[校園] 社團要錢(定籌)的注意事項

[SamThunder (山上的小雷神)]

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03/31(一天半以後)更新：課外活動組表示日後會再行公告，
針對實施日期、實施程度、運作說明等做進一步的規劃。
請各位先等公告出來，屆時還有疑問的話再去詢問囉！
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4/13(兩週後)更新：
大約4/10課外活動組有寄信公告了。內容大同小異、不過本學期是宣導期這樣。
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(圖片非正式公告，避免誤會先行移除)

前幾天跑課外活動組確認這件事了

簡單來講，這個學期(105-2)開始，所有要錢的活動都得是申請一般活動
而且得在活動開始前7~14個工作天提交申請
(雖然課外組的哥姐強調一直都是這樣，可是我上學期社內活動請款也很順利？)
(01:52補充：找到規範了－社內活動都必須是「未申請補助」的活動
且核銷於系統中都是在「定籌」底下，嚴格說起來不是社內活動請款。

【基本Q&A】整理如下(回答都是來自課外組)

Q.如此設計，目的何在？
->期望所有活動都要經手課外組、尤其是活動內容(企畫書)的部分，
並藉此加強學期規劃能力。
(額...課外組你們是嫌本來還不夠忙嗎("￣▽￣)

Q.必備文件是什麼？
->活動申請表與活動企畫書，前者來自社團活動資訊系統的一般活動。

Q.可以重複使用定籌提交的企畫書嗎？
->可以。不過要注意項目必須更新過(例如社課內容與日期必須與實際結果相符)

Q.糗了，我有許多活動沒有這麼做...
->自己想辦法囉。後面的活動儘量照著這個規則走(申請一般活動)、請滿經費吧。
真的擔心的話請私底下去找你的哥姐討論。


【進階/技術性問題】

Q.如果我活動在定籌審核/核發經費項目之前就開始舉辦(開學頭3~5週)
  那我也要提前7~14工作天申請活動嗎？
->是的。就算你不知道這活動有沒有分配到定籌經費，還是要這麼做、
不然不能拿該活動的項目/收據發票要錢。
(反正定籌本來就沒有在在意申請的項目跟核銷的項目是否一致...)

Q.「活動辦理前」是指什麼時候？
->就是你在社團活動資訊系統上面填寫的活動開始日期。
(以後開始日期不能忽略/直接帶入了唷)

Q.在定籌上只提出1份企畫書、系統中活動卻拆成2個以上申請的話
  要提交幾份企畫書？內容可以一樣嗎？(ex.社課前半學期/後半學期借場地)
->內容只要包含到當次活動內容(並且有更新)就可以提交了。
(ex.後半學期社課的企畫可以提交跟定籌用到的企畫(更新版)；
但不能用只包含到前半學期社課的企畫來取代)

Q.那如果要錢的項目都得用「一般活動」申請，那「社內活動」還可以幹嘛？
->你如果有不需要錢/核銷經費(but需要場地)的活動，再申請社內活動吧(′．ω．`)
ex.社課想核銷經費的話，就算只有校內/社內人士參加 也還是要申請一般活動。
ex.幹部開會只是想借個場地、錢會自己墊/沒有要核銷，那就用社內就好。
(沒社辦也沒錢的社團：)

Q.那幹嘛取名叫「社內活動」、並在(管理組)法規上寫誤導人/不完整的敘述呢？
(課外組)那是活大管理組處理系統的事情啦，不要找我們。
(同時間的活大管理組)系統與場地借用本來都是課外組的事情，
　　　　　　　　　　是他們人手不足、我們才會協助分擔。

以上資訊分享出來，希望能幫到同樣有在經營社團的其他同學唷～！

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                      Warning                      ╳
      　                                           ￣
    　                警告:你的肝在你體內 它非常的火 
  　                           ＿＿＿＿＿＿          
　                             ▏  確定    ▏        
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 59.115.32.39
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/NTU/M.1490802851.A.EFC.html
※ 編輯: SamThunder (59.115.32.39), 03/29/2017 23:55:56
噓 cxz123: 本來就是一般活動才能申請經費不是嗎？= =
01:44 大改之前給予的回應，以免造成更多不必要的誤會。

【原版本(105-1)以前的要錢方法】
1. 申請「定籌」(系統中用一個一般活動創建)
2. 申請個別活動借場地(實務上不限哪種)
3. 把發票/收據等東西都放在「定籌」底下核銷
因為核銷單是綁著「定籌」，所以第二步申請什麼類型的活動都沒差。

