[閒談] 檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本

[PTTHappy (no)]

檔案管理中的紙本檔案，同樣是「物」，涉及保管，管理責任包含帳冊與實際相符。
這原理同樣應用在各類物品的帳目。不管是常見的辦公室財物、或某些倉庫中的數以百計
、千計的物品--例如在農委會的農倉內農作物的管理--的具體「財物」。

先前武職公務圈（軍方）裡才發生一件有人要負責的事：某單位遺失兩支槍機且事發後
一年才發現。由此而聯想：

一般認為檔案管理的管理難度還算普通。但是請教各位的看法：若是電腦公文目錄中有某
個早期公文或簽呈，但是並沒掃瞄成影像檔，需要調閱時要從資料夾中找到該紙本公文。

但是萬一怎麼找都找不到該紙本。這是要詢問的情況。依照管理人不同又分兩情形：

如果在同一人的職務任期內：比如說2020年該名檔管在其他事件中找到該公文給調閱者閱
覽；然後調閱者歸還給他查收；但是2023年另有人申請，他卻找不到該公文--找到與找不
到都發生在他任期內，那麼他怪不了別人，遺失責任由他負很明顯。



如果是前任檔管人員過世。隔陣子從他處調來本單位，被長官指派接任檔管的新進同仁，
上任後第二週遇到有調閱者申請調閱電腦公文目錄中某個紙本公文，這位新進檔管人員花
一星期將檔案室數百個（不管主題有關或無關的，全打開來找）資料卷宗夾裡的上萬件紙
本公文全翻遍，就是沒發現電腦公文目錄中顯示已存查的那份舊紙本公文。

就算要打電話問前手也做不到（過世只是假設，意思是沒得問）--這個「公文消失了」的
責任會是新手背鍋嗎？他無法證明到底是遺失在自己接任這一週內或不在這一週內（因為
接任當天大概也沒清點存查的舊紙本公文數目）..。

或是，檔案管理也有一絲「財物管理」領域的「移交清點」帳目上vs.實物數量的色彩？若
沒在接任當天清點清楚公文（電腦中的）名目與紙本實物相符，就是個不知哪天找不到實
物而出事的地雷？

詢問版上對這個看起來有點棘手的議題，知曉相關規定與實務作法的網友們的意見。

--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 101.137.251.31 (臺灣)
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1678646142.A.54C.html
推 talesb72232: 不見就上簽 說明遺失原因 一般都說已銷毀 最後的辦
→ talesb72232: 法就是問檔管
→ talesb72232: 局
推 talesb72232: 何況遺失的是民國幾年的檔案？
→ talesb72232: 檔案遺失頂多就懲處
→ talesb72232: 銷毀才有刑責
推 jarvisbrett: 認同一樓，主動發現，主動陳報，寫得越清楚越好，責
→ jarvisbrett: 任不在你
→ ezmantalk: 你有陳報問題就不在於你 槍那個也這樣 不管原先保管人
→ ezmantalk: 是不是同一人 在交接時或發現短少時就應該通報 如果都
→ ezmantalk: 在前手任用你發現自然沒你的事
推 Kokutoumikya: 這讓我想到之前聽朋友講的故事，就一樣是被長官調
→ Kokutoumikya: 去接檔管，結果發現前任好像將近一整年的公文都只
→ Kokutoumikya: 點收，完全沒有去做後續的動作，全部像山一樣堆在
→ Kokutoumikya: 檔案室的地板上，而且這個前任深受長官喜愛還是升
→ Kokutoumikya: 上去...
→ PTTHappy: 各位先進說得有理~但若單位沒安排點交而讓你直接上(前手
→ PTTHappy: 已出缺一陣子)的情況 當事人自己要趕緊自行清點 才有先
→ PTTHappy: 進們說的無責結果?但若被長官交待的其他檔管急事耽擱 而
→ PTTHappy: 使得被調閱的事較快發生 而後才清查發現找不到文-這情況
→ PTTHappy: 當事人就麻煩了(不適用先進們說的即早證明該文早已遺失)
→ PTTHappy: 因為這時候就如正文說的 是否遺失在自己上任後這兩週?變
→ PTTHappy: 得無法明確證明?
推 talesb72232: 若你要用公務人員交代條例，要看有沒有符合第七條
→ talesb72232: 、第15條吧！但
→ talesb72232: 按照檔案法跟相關規定，清查後發現檔案遺失就是上
→ talesb72232: 簽陳。
推 talesb72232: 不然你就問檔管局，但應該得不到很清楚的答案。
推 talesb72232: 你叫你朋友看找找看有沒有調閱單，看之前是不是有
→ talesb72232: 借調沒歸還或是
→ talesb72232: 看該份檔案是不是單位存查。
推 talesb72232: 另外，移交有移交的程序，若不符合程序，不可能算
→ talesb72232: 在你朋友身上。