[請益] 收到不是本單位的電子文怎麼處理?

[iivvine (我是小蜜)]

       就是市府發了一電子份文本來要給A機關

       可是卻發到我們公所來

       我看了一下電子交換系統

       收文機關代碼是我們公所的代碼沒錯

       可是受文者卻是A機關，主旨也是A機關的內容跟本所無關。

       所以各位先進們這個時候你會

       1.打電話請市府承辦印紙本出來給A機關，我們收文後銷號

       2.從系統上印出來給A機關不用透過市府，再收文銷號

       3.收文後函轉給A機關

       我家研考的作法是3

       那我就想到一個狀況題，如果後來A機關的承辦把公文弄不見了

       那承辦要跟隨要???

       1.跟市府要，因為他是發文機關

       2.跟我們公所要，因為我們有收這份電子文

       3.兩個都可以，可以要到就好。

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推 kit279: 退文?
→ iivvine: 我們的公文系統沒有退文的功能唷，拍謝！
→ iivvine: 還是電子交換系統可以退押??
→ f202097: 當然是函轉  你為什麼要自己印
→ f202097: 誰理你自己印  怎麼追查確認
推 ibanes: 我的話，應該會打電話給該發文單位承辦人，告知原委請他重
→ ibanes: 發電子文給正確機關，本單位再行銷號
     可是這一件是收文代碼錯誤，並不是選錯單位

     就算再發一次也會發給我們吧??

     今天早上有跟市府承辦說過了，不過他好像是說因為已經結案了

     他的公文流程算跑完了所以不能再發一次

→ f202097: 電子函轉給他也不會有你說的問題
    因為我當收發以來都是非本單位的公文要印出來辦理銷號

    第一次聽到新的研考說要函轉的，所以我想到的是另外創稿。

→ ibanes: 函轉也行，只是不告知發文單位，日後搞不好又再來文…
→ f202097: 函轉副知原函文機關或直接發還原機關再妥處  就是退文的
→ f202097: 意思
→ iivvine: 對不起各位我這次有跟市府講過，只是我不知道下一次
→ iivvine: 要怎麼處理所以上來問
→ iivvine: 因為前後兩位研考的做法不同
→ iivvine: 因為我們有公文交換櫃，就像一般公文丟交換櫃就好了
※ 編輯: iivvine (114.46.139.197), 06/22/2016 18:55:19
推 mandygenius: 電子文的話就銷號，把紙本印出來寄還他們，代表你們
→ mandygenius: 已銷號的證明
→ mandygenius: 你這邊的工作這樣就結束，至於對方還要不要發是他們
→ mandygenius: 的事了
→ mandygenius: 然後你說受文者跟誰要文，當然是跟發文者要，不甘你
→ mandygenius: 的事
※ 編輯: iivvine (114.46.139.197), 06/22/2016 19:02:27
推 bursty: 移文單，移文單，電子文也能用
→ iLtz: 函轉時副本知會發文者
推 piofy: 移文單就好了
→ goodbearz: 電子文不能退文....那就找資訊阿
→ goodbearz: 實在不能退，就隨便簽結，另外發文用附件給收文機關
       移文單我上去看範例了，可是他好像是針對受文者是本所

       但內容非本所所轄管的所以用移文單

       可是我現在是收到受文者明明是A機關的，卻又不得不收

       只因為他是電子文不能刪除。

       如果要我們函轉的話，A機關的收發和承辦將來如果要查這件文

      也查不到市府的發文文號，如果是市府打電話過來問有沒有收到這份文

       因為只查的到我們公所的發文文號，原來的文被當成附件了。

       如果是這樣的話，那我在電子文印出紙本後在上面多個公文確認單

       (就是對方機關有收到會蓋收發章後執回的單張)

       這樣A機關就可以用市府的發文字號收文了

※ 編輯: iivvine (114.46.139.197), 06/23/2016 05:15:09
※ 編輯: iivvine (114.46.139.197), 06/23/2016 05:21:43
→ ezmantalk: 要看你、市府跟A機關的關係 如果A只是另一個公所
→ ezmantalk: 你才可以考慮用移文的方式
→ ezmantalk: 原則上研考用收文後函轉沒有問題 發錯是市府的事
→ ezmantalk: 但公所卻不能收文無任何處理就退文 這是公所的問題
→ ezmantalk: 第二問題 當然是找發文機關要啊 雖然公所你想要弄
→ ezmantalk: 也可以幫他印 但要看承辦願不願意
→ ezmantalk: 你函轉市府原文 市府原文當附件 A當然會知道
→ ezmantalk: 市府何時何人何局處發的文 這是多想的
         因為我們公所每天一個承辦，公文的量都是10幾20件的

         如果要他特別去記那一件移文文的話

         我也不知道會不會有困難，因為半年就累積了幾百件的公文

         如果要業務交接的話是不是要特別註明這一筆移文單勒

         現在如果別的單位打電話來問公文

         我第一的反應一定是請對方報它們的發文字號

         而不是去查有沒有過移文單進來

         不過還是謝謝各位網友的意見

         我家研考有把市府規定拿給我看

         是要用移文單唷而且不能銷號(不過之前銷號研考會也沒說啥)

         也許每個縣市政府規定不同所以大家的回答意見也不會相同

※ 編輯: iivvine (36.233.123.48), 06/23/2016 15:57:25
推 sandy0717c: 我們電子文可以退耶～