【新版本的要錢方法】
1. (應該還是要?)申請「定籌」(系統中用一個一般活動創建)
2. 申請個別活動借場地(每個都必須是一般活動，而且活動前7~14天就要申請完成)
3. (應該還是?)把發票/收據等東西都放在「定籌」底下核銷

不過、定籌經費到上學期都還是整學期核銷的(沒有在看細項/個別支出的隸屬活動)
不知道以後要不要分開來核銷就是。(目前看來還是放在定籌底下核銷)

.....X的，我該不會又得去問一次了zzz

※ 編輯: SamThunder (59.115.32.39), 03/30/2017 00:56:53
＊先道歉&註明：活大管理組網站的使用說明有提到這點：
「5場次（時段）以下、未申請活動經費補助且無校外人士參與
之下列活動項目，為社內活動。」
(然後用正面列舉法寫出一些常見活動)
這我還真的漏看了。囧。
所以真的要說的話，法規是有提到的。如果系統說明算是法規的一部份的話啦...

※ 編輯: SamThunder (59.115.32.39), 03/30/2017 01:03:57
噓 dreamjade: 那社內活動的場地費呢？
「你如果要核銷就申請一般活動，社內活動以後恕不提供核銷。」
校方應該會如此回應吧。
※ 編輯: SamThunder (59.115.32.39), 03/30/2017 01:08:51
※ 編輯: SamThunder (101.12.224.168), 03/30/2017 01:54:11

看到這裡，如果有一些沒跑社團總務的網友不知道我們在供三小，那很正常。
...因為有名詞重複使用了("￣▽￣)

我試著解釋一下：「活動」這個名詞有兩種含意。
法規定義的活動：就社團平常在辦的活動啦。
系統定義的活動：社團有一個「社團活動資訊系統」，其上可以申請「系統活動」。
而「系統活動」又分為「一般活動」跟「社內活動」兩種類別。

那麼如何要錢？目前制度是去申請定籌、附上整學期所有活動的企畫書。
定籌怎麼申請？去系統創建「一般活動」。

簡而言之：你要替其他活動要錢，要先去活動系統創建一個活動，裡面附上
所有活動的企畫書。
(就系統來看)所有活動的經費核銷，都是綁在這個大活動(定籌)裡面核銷。

所以cxz123大說的不算錯：本來就只有一般活動可以申請經費(精確來講只有定籌)
也不算對：105-1以前的活動沒有申請活動仍然可以要經費，
只要放收據在大活動(定籌)底下依然要的到錢。

而dreamjade大的疑問也是差不多：
本來申請社內活動的活動場地費仍然可以補助(放在定籌底下還是可以要錢)
但是現在的話，不申請一般活動的活動，(在定籌底下的)經費會被砍掉

大概是這樣吧。各位活動了...我是說懂了嗎？
※ 編輯: SamThunder (101.12.224.168), 03/30/2017 02:28:53
推 macphion38: 以前當幹部用這些很容易火氣大想砸他們辦公室
推 Raul: QQ  在注意事項出來之前就花了部分了
推 newsboy3423: 之前幹部學弟妹跑課外組最大抱怨是找不到負責人 XD
(真的常常爆氣/頭痛...然後有些哥姐不知道為什麼常常請假......)
→ newsboy3423: 請問一下 技藝指導老師經費的部分有改動嗎
技藝指導老師的部分除了信中表示完成5堂以上就可以申請以外，並沒有多加說明。
看起來應該是沒有改...吧。
(我們目前沒有指導老師、不甚了解運作方式...
大大有需要的話可能得麻煩您自己跑一趟詢問了QQ)

推 babu21901: (跔E胬‧ﴩ胬：「卍解！破‧山雷！」(掏出雨傘
→ babu21901: 可惡顏文字亂碼了……這不平衡！
亂碼好啊，(跔E胬‧?)胬大大！
※ 編輯: SamThunder (140.112.4.209), 03/30/2017 17:33:54
推 Anfresco: 推感謝大大熱心
推 df41022: 天啊這根本維基等級了欸
那你幫我向隔壁維基研究社申請條目吧XD
※ 編輯: SamThunder (140.112.25.99), 03/31/2017 13:02:36
推 sexycute: 山姆雷~~~
※ 編輯: SamThunder (140.112.4.209), 04/13/2017 11:49:48