[請益] 空服員轉秘書職 求分享經驗

[kimberly (kim)]

(手機排版請見諒)

大家晚安，
老妹我今年要滿32了，
最近從空服轉職，
幸運錄取ㄧ餐飲集團的高階主管秘書，
該主管底下已有幾位年輕有為的秘書群，
我的職掌範圍似乎是協助主要秘書排定主管行程，還有其他行政事務處理，
二月起開始上班。

前提交待完畢，
由於出社會之後ㄧ直都當空服員，
沒有坐辦公室的經驗，
以下有些問題可能很愚蠢 =.=;
請鞭小力ㄧ點:

1. 上班第一天，要帶什麼去呢？
我準備了便利貼 筆 記事本
買了透明資料夾ㄧ疊 (公司會準備嗎？)
有需要自己帶迴紋針/口紅膠/剪刀等小物嗎？

2. 打算去買ㄧ隻錄音筆，請問有推薦的嗎？
秘書要统整會議記錄，所以應該在會議進行中就做好摘要，盡量在ㄧ天內將會議結果發給
與會人員是嗎？(怕沒時間重聽錄音內容)
各位秘書是拿筆電即時打字或先記在紙上會後再整理呢？

3. 被高階主管叫進去時該拿著什麼？
這問題看似很蠢，
其實是因為今天我去文具行買了B6大小的26孔文件夾，
還買了補充包的 月/週/日行程、會議紀錄、通訊錄、帳務信封(收集報帳收據用)、空白
頁，等等的。
本來是打算主管把我叫進去就寫在上面，
可是我媽媽卻說她以前公司的秘書，是直接拿可往上翻頁的小冊子，直接進去看老闆有什
麼話說。換句話說，她覺得我B6本太大了(說實在，是有點重量...)
請問大家都用手機記事或本本呢？(如果是本子，多大？)

4. 除了熟悉中英打, MS OFFICE以外，
要知道outlook 和  gmail的會議邀請怎麼做嗎？還有什麼電腦方面的要學嗎？
大家手機app有些什麼好用程式？
(目前我有記事日曆軟體/高鐵時刻表/dropbox/flight aware)
只是怕手機當掉，如果沒抄在紙上不安心阿

5. 目前我在讀英文商用書信參考書，
還有網友建議的"頂尖秘書行政成功術"
對於新工作可是既期待又怕受傷害，
戰戰兢兢，我會努力學習適應並跟上腳步，
希望在試用期三個月後績效好可加薪。
在此請求先進們不吝賜教您的心得與技巧
(已爬過文) 或大或小都好，謝謝~~



--
Sent from my Android

--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 49.215.193.149
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/CareerLady/M.1422369471.A.457.html
推 MikaJ: 本子看個人習慣，但你可能要確定太大本時是否可能隨身攜帶
→ MikaJ: ，包包很重還滿操體力的，另外筆記本建議要有月、年、週等
→ MikaJ: 固定曆，安排行程上很好用
推 MikaJ: 會議錄就拿筆電進去打，錄音筆非必要(手機可錄)通常會議錄
→ MikaJ: 要在當天發出
→ kimberly: 所以我可能要買ㄧ台好攜的筆電~(昏) 燒錢阿~
推 MikaJ: 公司要用的設備當然是讓公司買……建議MBA 11"~
推 MikaJ: 考量重量及電池續航力依然是MAC最穩，不過當然是看公司給
→ MikaJ: 的預算囉~
推 olycats: 工作用到的筆電錄音筆資料夾等等 應該公司會提供吧？
推 olycats: 第一天上班可以簡單帶一點點東西就好，看看公司狀況，不
→ olycats: 然公司如果都有提供的話，帶太多東西好像很怪
推 Claire29: Excel跟ppt
推 licagirl: 進老闆辦公室用小本子速記，回來再自己整理到日誌上。
→ licagirl: 文具的話有些公司會幫新人申請一些基本的，若方便可先
→ licagirl: 問問前輩
→ licagirl: 筆電錄音筆這些東西若是公務上需要的當然是公司準備呀！
→ licagirl: 另外outlook最好要熟，至少要知道寄錯信怎麼回收
→ licagirl: 還有公司電話的操作方式也要熟，秘書常常要轉接什麼的
推 leila62kyoko: 老闆交代事情的時候直接使用可以夾紙的塑膠板；桌上
→ leila62kyoko: 要有月曆和計畫本。文具除非和個人使用習慣太大可
→ leila62kyoko: 自備，否則最好使用辦公室提供的用品。
→ leila62kyoko: 商用書信書籍可以當參考，不過最好的方法是上班時
→ leila62kyoko: 找時間看看前輩怎麼寫信、回信。
推 tim2795: 哇  恭喜原PO 不過不是老妹!要叫小姐啦! 呵呵 ：)
→ tim2795: 建議上班報到帶筆記本跟筆還有水杯(喝水用)，其他公司多
→ tim2795: 數會提供，錄音可用手機! 關鍵字真的滿重要的 @@
→ tim2795: 錄音只是輔佐用，等正式上班後會有其他前輩帶領的
→ tim2795: 祝原PO工作順利 ^^ 加油
→ doris1016: 筆電理論上公司會幫你準備 有些公司也會幫員工訂文具
推 yylover: 你感覺很用心！工作一定會順利的，加油喔
推 ambe: 原ok真的很用心，問的問題都好具體，加油，祝ㄧ切順利!
推 cpper: 空服員薪水高過秘書
推 oo6536: 加油加油 一定會順順利利
→ kimberly: 嗚嗚，謝謝各位女孩們不吝分享撇步，我ㄧ定會加油的! 這
→ kimberly: 個板好溫暖~ 另外，雖然我的新薪水不比國內空服員低，
→ kimberly: 但我還是覺得薪水不是工作的全部~ ㄧ起努力吧！
推 s949928: 剛開始轉職會很不適應...不過還是加油喔!!
推 ohbanana: 加油 我是考不上空服員只能當秘書XD
推 kikiikik: 我的大秘書告訴我照顧老闆要像照顧老人一樣。另外第一天
→ kikiikik: 上班帶筆跟紙就好了，其他公司都有（基本上文具也會提供
推 goodnigh: 行事曆很重要，老闆會說那天要辦事或去哪，必須馬上答得
→ goodnigh: 出來那天有沒有行程，好的筆記事半功倍。