[問題] 總經理特助的工作

[windyli (黎欸)]

大家好，我是今年的應屆畢業生，
很幸運的一畢業就被之前打工的貿易公司總經理給了總經理特助（秘書？）的工作，
做了半年到現在，越做越覺得沒成就感，
想問問其他總經理特助（秘書）的工作是不是也是大概這樣子……
（最近開始在思考轉換跑道 > < 一開始畢業都是投業務職缺……）

9:10-10:30
我一早到公司要印所有客戶寄給國外業務的郵件，
總經理希望我能夠瀏覽所有的郵件，有問題再問他，
再放到總經理桌上讓他瀏覽蓋章。
除了印郵件，總經理希望我可以也跟著瀏覽所有的郵件，
我也會盡量做到，但有時候郵件真的很多，又有其他工作要做，
有時候雖簡單瀏覽過去，但不是每封信的內容都有完全記在腦子裡……
少數時候總經理會突然抽問某封郵件的內容，有時就答不上來，
讓總經理覺得我是不是都沒看，又被念了一下……


10:30-11:00
雜事時間，總經理會帶狗進公司，要幫牠的水盆換水。
整理總經理辦公室，調日期章、倒垃圾、洗茶、開印表機、檢查衛生紙盒、冰箱補礦泉水
等等……
基本上都會做到，但是有時候老闆出差所以一陣子沒做或事情較忙，回頭可能漏了其中一
樣，被抓到當然會被念了 > <


11:00-11:30
統整一整天要做的工作寫成日報表上呈總經理，
忙碌的時候一天有 20 件左右的工作要完成、20 件的 Pending 工作待作。

接下來的時間都是要處理整天預定好的工作：

拿最近舉例，
我負責的大工作之一是國外參展籌備，
要聯絡裝潢廠商設計攤位與國外展覽大會一些展覽要事，
以及公司內部展覽品及其他參展物品準備。
由於我沒有權力去決定細節，都要上呈總經理，
總經理有時候臨時起意改變想法，又要重新連絡每個廠商或同事，也是蠻花時間的。

同時另一件大事是公司尾牙，
由我一個人從找餐廳開始，活動、布置、主持都是我一個人的工作。
總經理強調上一個特助辦得不好，要我好好做，尾牙會影響一整年大家給我的觀感……
這件事讓我壓力蠻大的……還沒參加過尾牙就要辦尾牙 > <

期間總經理要出差（平均一個月出差一次），
所有國外／中國訂房由總經理交辦我去訂房、訂餐廳，
有時候會有些突發狀況要跟酒店談或吵（酒水價格、或酒店沒訂到房沒通知等等）。
有些是公司付帳、有些是由我的信用卡先刷再向公司請款，
總經理希望他問我什麼就能立刻答覆什麼，
所以能夠盡量把這些細節都背下來是最好的。
（幾月幾號住哪間飯店、價格、付款方式等等……）
無奈我到現在還是表現很差，常常要回電腦看自己的紀錄才能報告，
所以讓總經理常常搖頭嘆氣……

除這些 Routine 的工作以外，有時候總經理會交代要找他要或客戶要的東西，
像是限量版樂高、日本製保溫杯、無線網路監視器等等……
我們公司很省，必須花時間比價所有有的資源，一定要找到最便宜的價格才能上報。
由於總經理會詢問關於那些產品的相關問題，像是功能細節等等，
所以自己也要全部了解，才能回答。
但這只是所有工作裡面其中一角，可能不能花太多時間仔細研究，
導致總經理常常問我什麼我又要回頭去查……當然又讓總經理嘆氣了。

另外總經理沒出差的話，下午兩點要為他煮湯、四點要煮茶，五點可能要遛狗。
他出差的話，要整理所有業務的訂單與採購單表格，還有產品部人員詢價的狀況。

當初進公司前，有簽一條規定是「總經理說下班才算下班」。
因此表定時間雖是六點下班，但他常常忙到六點後才交辦我必須當天作完的工作，有時甚
至是七點多繼續交辦……
我也沒加班費或補休可以拿，工作第一年也沒有特休，常態性加班讓我有點疲憊。
被唸又讓我壓力很大想做好，沒想到又越做越糟……

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整體來說，
這些工作內容其實都不難，難是難在每件事都做得好。
我是個粗心的人，而這份工作非常需要細心，
總經理做事速度很快，我追不上他想要的速度，
我的記憶很差，常常忘事，當然又被念／罵了。

