[心得] Excel資料取消儲存格合併

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    Excel資料取消儲存格合併

    工作上常常要做許多報表，特別是財會人員，每個月都有管理報表在結帳之
    後等著編制，精確地說，財會人員跨越傳票黏貼工的門檻，關鍵在如何讓報
    表一針見血。所謂工欲善其事，必先利其器，目前在資料整理和查找上，
    Excel當仁不讓，它不是萬能，可是沒有了Excel，卻是寸步難行，而許多任
    務其實三分鐘足以搞定，但如果Excel任督二脈不通，也許得花上一兩個小時
    辛苦交差，這我見過幾個例證，對於部門新人我常常進行Excel教育訓練，提
    升整體部門工作效率。

    適合Excel發揮功力的原始資料，最好以多欄位方式排列，拿會計人的分類明
    細帳來說，就是每一列是一筆一筆的傳票，第一列則是欄位性質，例如傳票
    編號、傳票日期、部門、傳票摘要、借貸方、金額等。一般ERP導出來的資料
    能以這種方式呈現，很方便直接讓Excel作各式各樣處理，我最常用兩項法寶
    ：篩選和樞紐，前提條件都是資料依上述方式排列。

    實務上我幾次遇到，其它部門或是其它人做的報表，為了美觀，喜歡用合併
    儲存格將某個群組框起來，這個雖然看上去一目瞭然，可是如果想要進一步
    處理資料，例如前面所說的篩選樞紐等等，合併儲存格卡在這裡非常刺眼，
    我遇到這狀況都是標準流程一二三處理掉，Excel各種技巧很多，每個人有自
    己習慣手法，於此分享我的步驟供參考：

    圖文參考：

    http://www.b88104069.com/archives/11

    一、拿到的資料有合併儲存格，生產一部、二部、三部等有合併了，想要篩
    選部級單位或者跑樞紐，沒有辦法。我作法是先在後面再複製一欄，滑鼠選
    取新的那一欄，按快捷鍵「Ctrl＋1」打開儲存格格式視窗，可以看到文字控
    制項下有自動換列和合併儲存格框選項，兩個框框都是綠色填滿，表示所選
    取範圍有這兩項功能在運作，將滑鼠移到合併儲存格的綠色框框，點一下發
    現綠色不見了，剩下一個空心框框，表示現在選取範圍內，沒有儲存格是合
    併的。

    二、然後在新增資料的下一欄第一列，儲存格內輸入函數公式：「＝IF（G2
    ＝"",H1,G2)」。IF這個條法函數算是常用款，共有三行參數，分別為條件P
    、若P則Q、若非P則R，以剛才的函數應用解釋，就是如果儲存格G2是空白（
    ""）的話，引用H1儲存格的內容，否則引用G2的內容。輸入好了之後，將滑
    鼠移到H2的左下角，點兩下或是直接向下拉，這樣就可以把H欄填了分別對應
    的部級單位，如圖所示。

    三、為了美觀起見，我習慣將過渡資料刪除，在這裡的例子就是G欄，然而想
    要的結果H欄又是引用G欄的資料，直接刪除G欄會導致H欄資料變成亂碼，所
    以得先將H欄資料改成純粹的值。方法是先選取整個H欄，滑鼠按右鍵跳出功
    能快速鍵視窗，點選「選擇性貼上」，在接下來的條件視窗點選「值（V）」
    ，之後再仔細觀H欄的儲存格內容，會發現從原來的公式「＝IF（G2＝
    "",H1,G2)」變成文字內容了，現在，就可以穩穩當當把過渡的G欄刪掉了。

    以上，便是取消儲存格合併、置換資料的步驟一二三。寫得有點囉嗦，如果
    是部門教育訓練，電腦當前手把手操作說明很快，但現在是純粹圖文講解，
    寧可冗贅不願漏失。

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    經典電影，精彩再現：

    http://www.b88104069.com/archives/category/movie

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