Re: [請益] 檔案管理/文書處理/收發的概況及可能難題

[realnofish (真的沒有魚)]

目前是檔管收發，淺薄回答，歡迎各位先進補充

※ 引述《PTTHappy (no)》之銘言：
: 以下先說說我的淺薄思維下的對三類工作概況預想--我知道很可能有誤：
: 檔案管理是指把卷宗歸檔、放進、放出（好像不是吧）？需要在電腦內製作相關表格嗎
？
把公文分卷歸檔
之前年度的公文就放檔案室
每年還要定期做檔案解密和檔案銷毀
相關表件都可以從公文系統裡印出（檔案目錄、檔案盒邊條、案卷封面等）
比較累的部分就是處理檔案室裡那堆歷史的共業
不是每任檔管都會分門別類把檔案放好
還有做銷毀時要簽會全世界、挑檔、打包、找專門業者處理，會做好一陣子

: 文書處理會涉及除了在.doc上打字以外的其餘表格、office軟體上的美編技巧嗎？
不大會，但會對工作當然有幫助，不一定只對文書處理有益

: 收發是將機關收到的公文分類、然後發到各科室？需要在電腦上整理相關收受與發出的
: 公文檔案紀錄嗎？
把收進來的公文依職務分給對應的承辦人（收）
要出去的公文書（發文、郵寄）也是我處理（發）
比較常見的問題就是承辦互踢皮球不接文，有時老大們自己就會業務衝康然後當沒這回事
或是承辦選擇性失憶，常常要自己想辦法協調
每月有月報要陳核，也是從公文系統出


: 上述說法只是我的猜想。在工作內容的敘述上，我對這三類工作，光從名稱上還無法有
效
: 區隔差異，感覺這三者的工作內容好像類似（然後隱隱約約覺得又有些不同），
: 為了讓孤陋寡聞、淺薄的我增進了解，能不能委請見多識廣的網友
: 1.大致說一下這三類工作各自的具體概況實例、以及
: 2.這三類工作如果遇到複雜的情況，可能是譬如什麼具體情況（以免我瞎子摸象沒了解
: 這三類工作如果一旦比較複雜起來，會是怎樣的情況）呢？
: 感謝指點～

很多人都說檔管收發是爽缺
我大致同意
至少業務量跟事務不能比
比較討厭就是遇到公文決鬥
另外就是每年辦考核和講習

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※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1619783417.A.179.html
推 lily108526: 檔管碰到要金檔獎的單位會很屎
推 Unfriendly: 感謝分享，曾短暫做過半年收發文書檔管路過，這真的
→ Unfriendly: 比做民政、人事還相對輕鬆不少，而且幾乎都是例行性就
→ Unfriendly: 是重覆相同流程也不太難上手，但遇到檔管局函請要求入
→ Unfriendly: 國家檔案或是其他機關（法院）要調案或確認特殊公文
→ Unfriendly: 的真實性也不是那麼簡單容易有很多考量與作業要處理，
→ Unfriendly: 前面不是經常發生的少數個案
我只想每年安然度過內控就好
→ SCLPAL: 請問貴單位對外發文的人也是你嗎? 你文中提的是收文範疇?
發文也是我
推 googleeeeeee: 爽爆的業務
推 lpca: 我們機關 檔管最近有政治檔案和國家檔案要搞 有點麻煩
→ lpca: 然後也不意外也是有些共業...
→ lpca: 還有因為檔管比較沒有時限壓力
→ lpca: 時不時主管就會要檔管局幫忙做東做西的
→ lpca: 不過檔管加班時間可以自己決定算不錯
→ lpca: 當然最爽的還是總收文 幾乎不用加班
→ lpca: 而且我在代理收文的時候 還有不少時間可以做我檔管的事情
我現在還得每週抽一點時間去檔案室流淚（灰塵嗆的）整理歷史的共業……
推 cattielin: 檔案室大姐們都是一堆超資深    講話都很敢講 感覺背
→ cattielin: 後都
我小單位，一人全包
推 PTTHappy: 感謝諸位先進的分析 我對檔管比較清楚了~那麼"文書處理"
→ PTTHappy: 具體例如做什麼?以及是主動創稿PPT Excel嗎?
任何工作都可能要開Office的新檔案
這就基本的文書處理而已很難一一說明
我要做會議簡報就要開PPT
要記錄收發郵件我也開Excel
要交會議紀錄我就開Word
以上只是簡單舉例，不是只做這些才要用到Office
→ PTTHappy: 再來 收發人員似乎不可能"唯一只做收發" 通常可能另接例
→ PTTHappy: 如哪些其他交辦業務?
我自己是要包辦幾個重要會議的舉辦
有時主管臨時要我做個海報
內容很雜也不固定
→ PTTHappy: 我更早前概念不清之處例如猜測:任何業務都涉文書處理啊?
→ PTTHappy: 這樣則(有些職缺寫說"文書處理") 文處業務具體而言會是?
希望你基本會用Office而已
不用太鑽牛角尖
主管自己也不知道臨時要交辦你什麼業務
要求「具體」太籠統了
→ PTTHappy: 另外讓我混淆的概念是 收發屬於檔管的內容型態之一嗎?
收發是收發，檔管是檔管，但單位規模不大多為一人兼任
→ PTTHappy: 那麼不同職缺各寫做收發或檔管 最後接的總業務可能類似?
我小單位，收發檔管一人包辦，大單位業務量大，會分開各有專人負責
→ Unfriendly: 可以去找文書處理手冊、檔案管理法規去了解或是e等公
→ Unfriendly: 務園+數位學習有與文書處理、檔案管理相關的介紹，自
→ Unfriendly: 己曾因業務需要上過幾門還蠻實用的
→ Unfriendly: 您問的問題其實都可以在上述法規手冊與數位學習課程
→ Unfriendly: 找的到相關解答，再來就是實際操作而已，可以google、
→ Unfriendly: 國發會檔管局網頁、行政院網頁找得到許多與文書收發
→ Unfriendly: 檔管相關資料也開放下載
推 pk0943: 高考當收發檔管 cp值很高
推 lpca: 收發檔管大都職等很低吧?
我7等
推 pk0943: 原po是高考
是的
※ 編輯: realnofish (223.137.251.135 臺灣), 05/01/2021 13:12:13
推 deju: 重點是公文決鬥常常燒到收發 特別是要收的雙方都是大頭老鳥
沒錯（淚目）
推 lpca: 是喔 我們機關最後會呈給主秘決定 不會讓收發擔這責任
我主管是第一層決定人，但有時會直接被自己主管陰 = =
※ 編輯: realnofish (223.137.251.135 臺灣), 05/02/2021 11:44:30
推 jolin311145: 收發不就要每天跑郵局
我們有專人跑腿，但由我整理出來
推 lolicone: 目睹過分文拿書跟茶盤互丟的現場.....
這什麼修羅場（嚇）
※ 編輯: realnofish (223.137.251.135 臺灣), 05/02/2021 19:10:26
推 snack0814: 想詢問您們機關收文會有電子公文嗎？
→ realnofish: 回樓上，當然有啊，至少北市學校已知用火很多年了，
→ realnofish: 公文系統都換2套了