現在的我連休息時間都想著公司的事，
想著自己是不是有什麼工作沒做，
但常常讓總經理失望，
自己又是個沒自信的人，
對於這份工作真的越來越無力……

請問有人可以跟我分享該怎麼調適比較好呢？還是我真的不適合這份工作…… > <

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→ ta29: 把你剛剛說的那些都記下來(茶
推 meowyih: 工作都不會讓人開心的, 所以薪水能不能讓人開心是重點
推 MikaJ: 先看薪水夠不夠多XD拿太少可以換工作了
→ MikaJ: 如果認真想跟上，你可能要先找到自己做筆記的習慣
→ MikaJ: 每天應做的如果會遺漏，就列清單每天按順序做，跳著做很難
→ MikaJ: 不搞混
→ MikaJ: 老闆給你的事先做重要的，不要覺得時間還沒到就先去弄小事
→ MikaJ: ，這樣大事時間逼近時就會更手忙腳亂
→ MikaJ: 還有記住那些行程飯店時間很基本，但是人都會忘，隨身帶小
→ MikaJ: 冊子吧，手機也可以，回翻電腦紀錄真的很不專業
→ MikaJ: 哦對了，薪水不夠高的話不要勉強自己當奴
推 TINA2215698: 超級助理
推 Swampert: 這工作最好累積實力 隨時準備好跳槽或被逼退/資遣
→ Swampert: 總經理失勢後 台灣企業文化
→ Swampert: 有份工作 總是好 作好工作後再慢慢求自己想做的工作
推 Hiruto: 確實是超級助理XD，但這個位置其實可以偷學的超級多 ...
→ Hiruto: 薪水如果夠的話，對行業別有興趣就好好偷學，學光了在走
→ Hiruto: 以為這個位置既可以學到業務面，也可以學道行政面 ...
噓 look1225: 很多不是特助叫專業保姆 太爛了
→ look1225: 換吧...
推 a775126: Wow，這工作真的很雜...不能準時下班比較辛苦XD
推 tbbest963: 其實資深秘書，真的會替主管打理好所有的事情，記熟行
→ tbbest963: 程、飯店是基本；而且你還能接觸到公司所有的mail，這
→ tbbest963: 不是小職員能碰到的事，訓練自己做"好"每一件事，是做"
→ tbbest963: 好"不是做完！而且該做的事就是要做，不要有僥倖的心態
→ tbbest963: 。基本上我覺得這工作內容不錯，可以學到很多東西，但
→ tbbest963: 如果pay不成正比的話，原po再自己考慮一下～
推 phophy: 祕書的工作一定要細心反應快  如果不行看能不能調單位
推 yamina: 你做半年了，總經理都沒叫你走表示對你還有信心吧，加油。
→ yamina: 除非你自己真的不想做了。。。
推 smiley12: 請問有40K嗎...
推 roder: 錢夠多可以待 至少我認為這些事情都搞定 之後要跳不難
→ roder: 給你個建議 請善用3C產品 腦子記不住就用別的東西幫忙
推 linwukin: 身上放本記事簿吧，重要的就寫在身上，就算忘了也不用
→ linwukin: 還跑去看電腦，老闆也會覺得你有認真看過
推 fancylatina7: 我也是個粗心的人可是第一份工作也算秘書，唯一秘訣
→ fancylatina7: 是記事本！把預備做的先登記，已經做了或是突發狀況
→ fancylatina7: 都記下來，很有幫助。沒事就多讀資料，反正秘書閒
→ fancylatina7: 的時候也很閒。
推 reflection: 那請問總經理是付多少請你？
推 aazaz: 因為妳職務性質較偏向秘書, 故推薦可先去買下面那本書來看
→ aazaz: "7位頂尖秘書教你職場行政成功術" (http://ppt.cc/ILKF)
已列入博客來購物車>< 謝謝！我會好好研讀的。
推 skysareblue: 我覺得這工作很不錯啊 能磨煉自己的細心與耐心和記
→ skysareblue: 憶
→ brahmashira: 好記性不如爛筆頭~做小筆記應該有效:)
推 easan: 很棒的工作
→ startbucks: 和妳的工作差不多...事情真的很多，久了就會上手了
推 a1b2a3g4h: 當特助就是不斷的偷學，學到了就是你的了！
→ a1b2a3g4h: 而且還能累積不少人脈，試著再撐撐看吧！
謝謝大家的回覆，我有改善的方向了，很謝謝大家！
※ 編輯: windyli (1.171.163.97), 01/24/2015 18:53:51
