讓人覺得沮喪。他認為將各種
工作分出輕重緩急後，分別放在對的時間來做，是大幅提昇工作效率的祕訣。林俊毅指出
，他自己一天的精神呈雙峰曲線分布，雖然每個人略有不同，不過人一天的黃金時段大概
在每天早晨起床兩個小時後。午餐前後下降，而到下午又有另一波高峰。
善用資訊科技但要適時抽離
把重要的事放在每天的工作高峰期來做，林俊毅舉例，他會用這段時間思考、擬定策略，
或是仔細閱讀合約。他建議每個人要試著找出自己的工作高峰期，儘量將最重要、最需要
創造性思考的工作安排在這段時間。而像回覆不急的電話、電子郵件等，就儘可能安排在
腦活動力較差的時段，像是接近中午，或是傍晚要吃飯前。
了解時間管理的一些基本概念與原則之後，就是資訊科技登場的時候了。可以利用手機、
PDA或是Outlook軟體設定鬧鈴，時候到了就會提醒你接下來該做些什麼事。「不要太相信
自己的記憶！」林俊毅提醒。由於跑業務，人常在外頭，所以他選擇手機與PDA結合的手
機，以方便任何地點回信，或是使用Web Mail，讓你在任何一家網咖都能夠回信。
一切安排妥當以後，接下來就要學習說「不！」的能力。手機、即時通訊軟體這些科技產
品雖然方便，但同時也把人的時間切成碎片，它們造成了許多看似緊急但其實不重要的工
作。林俊毅指出，在自己的工作高峰期，儘可能地排開所有會干擾你的事情，在每天的黃
金一、二小時內，直接把手機關掉，讓語音信箱做你最好的秘書，讓自己好好專注一個小
時。
幫人節省時間就是幫助自己
除了管理好個人的時間，還要更進一步管理別人的時間。有時候我們認為某件事很急，但
別人偏偏慢條斯理，讓人急得像熱鍋上的螞蟻。
林俊毅建議，管理別人時間的要訣在於要了解別人的作息，儘量避開別人開會、或是正在
忙碌的時候，這時候的溝通效果都很差。另外要學習幫對方節省時間，林俊毅常常會把他
的想法寫成文字，與客戶溝通完後，客戶還可以直接把他的作品作些小修改直接變成提給
公司的報告。「幫別人節省時間，就是替自己省時間！」他笑著說。
林俊毅自嘲從研究所剛畢業時，因為時間管理不良，常常被人「追殺」，在歷經一段不算
短的職場磨練後，才慢慢學會時間管理的技巧。每個人的一天都只有24小時，妥善安排時
間，利用各種科技設備，會讓你的生活更遊刃有餘。
【林俊毅小檔案】
年齡：35歲
學歷：中原大學企管研究所
經歷：天創無線大中國區總監、友立資訊股份有限公司行動通訊多媒體中心大中華區業務
發展總監、速博多媒體事業處應用軟體部產品經理、網上通科技大中華區行銷業務總監
興趣：一個人去旅行
夢想：在45歲時退休，自在地旅行
對時間管理的建議：善用科技工具，但不要讓手機、即時通訊軟體把自己的時間一直打斷
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