※ 編輯: windyli (1.171.163.97), 01/24/2015 18:55:09
噓 icelaw: 根本就是當作打雜 跑腿的小妹 還成長性勒 不要笑死人嘞
→ icelaw: 這種工作做十年也不會有任何成長 不要再拿成長三小來自慰
→ icelaw: 了 很可笑ㄟ 這種的工作 再怎樣極限很明顯就只有這樣
→ icelaw: 不會有任何"薪資"成長的價值 不要再幻想了
→ icelaw: 早早轉變跑道比較實際啦 不然換個老闆 看能不能爽過一點
→ icelaw: 還比較實際啦
→ foreverk: 這種行政職務是在一般公司助理的話的確沒甚麼成長性，但
→ foreverk: 放在總經理特助這個位子上就是另外一件事了
推 a3225737: 真心想知道這樣值幾K  沒4還是洗洗睡吧
→ dechiede: 第一份工作作比較雜的事可以培養細心和應變能力，除非這
→ dechiede: 份工作可以一直學到新東西和專業，否則不適合長期待下去
推 APM99: 總經理特助肯定有4以上阿
推 a1b2a3g4h: 幫全公司打雜跟幫大人物打雜的高度根本不一樣好嗎
推 tim2795: 我只想說打雜不代表可以公私不分
推 almondchoco: 覺得這份工作很能累積實力+1 我觀察我們公司的特助
→ almondchoco: 真的執行力超強 總經理一說要做什麼她馬上規劃好
→ almondchoco: 她在公司待了十幾年 超難取代的 總經理也很信任她
→ almondchoco: 因為常負責聯絡 她跟公司各單位關係也是最好的
推 tim2795: 至少打雜應建立在以公事為基礎，煮湯蹓狗，這什麼鬼= =
推 mytvpoly: 後面的工作真的有點扯
推 leutk: 這是應徵傭人吧 鬼島
→ rmoira: 新鮮人給40K以上? 覺得一定沒有 有的話不會找應屆沒經驗
推 DALUGI: 跟公務有關的雜事就算了 還要煮湯? 邊工作邊培養第二專長?
→ saram: 看來你的業主是強人....
推 z010389: 但老實說 這個職位真的就是做這些事情 看你是想要錢還是
→ z010389: 想培養實力
推 weisenter: 感覺太多
→ lycici: 除了可以看所有客戶郵件外全都是打雜的,成長度為0
推 luliya: 覺得好像電影，穿著prada的惡魔XD
推 amozartea: 像這種工作要寫成checklist 做完勾起來
推 gamania00828: 覺得原po應該很正!!!
推 babaluu: 根本超級助理!還要遛狗XDD我想這份工作至少給40K起上才
→ babaluu: 值得去做!!不然光看你的工作內容根本甚麼都包辦
噓 masarukui: 執事
推 trumpete: 把你的工作內容好好整理起來 以後很有用(除了餵狗)
→ ssunnys: 學到是很有幫助的,但是薪水多少才是重點
→ ssunnys: 你這個工作應該是叫家管不是特助XD
推 rodmans: 光是可以學到"如何協調分配各式工作"你就贏了樓上噓的傢
推 hoor: 你需要dolist的工具跟技巧，改變工作方式，總經理也在觀察你
→ hoor: 主要是Rank技巧，其實就是秘書，可以查相關工作方法
推 linshanno: 我也做過類似工作 根本像他的管家.. 還要帶小孩買菜...
→ linshanno: 我當時也剛畢業給我40K 如果你確定想往秘書這條路
→ linshanno: 可以多歷練至少一年的時間 比較好跳槽 否則就早點撤吧!
推 ahbean: 個人認為原po做事沒規劃，該做的事沒記下來，
→ ahbean: 很多都很基本，雜事要當作反射動作，做完就結束的千萬先耐
→ ahbean: 著性子一次解決，
推 ahbean: 這工作內容根本是管家，要成長很難吧，過來人經驗
推 Aukid: 總經理特助最好工作有這麼包山包海，你做的一堆事情其實是
→ Aukid: 應該獨立出來給「秘書」或其他助理做的。別因為灌上「特助
→ Aukid: 」兩個字就把這些不合理合理化
推 Aukid: 總經理特助這職位在有正常架構的公司或企業來說，層級是相
→ Aukid: 當高的。跨國企業甚至會把你歸類跟CEO,CFO同一層級。都到這
→ Aukid: 層級的人還需要幫忙餵狗打雜嗎？我認為這是用一個好聽的職
→ Aukid: 稱綁住你然後用助理跟秘書的待遇要你做事而已
→ Aukid: 不否認可能有要栽培你，但請別被「特助」兩個字沖昏頭，要
→ Aukid: 清楚自己的定位與未來發展性才行
推 hrs1988815: 還好都沒被強暴意圖